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公司借款和报销管理办法

一、目的

为加强公司财务管理，规范公司员工借款及费用报销行为，合理控制费用支出，确保公司资金的安全、高效使用，特制定本管理办法。

二、适用范围

本办法适用于公司全体员工。

三、借款管理

（一）借款原则

1.必要性原则：员工借款应基于公司业务开展的实际需要，严禁因个人原因或非必要业务事项借款。

2.预算控制原则：借款金额应控制在相应业务预算范围内，超出预算的借款需另行申请并经特殊审批流程批准。

3.专款专用原则：借款资金必须严格按照借款用途使用，不得挪作他用。

（二）借款流程

1.填写借款单：员工需填写统一格式的《借款单》，注明借款日期、借款人姓名、所属部门、借款用途、预计还款日期、借款金额（大写和小写）等信息，并由借款人本人签字确认。

2.审批流程

一般员工借款，借款金额在[X]元以内的，由部门负责人审批后，交财务部审核；借款金额超过[X]元的，需依次经部门负责人、分管领导审批后，再提交财务部审核。

部门负责人借款，无论金额大小，需经分管领导审批后，提交财务部审核。

分管领导借款，需经公司总经理审批后，交财务部审核。

3.财务部审核：财务部收到借款单后，对借款事项的合理性、借款金额是否符合预算、相关审批手续是否完备等进行审核。审核通过后，按照公司资金支付流程予以支付借款；若审核不通过，应及时向借款人反馈原因，要求其补充或修改相关内容。

（三）借款期限及还款要求

1.员工借款应明确约定还款日期，原则上临时性借款的还款期限不超过[具体时长，如30天]。如有特殊情况需要延期还款的，借款人应在借款到期前提前[X]天向财务部提交书面申请，说明延期原因，经原审批领导批准后方可延期还款。

2.员工报销费用时，如存在借款情况，应优先冲抵借款，多退少补。

3.对于逾期未还的借款，财务部将定期进行通报，并从借款人工资中逐月扣回，直至借款还清为止。同时，视逾期情况的严重性，可对借款人采取相应的纪律处分措施。

（四）备用金借款

1.因业务需要，部分员工可申请一定额度的备用金借款，如经常出差的销售人员、采购人员等。备用金借款额度由部门根据实际业务需求提出申请，经财务部审核，报分管领导和总经理审批后确定。

2.备用金借款人应定期（每月/季度，根据实际情况确定）对备用金使用情况进行清理和报销，确保备用金的使用合规、账实相符。财务部有权根据业务实际变化情况对备用金额度进行调整。

四、报销管理

（一）报销原则

1.真实性原则：报销的费用必须是员工因公司业务实际发生的费用，严禁虚报、冒领等弄虚作假行为。

2.合法性原则：报销的费用应符合国家法律法规及公司相关财务制度的规定，不符合规定的费用不予报销。

3.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上应在费用发生后的[具体时长，如15天]内提交报销申请，逾期报销的需书面说明原因，否则财务部有权不予受理。

（二）报销凭证要求

1.员工报销时应提供合法有效的原始凭证，如发票、收据、车票、机票、住宿发票等。原始凭证应内容完整、字迹清晰、印章齐全，不得涂改、挖补、伪造。对于不符合要求的原始凭证，财务部有权拒收，并要求报销人重新提供符合规定的凭证。

2.除发票等法定原始凭证外，对于金额较大或性质特殊的费用报销，还需提供相应的辅助证明材料，如业务合同、出差审批单、费用明细清单等，以充分说明费用发生的合理性和必要性。

（三）报销流程

1.整理报销单据：员工将相关费用的原始凭证按照费用类别（如差旅费、业务招待费、办公用品费等）进行分类整理，并粘贴在统一的报销粘贴单上，填写相应的报销明细，注明费用发生日期、用途、金额等信息，确保数据准确无误。

2.填写报销单：填写公司统一格式的《报销单》，填写内容包括报销日期、报销人姓名、所属部门、报销事由、附件张数、报销金额（大写和小写）等，并由报销人签字确认。

3.审批流程

一般费用报销，报销金额在[X]元以内的，由部门负责人审批后，交财务部审核；报销金额超过[X]元的，需依次经部门负责人、分管领导审批后，再提交财务部审核。

涉及大额费用报销（如单次报销金额超过[具体大额标准金额]元）或特殊费用报销（如业务招待费超过规定标准等情况），除按上述常规审批流程外，还需经公司总经理审批后，方可提交财务部审核。

4.财务部审核与支付：财务部对报销凭证的合法性、真实性、完整性以及报销金额是否符合公司相关费用标准和预算等进行审核。审核通过后，按照公司资金支付流程将报销款项支付给报销人；若审核不通过，财务部应及时向报销人反馈原因，要求其补充或修改相关内容后重新提交审核。

（四）费用报销标准

1.差旅费报销标准

交通费用：根据员工职级和出行方式，规定相应的机票、火车票、长途汽车票等可报销的舱位/座位等级及票价标准。例如，公司高层管