PD12-TC02 技术文件管理办法.doc

山东通盛制冷设备有限公司

文件编号

TS/WD-PD12-TCD02

ShandongTongsunRefrigerationEquipmentCo,.Ltd.

版本号

A/0

技术文件管理办法

版本状态记载

版次

实施日期

更改单号

更改原因

编制

审核

批准

A/0

2017.08.01

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王彩艳

洪杰胜

姚春峰

第PAGE

第PAGE1页共3页

1目的

明确技术文件的归档、更改、销毁等作业程序，确保各部门的技术文件均为有效版本，更好地为产品开发、改进、生产和销售服务。

2适用范围

与技术文件相关的所有部门。

3职责

3.1技术文件由综合管理部资料室资料员统一管理。

3.2各相关部门负责本部门技术文件的编制、收集、归档等工作。

3.3各部门确定相应的兼职资料员,负责本部门技术文件的管理工作。

4内容

4.1技术文件的定义

本办法所称的技术文件是指：公司的产品图纸、各种技术标准和技术档案等与产品有关的技术资料。

4.2技术文件的归档与发放程序

4.2.1所有的技术文件必须签批完善，方可办理归档手续。

4.2.2技术文件送综合管理部资料室前若有电子文档的，必须先在文员处进行电子版归档。

4.2.3技术文件送综合管理部资料室归档时，资料员必须认真填写《文件接收记录》，需要下发的文件由送达人员注明技术文件的发放范围。

4.2.4综合管理部资料室收到技术文件后盖“存档”印章，需要下发的文件根据第4.2.2项中注明的发放范围，加盖“受控”或“试制”印章，填写分发号发放技术文件，并做好《文件发放/回收记录》。

4.2.5发给外协厂家的技术文件必须由综合管理部加盖“外协”章。

4.3技术文件的更改程序

4.3.1技术文件的更改由综合管理部资料室根据技术文件编制部门拟定的《技术通知单》进行更改（电子版技术文件由文员更改），并要求不能出现先更改后下达《技术通知单》的情况。

4.3.2技术文件的更改应该严格根据《技术通知单》的要求，不得私自增减。

4.3.3提供到外协厂家的技术文件，文控下发《技术通知单》并附更改后的技术文件，由相关部门负责通知各外协厂家。

4.4更改方法

4.4.1在更改前，必须在技术文件的标题栏中依次填写标记、处数、更改文件号、签字、日期。

4.4.2更改标记可根据更改顺序，按照英文字母的顺序依次用符号eq\o\ac(○,a)、eq\o\ac(○,b)、eq\o\ac(○,c)……表示；处数则根据《技术通知单》的要求，是几处填几处，要求换页的直接注明“换页”；更改文件号是《技术通知单》编号；签字由更改人填写并注明更改日期。

4.4.3在靠近更改部位写上更改标记，将需要更改的尺寸、文字、图形用细线划掉（被划掉的部位应能清楚地看出未更改前的情况），然后填注新的更改内容。

4.4.4同一编号的技术文件、同一次更改，无论更改多少处，均应使用同一更改标记，更改两处（含）以上的，可在字母的右下方依次加1、2、3…..注明。

4.4.5试制产品相关技术文件不需正式下发，但必须有两人以上的签字方可进行试制，并且验证尺寸过程中可由技术人员直接划改。

4.5技术文件作废

4.5.1《技术通知单》中注明换页及作废的技术文件，由综合管理部资料室收回并加盖“作废”印章；对仍有继续利用价值或备查的技术文件加盖“保留”印章并保存原件。

4.5.2发到外协厂家的，原则上由生产部供应组收回作废文件。

4.6技术文件的销毁

技术文件的销毁严格执行《文件化信息过程文件》相关规定。

4.7技术文件的借阅

各部门借阅技术文件时，需填写《文件/记录借阅(借出)登记》。正常业务所需单份技术文件由借阅人申请，所在部门经理批准方可实施；成套产品图纸或其他重要技术文件的借阅由借阅人申请，部门经理审核、管理者代表批准后方可实施。

4.8技术文件的申领

4.8.1技术文件的正常损坏期为两年，正常损坏期内丢失、损坏技术文件根据相关规定追究使用人责任，其中生产一线图纸的更新可参照其具体使用频次而定。技术文件的更换或补发由使用所在部门经理批准，到资料室交旧领新。

4.8.2新增外协厂家需要资料室另行准备技术文件时，填写《文件发放（补发）申请表》，并依据技术文件重要程度履行审批流程批准后，到资料室领取。

4.8.3需要电子版技术文件时，执行以上程序在文员处获取。

4.8.4当技术文件的电子版和纸质文本不一致时,以资料室存档的纸质文本为准。

4.8.5综合管理部对各部门技术文件的保存、使用情况，1季度抽查1次,填写《技术文件抽查记录》，对违规现象根据相关管理规定进行处罚并提出整改要求。

5附则：本制度由综合管理部提出并负责解释。

6签批：

编制

审核

批准