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集团地产系统档案分类及编号方法说明

为加强集团地产档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的

标准化和规范化，便于档案系统数据的录入和维护，更好地为公司各

项工作提供快捷的利用服务，根据《集团档案管理制度》的规定，结

合集团实际工作职能，特制定本方案。

一、本方案规定了集团地产档案分类、编号的原则和方法及代码

标识。

二、档案分类原则是以集团及地区公司各项工作活动中形成的各

种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载

体形式特点，进行科学分类。

本方案适用于集团和地区公司地产档案实体的分类、整理及档案

系统录入。

根据集团有关管理规定，资产类，会计类和人事类档案均由业务

部门负责管理，本方案不涉及该三类档案的分类说明及编号方法。

三、档案分类类目设置

（一）本方案共设置七个一级类目，并以一位英文字母作为一级

类目代码。

1、文书档案（代码：A）

2、项目档案（代码：B）

3、资产档案（代码：C）

4、会计档案（代码：D）

5、声像档案（代码：E）

6、实物档案（代号：F）

7、人事档案（代码：G）

（二）二级类目的设置方法如下：

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1、文书档案类的二级类目，按行政文书、监察管理、营销策划、

合同、法律诉讼等类设置；

2、项目档案类的二级类目，按项目综合类和项目名称设置；

3、声像档案类的二级类目，按照片、录音带、录像带、光盘、

磁盘等载体特征设置；

4、实物档案类的二级类目，按奖杯、奖牌、锦旗等实物类型设

置。

（三）三、四级类目具体分类及类目代码见《集团地产档案类目

分类（试行）》表，各分类归档范围参照集团档案管理制度。

四、分类说明

（一）文书档案(A)

1、行政文书(A1)

（1）行政证照(A1.1)：包含是有关公司成立、变更、资质证明

类的证照及公司章程、董事会和股东会决议等资料。该类证照档案区

别于项目工程用地和报建中的证照。行政证照变更、年检时需换证时

需留存复印件存档，档号保持不变，以维持档号的连续性。新变更、

年检换证后的证照接下去编号。

（2）内部发文(A1.2)：可按集团及地区公司部门设置排序划分，

如遇部门调整，增设部门则在现有部门编号基础上增加即可。部门撤

销时，原有部门名称及编号继续保留。

部门排列顺序表

部门排序集团总部地区公司

A1.2.1总裁办行政人事部

A1.2.2人力资源中心综合计划部

A1.2.3集团监察室合同管理部

A1.2.4管理中心开发部

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A1.2.5合同管理中心总工室

A1.2.6招投标中心招投标部

A1.2.7