工会档案管理办法.docx

[单位名称]工会档案管理办法

一、总则

1.为了加强工会档案管理工作，有效地保护和利用档案，提高工会工作效率和管理水平，更好地服务于广大职工，根据《中华人民共和国档案法》以及相关法规政策，并结合本单位工会工作实际，制定本办法。

2.本办法所指工会档案是指在工会各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

二、档案管理职责分工

1.工会主席职责

对工会档案管理工作负总责，指导和监督档案管理各项规章制度的落实情况。

协调解决档案管理工作中出现的重大问题，保障档案管理工作所需的人力、物力和财力资源。

2.档案管理专人职责

负责工会档案的收集、整理、分类、编号、装订、归档等具体工作，确保档案资料的完整性和规范性。

严格执行档案借阅、查阅等登记手续，做好档案的保管和安全防护工作，定期对档案进行清点、检查，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。

按照规定的档案保管期限，对到期档案进行鉴定和销毁处理，并做好相应记录。

积极配合单位内部及外部有关部门对工会档案的查阅、利用需求，提供优质的档案服务。

3.各工会部门职责

各部门工作人员负责将本部门在日常工作、活动开展过程中形成的各类文件资料及时收集、整理，并按照规定移交至档案管理专人处进行归档，确保档案资料的源头准确、完整。

三、档案收集范围

1.组织建设类

工会成立、换届选举相关文件，包括选举方案、候选人名单、选举结果报告、上级批复等。

工会会员入会申请表、会员花名册、会员组织关系转移证明等会员管理资料。

工会组织机构设置、职责分工以及人员任免等文件。

2.会议活动类

工会会员代表大会、委员会会议、工作会议等各类会议的通知、议程、会议记录、会议决议、领导讲话等资料。

工会组织开展的劳动竞赛、文体活动、技能培训、帮扶救助、职工维权等各类活动的方案、通知、参与人员名单、活动总结、影像资料等。

3.权益维护类

涉及职工工资福利、劳动安全卫生、社会保险等权益维护方面的调研报告、协商记录、集体合同文本及相关附件、处理职工信访投诉的记录和回复等文件。

劳动争议调解、仲裁和诉讼案件的相关资料，包括申请书、答辩状、裁决书、判决书等。

4.财务资产类

工会经费收支预算、决算报表及编制说明，经费收缴、使用的相关凭证、账簿等财务资料。

工会资产登记、清查盘点的记录，资产购置、处置的审批文件及相关合同等资料。

5.其他类

上级工会下发的各类文件、指示、通报等，以及本单位工会向上级工会报送的工作计划、总结、报表、汇报材料等。

与其他单位、社会组织开展交流合作的协议、备忘录等文件资料，以及获得的各类荣誉证书、奖牌等。

四、档案整理与归档

1.档案管理专人应按照档案分类方案，对收集到的档案资料进行科学分类，一般可采用年度—类别—保管期限等分类方法，便于档案的查询和利用。

2.对各类档案资料应进行系统整理，去除无关的附件和重复文件，按照顺序排列，对纸张破损、字迹模糊的文件要进行修复或复制处理。

3.档案装订要整齐、牢固，符合档案装订规范要求，在每份档案上应标明档案编号、名称、日期、保管期限等必要信息。

4.归档的档案应编制相应的档案目录、索引等检索工具，同时建立电子档案目录，实现纸质档案与电子档案的同步管理，提高档案检索效率。

五、档案保管与保护

1.工会档案应设置专门的存放场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防光等设施，确保档案存放环境安全、适宜。

2.对电子档案应进行定期备份，存储在专用的存储介质上，并做好防病毒、防数据丢失等技术防护措施，确保电子档案的完整性和可用性。

3.根据档案的不同载体和保管要求，制定相应的档案保管期限表，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时采取补救措施，对超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。

六、档案借阅与利用

1.因工作需要借阅工会档案的，需填写《工会档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称、数量、预计归还日期等信息，经所在部门负责人签字同意，并报工会主席审批后，方可办理借阅手续。

2.借阅人员应妥善保管档案，不得在档案上涂改、标记、拆页、抽换等，确保档案的完整和安全，借阅期限届满应及时归还档案，如需续借，应重新办理借阅审批手续。

3.外部单位查阅工会档案的，除按上述内部借阅程序办理审批外，还需出具单位介绍信等相关证明材料，在档案管理人员陪同下查阅，一般不得外借。

4.档案管理人员应做好档案借阅、查阅的登记工作，详细记录借阅人、借阅时间、归还时间、利用效果等信息，以便跟踪档案利用情况，提高档案服务质量。

七、考核与奖惩

1.将工会档案管理工作纳入工会部门及相关工作人员的绩效考核内容，对档案管理工作表现优秀、做出突出贡献的部门和个人，给予表彰和奖励，奖励