供货单位和采购品种的审核制度.docx

供货单位和采购品种的审核制度

第一章总则

第一条目的

为确保采购活动的规范性和有效性，提高供货单位的选择质量，保障采购品种的合规性与安全性，特制定本审核制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有采购活动，包括原材料、设备、服务及其他相关品种的采购。所有参与采购的部门及人员均需遵循本制度。

第三条依据

本制度依据国家相关法律法规、行业标准及公司内部管理规范制定。

第二章管理规范

第四条供货单位的资格审核

1.资质审核：供货单位需提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、行业许可证等相关资质证明材料。

2.信誉审核：需查询供货单位的信用评级、过往交易记录、客户评价等信息，评估其市场信誉。

3.财务状况审核：供货单位需提供最近三年的财务报表，审核其财务健康状况，确保其具备长期供货能力。

4.生产能力审核：如供货单位为生产厂家，需评估其生产能力，包括生产设备、生产流程、技术水平等。

5.环保与安全审核：供货单位需符合国家环保及安全生产相关法规，提供相关证明材料。

第五条采购品种的审核

1.合规性审核：所有采购品种需符合国家法律法规及行业标准，确保所采购产品的合规性。

2.技术参数审核：需确认采购品种的技术参数是否满足公司生产或运营的实际需求。

3.市场价格审核：对拟采购品种的市场价格进行调研，确保采购价格合理且具竞争力。

4.供应稳定性审核：需评估所采购品种的供应稳定性，确保供应链的连续性和稳定性。

第三章责任分工

第六条审核责任

1.采购部门：负责供货单位和采购品种的初步审核，收集相关材料和信息，形成审核报告。

2.法律事务部门：对供货单位的资质及合规性进行复核，确保其符合相关法律法规要求。

3.财务部门：审核供货单位的财务状况，评估其财务风险。

4.技术部门：对采购品种进行技术审核，确保满足公司生产或运营的需求。

第七条审核流程

1.材料提交：供货单位需提交所有相关资质证明及产品信息，采购部门进行初步审核。

2.资料审核：采购部门收集相关信息后，提交法律、财务及技术部门进行复核。

3.审核会议：相关部门召开审核会议，讨论审核结果，形成审核意见。

4.结果反馈：审核结果需及时反馈给供货单位及相关内部部门，并形成书面记录。

第四章操作流程

第八条具体操作步骤

1.供货单位申请：供货单位向采购部门提出申请，提供必要的资质和产品信息。

2.初步审核：采购部门对供货单位的申请进行初步审核，确认资料完整性。

3.复核阶段：法律、财务、技术部门分别对供货单位进行复核，确保各项审核要求得到满足。

4.审核反馈：各部门审核完成后，形成综合审核意见，并反馈给采购部门。

5.供货单位确认：采购部门将审核结果告知供货单位，合格者进入合约洽谈阶段，不合格者需说明原因。

第九条采购品种的具体审核流程

1.需求提出：各使用部门提出采购需求，填报采购申请表。

2.资料准备：采购部门根据需求准备相应的技术参数及市场调研信息。

3.审核与反馈：按照第七条的审核责任分工，对采购品种进行审核，形成反馈意见。

4.最终确认：确认审核合格后，进行采购合同的签署与执行。

第五章监督机制

第十条监督与评估

1.定期评估：每年至少对供货单位和采购品种进行一次全面评估，确保其持续符合审核标准。

2.投诉与反馈机制：建立投诉渠道，供货单位和使用部门可对审核过程或结果提出意见与建议。

3.违规处理：对不符合审核标准的供货单位，采购部门应及时记录并采取相应的处理措施，必要时可进行黑名单管理。

第十一条记录管理

1.档案管理：所有审核记录、报告及相关文件应妥善保存，确保信息的可追溯性。

2.信息共享：审核信息可在公司内部平台共享，供相关部门查阅与参考。

第六章附则

第十二条制度解释

本制度由采购部门负责解释。

第十三条生效日期

本制度自发布之日起生效，并将定期进行评估与修订，以确保其适用性和有效性。

第十四条修订流程

如需对本制度进行修订，应由采购部门提出修订意见，经过公司管理层审核后方可实施。

通过上述制度设计，确保供货单位和采购品种的审核工作标准化、规范化，最大程度地降低采购风险，提高采购质量，保障公司的整体利益。