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中小企业行政事务管理制度

行政事务管理制度

中小型企业行政事务管理制度

（一）总则

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理

标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印章管理、公文打印管

理、办公及劳保用品管理等。

(二）档案管理

第三条归档范围：

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况

、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方

案、通告、通知等具有参考价值的文件材料.

第四条档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐

全完整,密级档案必须保证安全。

第五条档案的借阅与索取:

1。总经理办公室借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续

，直接提档。

2。借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改,注意安全和保密，严禁

擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密

级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理

办公室主任批准方可摘录和复制。第六条档案的销毁：

1。任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁

，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3。经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，

由专人监督销毁。

（三）印章管理

第七条公司印章由总经理办公室主任负责保管.

第八条公司印章的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印章人

方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条公司所有需要盖印章的介绍信、说明及对外开出的任何公文

，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它

特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出,持空

白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的

必须交回。

第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

（四)公文打印管理

第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责.

1．总经理、各部门主管交由秘书打印之文函、广告，需填写《文

书委派单》，并标明文件之性质，如传真、公函、内部文及保密级别，

急迫性程度由秘书根据其缓急确定先后秩序。

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2．打印完毕后秘书先行校核并于《文书委派单》上签字，转交

委办单位之经办人校核、签字

3．对外传真、公函秘书须复印存档。

4．文书处理过程中,未经同意秘书不得将受托文书传阅他人

（五）复印

1．公司复印作业由行政部秘书统一执行

2．一般文件由各部门委托人员口头交托行政秘书

3．客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印

委托单（文件名、秘级、用途、装订要求等）经高级主管批准后执行

复印

4．秘书于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、

内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等）

第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字,交

电脑部打印。

第十四条公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总

经理办公室留底存档.

(六）收发文

1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。每一位

员工都负有文件管理的责任或义务.

2。本公司对外文件之收发的责任者为指定专人—--—文秘统一

办理，她是各级文件管理的直接承担者。

3。文秘在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在

公文上附“公文处理单”，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅

人或承办人在“收文签字簿”上签收，文秘对有回复要求的文件须跟

踪阅办人及时反馈阅办结果,并对文本进行复印和留档.

4。公司的各类文件均属内部机密文件,文秘不得截留、泄露和私

自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任.属一般业务

便函，只要在“收文登记簿”上登记即可,直接分送有关人员阅办。

5。文件传真的发文工作亦由文秘人员负责,需发文者将文稿经主

管人员签字后交文秘处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人

。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。