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国际货运代理公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本国际货运代理公司（以下简称“公司”）合同付款管理，规范付款流程，确保资金使用的合理性、安全性与高效性，依据国家相关法律法规以及公司财务管理制度，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内所有涉及货运代理业务合同的付款事项，包括但不限于运费结算、代理服务费支付、仓储费用支出等各类与业务相关的款项支付。

二、职责分工

（一）业务部门

1.负责依据业务合同约定，对付款事项进行发起申请，确保申请内容准确无误，包括但不限于付款金额、收款方信息、付款事由、对应合同编号等关键信息。

2.对业务履行情况进行审核确认，保证达到合同约定的付款条件，如货物已按要求运输完成、服务已如约提供等，并提供相应的业务执行证明材料（如运输单据、服务确认单等）随付款申请一并提交。

3.负责与收款方就付款相关问题进行前期沟通协调，如付款时间、方式等细节确认，避免出现误解或纠纷。

（二）财务部门

1.对业务部门提交的付款申请进行财务合规性审核，检查付款金额是否与合同约定相符、是否在预算范围内、相关单据是否齐全且符合财务要求等。

2.根据公司资金状况，合理安排付款计划，确保在不影响公司正常运营资金需求的前提下，按时足额支付款项。在资金紧张等特殊情况下，及时与业务部门沟通协调，商讨应对方案。

3.负责具体的付款操作，包括选择合适的付款方式（如银行转账、支票等），准确填写付款信息，确保资金安全准确到账，并及时进行账务处理，登记付款记录。

（三）法务部门

1.对涉及重要或存在潜在风险的付款合同条款进行审核，从法律角度评估付款责任、权利及可能存在的法律风险，为公司付款决策提供法律依据和保障。

2.协助处理因付款引发的法律纠纷或争议事项，维护公司合法权益。

（四）管理层

1.对重大合同付款事项（如超过一定金额标准的付款、涉及重要合作方的关键款项支付等）进行审批决策，综合考虑业务需求、财务状况、法律风险等多方面因素，确保付款决策符合公司整体利益。

2.监督检查合同付款管理办法的执行情况，对发现的问题及时要求相关部门整改完善，保障公司付款管理工作的规范有序运行。

三、付款申请流程

1.发起申请：业务部门在确认符合合同付款条件后，填写《合同付款申请表》，详细注明合同编号、收款方名称、开户银行、银行账号、付款金额（大写和小写）、付款事由（简要说明业务完成情况及依据合同应付款的原因），并附上相关业务执行证明材料以及合同复印件等必要文件，提交给部门负责人审核。

2.部门审核：业务部门负责人对付款申请的真实性、准确性以及是否符合业务实际履行情况进行审核，确认无误后签字批准，并将申请转交给财务部门。

3.财务审核：财务部门收到付款申请后，依据公司财务管理制度及合同约定，重点对付款金额计算准确性、财务合规性、预算安排等方面进行审核。如发现问题或需要补充材料，及时与业务部门沟通反馈，要求其修改完善或补充提供相关资料。审核通过后，由财务负责人签字确认，并根据付款金额及重要程度，按照相应审批权限提交给管理层审批或直接进入付款操作环节（对于小额且符合常规支付条件的款项，可由财务部门按规定自行支付）。

4.管理层审批：对于需要管理层审批的重大付款事项，管理层根据相关部门的审核意见以及对公司整体运营情况的综合考虑，做出批准或否决的决策。如批准付款，应在申请表上签字确认后返回财务部门；若否决，需明确说明原因，由财务部门反馈给业务部门进行相应处理。

5.付款执行：财务部门在收到管理层审批通过的付款申请后，按照规定的付款方式，在约定的付款时间内完成付款操作，并及时将付款凭证回单等资料整理归档，做好账务处理，同时通知业务部门付款已完成，便于其与收款方进行后续沟通确认。

四、付款方式及要求

1.付款方式

公司原则上优先采用银行转账方式进行付款，确保资金流向清晰、可追溯且安全可靠。对于特殊情况下确需采用其他付款方式（如支票、汇票等）的，需经过财务部门负责人批准，并按照相应金融机构要求规范操作办理。

在跨境付款业务中，应严格遵循国家外汇管理相关规定以及与境外合作方约定的国际结算方式（如电汇、信用证等），由财务部门指定专人负责办理外汇收付手续，确保跨境资金收付合法合规、准确及时。

2.付款要求

付款操作必须由财务部门授权的专人负责执行，严格遵守财务付款审批流程和银行等金融机构的操作规范，杜绝私自付款、越权付款等违规行为发生。

在填写付款信息时，务必保证收款方名称、开户银行、银行账号等关键信息准确无误，避免因信息错误导致付款失败或资金损失等情况出现。

对于定期付款（如按月结算的运费等）或分批付款的业务合同，财务部门应建立相应的付款台账，提前做好资金安排和提醒预警工作，确保按时履行付款义务，维护公司良好的商业信誉。

五、合同付款的监督与控