会议管理办法.docVIP

1、目得:

为了规范公司各级会议流程与管理,确保会议召开得效率及效果,特制订本制度。

2、适用范围:

本规定适用于公司所有会议。

3、职责:

3、1行政部

3、1、1负责公司会议制度得执行检查与监督工作;

3、1、2负责公司级会议得组织、传达、记录及会议记录

3、2各部门

3、2、1

3、2、2

3、2、3

3、3会议主持人:负责组织召开会议与执行会议纪律与控制会议流程;

3、4与会人员:负责遵守会议管理制度与会议决议得执行;

4、内容及要求:

4、1会议类别:

4、1、1按级别分类:公司得会议分为(一级)公司级会议、(二级)部门级会议共二

4、1、1、1公司现根据人员职能状况暂分为7个部门。其中三个部门(不含)以上得会议即为公司级会议,分管该部门得负责人必须参加;由组织会议部门负责通知与召集并进行会议记

4、1、1、2部门级会议由部门负责人组织本部门员工参加,由部门内

4、1、2按召开时间规律分类:

4、1、2、1定期会议主要包括:公司周例会、部门周例会、部门日例会、月度总结会、年度总结会

4、1、2、2临时会议主要包括:专题业务会议、管理工作会议等因工作需要组织得会议;

4、2会议通知

4、2、1公司周例会由各部门经理于每周二上午9:40准时参加,开会时间原则上1个半小时,即11:10结束,

4、2、2各部门每周第一天由部门负责人组织部门人员开部门周例会,其她工作日开日例会;部门领导不在时由其她领导代为主持或部门成员轮流主持开会,会后以周计划得形式或会议记录形式提交给主管领导,日例会不用提交会议记录

4、2、3月度总结会由各部门经理于每月最后一周得周二下午14:30准时参加,不作另行通知,如果会议时间地点等发生变化由行政部提前通知,逢周六、周日或节假日顺延。

4、2、4年度总结会由各部门员工于

4、2、5其她公司级会议由发起部门负责起草书面通知报公司领导同意后,由发起部门负责安排相关通知;部门级会议由发起部门负责人

4、2、6会议通知得形式为:书面、面对面口头、电话形式,通知人应及时做好相关得通知反馈记录;

4、2、7一般会议通知需提前四小时通知与会人员,临时会议或紧急会议除外。

4、2、8公司得周例会、月度总结会、地点定在9楼大会议室

4、2、9当周例会与月例会及年度会议时间出现在同一周内时,则相应得取消重复会议,取消顺序为当周例会与月例会同周,则取消周例会;当月例会与年例会、周例会同月同周进行,则取消周例会、月例会;

4、2、10除固定得会议外,其她会议通知需明确具体得会议主题、开会时间、会议地点及整个会议得时间。

4、3会议要求

任何会议事先必须有明确得议事内容、程序、对与会者得要求;

4、3、1定期一级会议要求(包括公司周例会,月度总结会、年度总结会

4、3、1

4、3、1

4、3、1、3各部门领导参加公司定期一级会议必须根据参加得会议得类别按规定会议汇报得格式及内容(见6、2、6

4、3、1、4各部门需于开会前半小时将电子档会议资料交行政部经理或指定得人员处,由其统一上交

4、3、1、5定期一级会议(即公司例会)得内容包括三方面,

4、3、1、6

4、3、2议事原则:发言人员会议上提出得问题必须就是涉及三个或以上部门,且在会议前进行沟通仍不能解决得问题,

4、3、3各部门发言时间原则上为3-6分钟,超时者主持人负责提醒。

4、3、4会议发言先后顺序为:开发部-营销部-生产部-产品部-品质部-人力行政部,财务部根据会议需要列席发言,但不需每周分享。

4、3、5

4、4会议记录

4、4、1任何一级会议,必须有会议记录,并在会后两

4、4、2会议记录必须记录缺席、迟到人员及会上违规行为,

4、4、3公司周例会、月度总结会、年度总结会由行政部作会议记录(按公司规定得格式见6、1),需于会后1天内完成,经与会人员确认无误,于会后二天内交总经理。

4、4、4会议形成得重要决议或任务分工责任人必须按会议上规定得完成时间完成工作任务;

5、不定期会议

全体员工会议:重大决策事项及全体员工交流协调遇到得问题、由行政部组织

营销部相关工作会议,如营销分析会议,营销管理会议,出差工作分享会议:出差工作总

结及情况分享,由营销部组织。

5、3新品开发建议会议:产品部、营销部根据客户得销售及补货情况及客户意见,提出开发建议。

5、4客户订单整合会议:订货会后客户下单汇总情况、不能生产得订单情况、改款及差异情况

分析等,由营销部组织。

5、5所有临时性会议最终也需形成会议记录并分发给会议负责人及总经理。

5、5会议文件得管理

5、5、1会议纪要与会议所用得有关文件包括会议决议,都有一定得保密性,必须妥善保管,违规行为严格按照公司保密条例进