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公司第三方服务管理制度

一、目的

为规范公司第三方服务的采购、使用、监督与管理，确保第三方服务质量符合公司要求，保障公司业务的正常开展与信息安全，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有部门及业务涉及的第三方服务提供商，包括但不限于咨询公司、外包商、供应商、合作伙伴等提供的各类服务。

三、定义

第三方服务：指公司借助外部专业机构或个人的资源和能力，为公司提供的非公司内部直接执行的服务，如IT外包、人力资源外包、审计咨询、市场调研、物流配送等。

四、第三方服务管理原则

1.合规性原则：第三方服务的选择与管理应遵循国家法律法规、行业规范以及公司内部相关制度。

2.必要性原则：仅在公司内部资源无法满足业务需求或外部专业服务能带来显著效益时，考虑引入第三方服务。

3.风险可控原则：在第三方服务的全生命周期中，识别、评估与控制可能存在的风险，确保公司利益不受损害。

4.质量与效益并重原则：在保证服务质量的前提下，追求成本效益的最大化，实现公司与第三方的共赢。

五、第三方服务管理流程

（一）第三方服务需求确定

1.需求提出：各部门根据业务发展规划与实际需求，填写《第三方服务需求申请表》，详细阐述服务内容、预期目标、服务期限、预算等信息。

2.需求评估：由需求部门负责人组织内部评审，评估需求的合理性、必要性与紧迫性。对于重大或复杂的需求，应提交公司管理层审议。

（二）第三方服务提供商筛选

1.供应商信息收集：采购部门通过多种渠道广泛收集潜在第三方服务提供商的信息，包括但不限于市场调研、供应商推荐、网络搜索等，建立供应商信息库。

2.初步筛选：根据需求部门提供的要求，采购部门从供应商信息库中筛选出符合基本条件的供应商，向其发放《第三方服务招标/询价函》，要求供应商提供详细的服务方案、报价、资质证明等文件。

3.综合评估：由采购部门牵头，组织需求部门、法务部门、财务部门等相关人员组成评估小组，对供应商提交的资料进行综合评估。评估内容包括供应商的资质信誉、服务能力、技术水平、行业经验、财务状况、价格合理性等。评估小组可根据需要对供应商进行实地考察或要求其进行演示。

4.供应商选定：评估小组根据综合评估结果，提出推荐供应商名单，报公司管理层审批。公司管理层根据审批权限确定最终的第三方服务提供商，并与其签订《第三方服务合同》。

（三）第三方服务合同管理

1.合同起草：由采购部门会同法务部门根据公司标准合同模板与谈判结果起草《第三方服务合同》，合同内容应包括服务范围、服务期限、服务质量标准、价格与支付方式、双方权利义务、保密条款、知识产权条款、违约责任、争议解决方式等。

2.合同审核与签订：合同起草完成后，依次经过法务部门、财务部门、需求部门等相关部门审核，确保合同条款的合法性、完整性与准确性。审核通过后的合同由公司法定代表人或授权代表与第三方服务提供商签订。

3.合同变更与解除：在合同履行过程中，如因业务需求变更或其他原因需要对合同条款进行变更或解除，应提前书面通知对方，并经双方协商一致后签订《合同变更协议》或《合同解除协议》。合同变更或解除的审批流程与原合同签订流程相同。

（四）第三方服务执行与监督

1.服务启动：在合同签订后，由需求部门与第三方服务提供商共同制定《第三方服务执行计划》，明确服务的具体步骤、时间节点、交付成果等，并组织召开服务启动会议，向第三方服务提供商介绍公司相关业务流程与要求。

2.日常沟通与协调：需求部门应指定专人作为与第三方服务提供商的日常沟通联系人，定期与第三方服务提供商进行沟通，及时了解服务进展情况，协调解决服务过程中出现的问题。对于重大问题或突发情况，应及时向上级领导汇报。

3.服务质量监督：需求部门应按照合同约定的服务质量标准对第三方服务提供商的服务质量进行监督与检查，定期收集服务质量反馈信息，建立服务质量评价档案。如发现服务质量不符合要求，应及时要求第三方服务提供商采取整改措施，并跟踪整改效果。

4.风险监控：风险管理部门应协助需求部门对第三方服务过程中的风险进行识别、评估与监控，制定风险应对预案，及时处理可能出现的风险事件，确保公司业务的正常运营与信息安全。

（五）第三方服务验收与评价

1.服务验收：在第三方服务期满或完成阶段性服务任务后，由需求部门组织相关人员按照合同约定的验收标准与验收程序对第三方服务进行验收。验收人员应填写《第三方服务验收报告》，详细记录验收情况与验收结果。如验收合格，予以通过；如验收不合格，应要求第三方服务提供商限期整改后重新验收。

2.服务评价：验收完成后，需求部门会同相关部门对第三方服务提供商的服务过程与服务效果进行综合评价，填写《第三方服务评价表》。评价内容包括服务质量、交付及时性、沟通协作能力、价格合理性、风险控制能力等方面。