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档案管理办法

第一节总则

第一条为规范档案的管理工作,有效地保护和利用档案,根椐中华人民共和

国档案法以下简称档案法等国家有关法律、法规的规定,特制定本办法;

第二条档案管理由集团行政部归口管理,集团档案室具体负责本办法的实

施;

第三条集团设立档案室,各类档案均应移交档案室统一保管,集团各部门及

成员企业设档案管理员;

第四条本办法所称的档案,系指集团自成立以来主要职能活动和员工在各

种职务活动中形成的、对员工个人、集团、社会具有保存价值的文字或书面材料,

包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、安全监察档案、特

殊文件证书等、边沿档案等;

第二节档案的收集整理

第五条根据集团特点,档案收集应采用“集中与分散相结合”的方式;

第六条档案的收集整理应参照集团档案分类大纲进行档案分类设置详见附

表;

第七条各成员企业应具体负责本公司的档案收集整理;行政文书类档案由

公司档案员收集整理；工程技术类档案,由工程技术部门按照时间先后顺序收集

整理,多部门协同完成的工程档案,由负责主体工程的部门收集整理；其他业务类

档案,原则上均为谁形成谁收集整理,但某类档案资料极少,且专业性不强的,可将

档案资料交到公司档案员处整理;

第八条应当立卷归档的材料应收集齐全,并进行整理、立卷,定期交本单位档

案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档;

第九条档案整理：

1、整理原则：遵循档案形成规律,既保持资料之间有机联系,又区分不同保存

价值;

2、整理内容：包括修整、装订狭义、分类、排列、编号、编目、装盒;

3、整理标准：分修整、分类、排列、装订的标准：

▲修整常见有四种方式：

A、修裱破损文件;修裱用粘合剂规定用方便胶固体胶,不得用浆糊或透明胶;

B、复制字迹模糊或易褪变的文件;如传真件、圆珠笔书写文件等;复印件不

易存档,但为了延长档案寿命,保存档案原内容,最好采用单面复印;

C、超大纸张折叠,档案要求标准封面为A4型,超大纸张应折叠成与其它纸张

相同型号,以便归档利用;

D、去除易锈蚀的金属物;

▲分类：又称组类,一般原则为：宜粗不宜细;应按照档案的基本分类方法,

即：文书档案、专门档案包括会计档案和人事档案、科技档案、声像档案、边

沿性档案进行档案分组;具体分类参照集团档案分类大纲;

其中边沿性档案一般包括：大事记；组织机构沿革；数据汇编各机构企业证书号、

注册资金数、每年员工变动情况、各项目占地面积或建筑面积等；人员换岗时的

物品交接单、企业证书变更材料等;

▲排列：按照问题或事由进行排列;此目的是为客观反映某一问题或事由的

发生、发展、结束的全过程,可以进行快速查找,方便利用如电脑索引;

另外,成套性文件材料也可集中排列;如某些事由形成的文件彼此间联系较松散,

但这些事由间则有着较密切的联系,则将这较松散的文件按照相关事由进行排列;

如公司名称或其他变更、兼并之类的档案,同一工程项目各种前期手续等;

▲装订：狭义上的装订,指单纯的用线或固体胶进行装、粘;应注意三个问题：

A、装订的前后顺序：同一件文档根据所具有的形式不同分为五种顺序：

◆正本前,定稿后；

◆正文前,附件后；

◆原件前,复制件后；

◆转发文前,被转发文后；

◆复文批复在前,来文请示在后;

B、装订方法：

◆5页以下用固体方便胶粘,不用胶水和浆糊；

◆5-40页的,用缝纫机或针线手装；；

◆40页以上的,则用三孔一线法进行装订,以不压字为主,前后不用加封面、备

考表;

C、装订位置：用固体胶粘一般应以左侧齐为主；用针线手缝或缝纫机则装

在文件左上侧位置长约三四厘米；用三孔一线法进行装订则在文件左侧中部位

置;

第十条档案收范围

凡是记述和反映本集团、公司生产经营、形象塑造、重大活动等具有保存价

值的文字资料包括党群工作、董事会、监事会、行政管理、经营管理、生产管理、

产品管理、科技管理、基建管理、设备管理、会计管理、人事管理等工作中形成

的、办理完毕的特殊载体等不同形式形成的历史