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供应商库管理办法

一、总则

1.为规范本单位供应商库的建立、使用、维护及管理工作，加强对供应商的有效管控，确保采购活动的公平、公正、公开以及所采购物资、服务的质量，特制定本办法。

2.本办法适用于本单位所有涉及采购业务的供应商库管理相关事项。

二、供应商库的建立

（一）供应商信息收集

1.采购部门应通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括但不限于行业展会、网络平台、同行推荐、供应商主动联系等方式。收集的信息内容应涵盖供应商基本概况（如名称、地址、联系方式、法定代表人等）、经营范围、企业资质（相关生产经营许可证、质量认证等）、过往业绩情况等。

2.对于主动申请加入供应商库的供应商，应要求其按照规定格式提交详细的供应商入库申请表，内容包含上述信息以及其自身优势、产品或服务特色等说明。

（二）供应商资格审核

1.成立专门的供应商资格审核小组，成员由采购部门、质量控制部门、技术部门等相关专业人员构成。审核小组依据本单位采购需求及相关行业标准，对收集到的供应商信息或提交的入库申请进行全面审核。

2.审核内容主要包括供应商的合法合规性（营业执照、税务登记等是否有效齐全）、经营能力（生产规模、供货能力、服务能力等能否满足要求）、质量保障体系（质量控制措施、产品或服务质量过往反馈等）、信誉状况（有无不良经营记录、违法违规行为、商业信誉评价等）。

3.审核过程中，对于需要实地考察的供应商，审核小组应安排专人进行实地走访调研，查看其实际生产经营场所、设备设施、人员配备等情况，并形成考察报告。

（三）供应商入库

1.经审核小组审核通过的供应商，由采购部门负责将其相关信息录入供应商库系统，并为其分配唯一的供应商编号，建立电子档案，档案内容包括审核过程中的所有资料及后续合作中的各类记录。

2.向入库供应商发送入库通知，明确告知其已进入本单位供应商库以及后续合作相关要求、流程等事项。

三、供应商库的分类与分级管理

（一）分类管理

1.根据采购物资或服务的类别，将供应商库分为不同的大类，如办公用品类、原材料类、设备类、工程服务类、咨询服务类等。每一大类下可再细分具体小类，以便于快速查找和筛选合适的供应商。

2.在进行采购项目时，采购人员可依据项目所属类别，精准定位对应的供应商群体开展采购活动。

（二）分级管理

1.依据供应商的综合表现（如产品质量、交货及时性、价格合理性、售后服务等），定期（如每年一次）对供应商进行分级评定，分为A、B、C、D四个等级。

A级供应商：在各方面表现优秀，合作稳定且满意度高，可优先推荐参与重要采购项目，并在付款等方面给予一定优惠政策。

B级供应商：各方面表现良好，基本能满足本单位采购需求，可正常参与常规采购项目。

C级供应商：存在部分不足，如偶尔出现交货延迟、质量瑕疵等情况，但经过沟通整改后能达到要求，对其参与采购项目的范围进行适当限制，要求其持续改进。

D级供应商：综合表现差，多次出现严重违反合同约定、质量问题突出等情况，应暂停其参与本单位采购项目，责令其限期整改，如整改仍不合格则将其从供应商库中剔除。

2.分级评定结果应及时在供应商库系统中更新，并通知相应供应商，同时向单位内部各相关部门通报，以便在采购决策时参考使用。

四、供应商库的使用

（一）采购项目供应商选择

1.采购部门在开展采购项目时，应首先从供应商库中筛选符合采购需求的供应商。对于金额较大、技术要求复杂的重要采购项目，原则上应邀请不少于[X]家同等级别及以上的供应商参与投标或询价等采购流程。

2.在选择供应商过程中，要综合考虑供应商的分级情况、过往合作经验、报价合理性等因素，确保选择出最适宜的供应商进行合作。

（二）合作过程中的监督与评价

1.在与供应商合作期间，采购部门、使用部门以及质量控制部门等相关单位应按照合同约定及本单位相关管理要求，对供应商的供货、服务过程进行全程监督，及时记录发现的各类问题。

2.每次合作结束后，由采购部门牵头组织使用部门、质量控制部门等相关人员，依据既定的评价指标体系，对供应商的合作表现进行全面评价，评价结果作为供应商分级评定的重要依据之一。

五、供应商库的维护与更新

（一）信息更新

1.要求供应商定期（如每半年一次）向本单位反馈其企业基本信息变更情况（如经营范围变动、法定代表人变更、联系方式更改等），并提供相应证明材料。采购部门负责及时在供应商库系统中更新相关信息，确保信息的准确性和时效性。

2.对于本单位在合作过程中发现的供应商其他重要信息变更情况（如新增或丧失重要资质、重大经营调整等），也应及时督促供应商进行说明并更新库内信息。

（二）定期清理与淘汰

1.每年定期对供应商库进行全面梳理，根据供应商的合作活跃度（如一定期限内有无参与本单位采购项目）、分级评定结果、经营状况变化等因素，