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锦业76项目行政人事部工作指导手册

西安胜家物业管理有限公司二○一一年十一月

公文处理工作规程

一、目的

使公文的形成、办理、立卷、归档和销毁更及时、准确、规范、保密。

二、适用范围

所有外来及本中心文件。

三、公文的处理

1.公文种类：除外来函外，本中心的公文是中心及所属物业公司在企业管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻中心决策、执行上级和主管部门的指示、发布规章制度、实行行政管理措施、请示和答复问题、报告情况和交流经验，协调内部和对外交往的重要工具，也是中心行使职能的重要手段和依据。根据实际工作需要，按照公文使用范围和作用主要使用下列文种：

1)决议：凡经过会议讨论通过，要求所属部门贯彻执行的事项。

2)决定：对某些重要事项或重要问题做出安排或处理。

3)通知：是“发布行政法规和规章，转发上级机关(部门)、同级机关(部门)和不相隶属机关(部门)的公文批转所属客服中心，要求属下部门办理或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种”。常用“会议通知”、

“任免通知”等。

4)报告：向上级机关(部门)汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关(部门)的询问等。

5)请示：请求上级机关(部门)对某些重要工作做出指示、答复和批准事项时用“请示”。

6)批复：批准或答复下属单位(部门)请示的事项。

7)函：与不相隶属机关(部门)或本系统单位之间互相商洽和联系工作，询问和答复问题等用“函”。

8)会议纪要：记载或传达会议主要精神和决定事项。

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2.公文格式撰写公文，应遵循惯用的格式，常用发文机关标识在公文正上方。

1)发文机关标识：西安胜家物业管理有限公司。

2)发文字号：包括发文年度、发文机关代号和发文顺号，按序标识下方，如“胜家物业字[****]***号”。

3)公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，标题在发文机关标识或发文字号下方居正文上端中央位置书写。

4)公文署名，分为机关署名和领导署名，标注在正文或附件说明右下方，印章必须与署名相符，盖在单位名称的正中位置，上不压正文。

5)成文日期，一般以领导签发或会议通过的日期为准，亦可以印发时间为准，成文日期要完整写出年、月、日，标注在发文单位或领导署名下方。

6)凡需联系办理的公文，要在公文末页下端，标注承办单位、联系人及电话号码。

1.公文的起草和审批签发。公文起草的基本要求：

1)重点要突出，观点要鲜明，论理要清楚，文字要精练，用词要准确，篇幅要简短结构要严谨，层次要分明。

2)拟搞人必须要按公文的文种格式行文，用钢笔书写或打印，不得用圆珠笔或红笔书写。

3)文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿的人员要对公文进行认真核对。

四、引用文件和相关质量记录

1.《文件传阅单》

2.《外来文件清单》

3.《文件发放登记表》

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印章管理制度

一、目的：

规范印章的管理，控制印章的使用。

二、范围

本制度适合于中心相关印章的使用和管理工作。

三、制度要求：

1.服务处印章，由行政人事经理管理。

1)凡服务处发出的文件，凭服务处领导签发后用印。

2)便函用印，需先由部门经理审查，经服务处领导签字后，方可盖服务处印章发出。

3)签订合同、协议、委托书等用印，须由部门经理认真审核经中心总物业经理同意并签字后，方可使用中心印章。

4)服务处报送有关单位的报表，数据资料等，在符合规定手续的情况下，经服务处领导或授权部门经理签字后，方可用印。

5)服务处职工需要开具介绍信、证明或其他私人事项用印，需经总物业经理或助理签字后，方可用印。

6)服务处业务人员出差或外出联系业务需要携带合同章时，应持有服务处领导的授权委托书，到行政人事部印章管理人员处办理有关手续后，方可携章外出。

7)携带合同章外出签署合同、协议的人员，其使用权限不得超过授权委托书所规定的范围。违者所造成的后果，将由携印人承担责任。

2.部门章管理

1)部门印章，由部门经理指定专人管理。

2)凡本部门发出的文件，凭部门经理签发后用印。

3)便函用印，需先由当事人审查，经部门经理签字后，方可盖印章发出。

4)为严格管理，确保用印规范、安全，由行政人事助理设置“用章申请表”，所有用印均需登记。印章管理人员必须严格把好用印关，凡不符合上述规定的，一律不准用印。

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四、引用文件和相关质量记录

《用章申请表》

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保密管理规定

一、目的

加强公司对保密工作的规范，严谨，确保公司保密工作落实到公司每一个员工。

二、适用范围

公司及所属各部门。

三、保密员的设立

公司行政人事部设保密员（由行政人事助理兼任）1人，负责中心秘密文件、资料以及涉密业务的管理工作，各部相应确定兼职保密员