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通讯工程公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本通讯工程公司合同付款管理，规范付款流程，防范财务风险，确保公司资金的合理使用和安全，特制定本办法。

2.本办法适用于公司范围内所有涉及通讯工程相关业务的合同付款行为，包括但不限于工程施工、设备采购、技术服务等各类合同。

二、职责分工

（一）业务部门

1.负责依据合同约定，发起付款申请，对付款事项的真实性、合理性以及相关业务进展情况进行审核确认。业务部门应指定专人跟进合同执行情况，及时掌握需付款节点及对应金额等关键信息。

2.负责提供付款所需的各类支持性文件，如工程进度报告、货物验收单、服务成果证明等，确保付款依据充分。

（二）财务部门

1.负责对业务部门提交的付款申请进行财务合规性审核，包括核对付款金额是否与合同约定相符、发票是否合规有效、公司资金安排是否允许等内容。

2.根据审核通过的付款申请，安排资金支付，确保付款操作准确、及时，并做好相应的账务处理。

（三）法务部门（如有设置）

1.对合同条款中涉及付款的相关法律风险进行把控，审核付款申请是否符合合同约定的法律要求，协助解决因付款引发的法律纠纷等问题。

2.在必要时，为公司的付款管理提供法律咨询和法律意见，保障公司付款行为的合法性。

（四）管理层

1.负责对重大合同付款事项进行审批决策，根据公司整体战略、财务状况及业务发展情况综合判断付款的合理性与必要性。

2.监督合同付款管理办法的执行情况，对出现的问题及时提出改进意见，确保公司付款管理工作规范有序开展。

三、合同付款的一般流程

（一）付款申请

1.业务部门在合同约定的付款条件成就时（如工程达到特定进度、货物验收合格、服务期限届满等），应及时填写《合同付款申请表》。申请表需详细填写合同编号、合同名称、供应商（或合作方）名称、付款金额、付款事由、付款方式（如银行转账、支票等）以及对应的合同条款依据等内容。

2.同时，业务部门应将相关的支持性文件作为附件一并提交，确保付款申请资料完整、准确。

（二）业务部门审核

1.业务部门负责人需对付款申请进行审核，重点审核付款事项是否符合合同约定、业务实际进展情况是否属实、申请付款金额是否准确无误等内容。审核通过后在《合同付款申请表》上签字确认，并提交至财务部门。

（三）财务部门审核

1.财务人员收到付款申请后，按照财务管理制度及本办法规定，对申请进行全面审核。主要审核内容包括：

核对付款金额与合同约定条款是否一致，是否存在超付、误付等情况。

检查发票的真实性、合法性、有效性，发票内容与合同及实际业务是否相符。

审查公司当前资金状况是否能够满足此次付款需求，是否符合公司资金预算安排等。

2.若财务审核发现问题，应及时与业务部门沟通，要求其补充或修正相关资料；审核通过的付款申请，由财务负责人签字确认后流转至下一审批环节（如有法务审核环节，则流转至法务部门；如无，则直接提交至管理层审批）。

（四）法务部门审核（如有）

1.法务人员对付款申请及相关资料从法律角度进行审核，审查付款行为是否存在违反合同约定或法律法规的潜在风险，确保公司的付款行为合法合规。

2.对于存在法律疑问或风险的付款事项，法务部门应及时提出意见和建议，必要时协助业务部门和财务部门进行协商调整；审核通过后，法务负责人签字确认并将申请提交至管理层审批。

（五）管理层审批

1.根据合同金额大小及付款事项的重要程度，由相应层级的管理层进行审批。对于重大合同付款，可能需要经过多层级审批或集体决策。

2.管理层审批时应综合考虑公司整体利益、业务发展需求、财务状况等多方面因素，确保付款决策科学合理；审批通过的付款申请，返回财务部门安排付款。

（六）付款执行

1.财务部门收到经审批通过的付款申请后，按照规定的付款方式及时办理付款手续。付款完成后，应及时将付款凭证等相关资料进行归档保存，做好账务处理，并通知业务部门付款情况。

2.业务部门收到付款通知后，应与合作方进行沟通确认，确保对方已收到款项，并跟进后续合同履行相关事宜，如要求对方继续按合同约定提供货物、服务或推进工程进度等。

四、特殊情况处理

（一）预付款项

1.对于按照合同约定需支付预付款的情况，业务部门在申请预付款时，除需提供常规的合同文本外，还应提交详细的预付款必要性说明及后续业务执行计划等资料，经财务、法务（如有）及管理层审核审批通过后，方可支付预付款。

2.财务部门应对预付款项进行跟踪管理，在后续业务执行过程中，根据合同约定及时冲销预付款或在结算时扣减相应金额，确保预付款的合理使用和安全回收。

（二）合同变更导致付款调整

1.若合同执行过程中发生变更（如合同金额变更、付款方式变更、付款节点变更等），业务部门应及时发起合同变更流程，并同步更新相应的付款计划。

2.涉及付款调整的合