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会议指导手册

说明

为进一步提高我校各单位办会水平，根据工作需求和举办会议过程中遇到的常见问题，我们对办会所涉及的要求、流程、规范等相关内容进行了整理和编辑，形成了《会议指导手册(2020版》,本册共有5个部分，分别为会前准备、

会场服务、会议结束、会后整理与总结、附件，其中部分内容适合大型会议活动，供各单位在实际工作中参考使用。

办公室2024年4月

I

目录

第一章会前准备 1

一、建立联系 1

二、会议确认 1

三、明确人员分工 1

四、做好会议预算 1

五、预定宾馆 1

六、发布会议通知 1

七、汇总参会信息 2

八、整理会议资料 2

九、材料印刷 2

十、车辆来访预约 2

十一、接待用餐 2

十二、做好温馨提示 3

十三、会场布置 3

十四、桌牌摆放 3

十五、会议合影 5

十六、车辆停放 5

十七、会议记录与新闻撰写 5

十八、纪念品赠送 6

十九、确认检查 6

第二章会场服务 7

一、提前确认设备正常运行 7

Ⅱ

二、迎接客人 7

三、会议签到 7

四、网络服务 7

五、茶水服务 7

六、其他服务 7

第三章会议结束 9

第四章会后整理与总结 10

一、会场整理 10

二、撰写会议纪要 10

三、新闻宣传报导 10

四、费用报销 10

五、复盘总结 10

六、资料整理与归档 10

附件1:会序模板 11

附件2:参会人员名单模板 12

附件3:会议日程表模板 13

附件4:XX工业大学会议费预算审批表 15

附件5:会议通知模板 16

附件6:校外媒体邀请表格 18

附件7:会议手册模板 19

附件8:桌牌打印模板 26

1

第一章会前准备

一、建立联系

收到会议公函之后，第一时间与对方联系人取得联系，与对方交换手机号、邮件、传真、微信等联系方式。

二、会议确认

与参会方联系确认会议内容与会序(附件1)、参会人员(附件2)、参会要求及相关行程，根据信息制作日程表(附件3)。

三、明确人员分工

成立专项工作组，明确人员分工，制作任务清单，分解任务到个人，建立专项工作联系群。

四、做好会议预算

确定会议经费来源并编报会议经费预算，若预算超过10万元，需填写《XX工业大学会议费预算审批表》(附件4),呈报会议经费来源的主管校领导审批。

五、预定宾馆

若为外地来访单位，需与对方联系人确认到达时间、交通方式、返程时间及接送机(站)安排；确认住宿报销标准，协助其预定宾馆；确定房间类型及数量，询问宾馆是否包括早餐。

1

六、发布会议通知

撰写并发布会议通知(附件5),需精确发送到每个参

2

会人员并确认对方收到，通知中要注意提醒参会人员着装要求。若邀请媒体参会报导，需填写《校外媒体邀请表格》(附件6),并联系党委宣传部审批，联系电话

七、汇总参会信息

将反馈的参会信息整理成参会通讯录，确定与会人数、姓名、性别、职务、民族、联系方式，按规则做好先后排序，制作会议座位图与会议手册(附件7)。

八、整理会议资料

1.纸质资料：签到表、主持稿、发言稿、会序、参会名单、笔、便笺纸、桌牌、会议手册、代表证等，将文件整理装袋，并核对资料是否完整；

2.电子资料：欢迎页PPT、主讲人PPT、会场音乐等，将电子资料提前拷贝至会议电脑及备用电脑中。

九、材料印刷

若会议需要大量材料印刷，需将材料打包发送至印刷单

位，确定价格、纸张样式以及送货时间。

十、车辆来访预约

对自行来校参会的人员或单位，应与对方确认交通信息，提前一个工作日在保卫处车辆管理系统平台上进行“车辆来访预约申请”,联系电话1031、1041。

2

十一、接待用餐

办会单位需严格按照学校会议管理相关办法，提前与对

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方确认民族习惯等特殊饮食要求，根据参会人数合理制定用餐方案。

十二、做好温馨提示

提前查看天气情况，并适时提醒参会人员；及时关注航班以及火车的运行情况，如有延误、晚点或取消等情况，提前告知相关接站人员。

十三、会场布置

至少在会议前一天做好会场布置工作：

1.提前调试笔记本电脑、插排、无线网络、投影、话筒、音响等会议设备，另准备一台备用电脑；

2.按参会情况摆放好桌椅；

3.摆放好相关纸质材料与文具，建议会序、参会名单以及桌牌用粉色或红色纸张打印(附件8),如有打印需求可联系学校打字室，联系电话

4.准备衣架、