OHSMS信息交流与协商控制程序.doc

OHSMS信息交流与协商控制程序

1.目的

为了确保项目领导层与员工之间、各部门之间、员工之间，以及项目与业主及相关方之间在产品质量、环境与健康安全方面的沟通渠道畅通无阻，从而确保管理体系的适宜性和有效性，并增加改进的机会。

2.适用范围

本规定适用于项目管理体系内部运行中的信息交流、沟通，以及项目与业主及相关方之间的数据和信息的收集与分析。

3.术语和定义

本文件引用了《质量管理体系基础和术语》、《环境管理体系规范及使用指南》、《职业健康安全管理体系规范》以及《整合型管理体系管理手册》中的相关术语和定义。

4.职责

4.1办公室作为信息交流与协商的主控部门，负责信息的接收、记录和传递。

4.2工程部负责制定年度回访计划，并组织和主持工程回访与业主的沟通。

4.3计划合同部负责配合与业主的信息交流与沟通。

4.4办公室负责职业健康安全信息的协商管理工作。

4.5各职能部门和项目经理部负责接收、传递及处理上级主管部门、行业主管部门以及业主及相关方的信息，并反馈处理结果。

工作程序

5.1总则

5.1.1信息交流、沟通与协商的主要途径为书面文件，同时也可利用其他通讯和宣传工具。

5.1.2质量、环境与职业健康安全信息包括内部信息和外部信息。

5.1.3信息交流应及时，内容应准确、可靠。

5.1.4信息交流、沟通与协商过程中应做好记录。

5.2内部信息的内容

a.方针、目标、指标、管理方案；

b.重大质量、环境、职业健康安全事故、事件；

c.重大环境因素及重大危险源的信息；

d.职责和权限的信息；

e.培训信息；

f.监视与测量信息；

g.不符合、纠正和预防措施信息；

h.内部审核、外部审核、管理评审信息；

i.相关法律、法规、标准及其他要求、合同传达；

j.紧急状态及应急响应信息；

k.员工的抱怨信息等。

5.3外部信息的内容

a.质量、环境、职业健康安全方针、目标、指标通告相关方；

b.法律、法规和其他要求的获取、执法部门的联系；

c.监测与测量结果的信息；

d.认证与监督检查信息；

e.建设单位、相关方的投诉信息；

f.相关法律、法规变更信息等。

5.4内部信息交流及协商

5.4.1以文件形式任命项目总工和员工代表，并传达至员工。

5.4.2项目的质量、健康、安全、环境管理体系的方针、目标、指标、管理体系的有关要求的制定应有员工代表参与，方针、目标、内容由办公室和综合办公室以文件、会议、培训、简报等形式向有关单位、部门、人员进行宣传。

5.4.3质量、环境与职业健康安全管理体系运行中产生的信息由其产生的部门及时传递到有关部门，各部门应做好记录。

5.4.4紧急状态下的信息执行《应急准备与响应管理程序》。

5.4.5实施不合格、不符合纠正和预防措施的单位必须在整改过程中将信息传递到相关部门。

5.4.6员工有权参与事故、事件的调查和职业健康安全调查，有权参与对影响工作场所的职业健康安全问题的商讨。

5.4.7员工代表征求员工对体系运行及管理的意见和建议，报项目总工。

5.5外部信息交流

5.5.1项目工程部每年初制定项目范围内的工程回访计划，并根据工程回访计划内容及时进行工程回访，计划合同部、项目部要积极配合。

5.5.2项目接到相关方要求提供信息时，各相关部门将项目的质量、环境、职业健康安全管理方针及相关信息传递给相关方。

5.5.3项目各部门在收到有关质量、环境与职业健康安全的法律、法规和其他要求时，执行《法律、法规及其他要求的管理程序》。

5.5.4项目各部门接收到的业主和相关方的抱怨、建议等信息后，及时向办公室传递，并收集处理意见后，向业主和相关方反馈信息。

5.6对内部外部信息的结果要填写“环境、职业健康安全信息交流记录”。

相关文件

《文件控制程序》

《记录控制程序》

《法律、法规及其他要求的管理程序》

质量、环境与职业健康安全记录

7.1环境、职业健康安全信息交流记录