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政府机关物业服务会议服务方案

第一节会议服务的总体要求

一、服务目标

伴随物业管理专业化及物业服务需求多元化的发展趋势，会议服务需求逐渐增多。我公司通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务服务需求，规范会务接待行为，统一会务服务标准，提高会务服务水平，为参会者创造良好的会议环境。

二、基本原则

（一）专业化

会务服务应向规范化、标准化方向发展，以提高会务服务的质量。

（二）人性化

在提供相应的服务时，应以“以人为本”为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。

（三）信息化

充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量。

三、会议室管理要求

1.会议室的管理，由物业处项目经理负责。

2.凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排，会议室内不得随意乱贴乱画。

3.会议室的卫生、照明、空调、设备的使用及所有会务工作由物业处项目经理负责，根据主办部门要求悬挂会标，专题会议后将会标撤销。

4.会服人员按每周会议安排表提前准备好会议室。及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排。做到会议室干净整洁，桌椅排放整齐，按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清理。

5.会议室配置的设备、桌椅未经许可，不得随意搬动挪作它用，室内物品不得随意拿出或挪用，若确因需要借用，必须征得管理部门同意后方可动用，事后归还原处。

6.会议室使用完毕后，应随时关闭门、窗和全部设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，如因会服人员造成的损失将追究个人的责任。

7.各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，会服人员发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，应及时向主管部门报告，分析原因，明确责任。

8.会服人员每天做好会议室场地及消防安全及设备检查工作，保障会议室资源不流失，完成好规定的日巡视工作。

9.会服人员须严格按政府办公楼管理处各项规章制度，努力做好服务及协调工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。

四、会议服务员岗位职责

会议服务员每天提前15分钟上班到岗，上岗时应统一着装，配戴工号牌。并做好会议接待准备。

1.负责相关会议室的保洁，包括地面、门窗、桌椅、植物及部分室内设施。

2.负责会议开始前的茶水、果点、会议用品、桌椅、照明、空调设施的准备。

3.负责会议期间的茶水、果点服务，保证宾客的随时服务需求。

4.负责会议结束后的清场工作。

5.负责各会议室之间的工作协调配合。

6.负责会议室照明、空调、饮水设施是否完好，有问题及时向主任汇报。

7.负责领导办公室服务。

8.完成领导交办的其它任务。

第二节会议服务工作流程及标准

一、了解会议要求

工作项目

操作规则

质量标准或要求

接受会议安排

接受会议安排，问清楚尚不完整或模糊不清的问题。

保管会议通知，确认有关问题。

研究会议方案

把握客户要求，理清接待思路。

熟知举办会议单位与会人数、会议主题、时间、会标、台型要求、所需物品与设备及特殊要求。

二、布置会场

工作项目

操作规则

质量标准或要求

准备设备与物品

①根据会议通知单要求，准备好所需设备（灯光、音响、话筒、空调等）。

②准备服务用品（台布、灯光、桌裙、铅笔、信纸、茶杯、会标、旗帜、音带、指示牌、鲜花等）。

设备完好、有效，用品齐备、清洁、完美、庄重。

确定台型并摆台

根据会议性质和主办单位要求，确定主席台位置，合理设置台型

①台型符合要求，能烘托会议主题。

②桌子摆放整齐、无摇晃。

③桌位等于或略多于会议人数。

摆椅子

双手轻提椅背，用右膝盖轻顶椅背，依次将椅子放在桌后，椅子前沿与桌面边缘相切。

①搬轻放，椅子干净，排放整齐美观。②课桌式横看、竖看、斜看成一条直线。③准备若干把椅子备用。

摆信笺、铅笔

①将信笺轻放于每个座位的桌面上，纸与纸间距均匀，纸下边距桌边两指。

②笔削好斜放于信笺上。

①信笺中心线在一条直线上。②笔尖朝前呈45度摆放在信笺上。③笔尾靠信笺下端，标志朝上。

摆茶杯

①左手端托，右手将配有垫碟的茶杯均匀放在桌面上杯柄朝右，杯内茶叶统一放置、适量。②无垫碟改放杯垫，或根据主办单位要求放矿泉水。

①摆放整齐、统一，茶碟右边缘与椅子右边缘在一条直线上。

②课桌式，茶杯摆放横看、竖看、侧看都呈一条直线。③回字式，茶杯摆放侧看平行、整齐、美观。

④杯碟上边缘与桌边距3—3.5cm。杯柄与桌面约成45度角。

摆香巾篮

左手端托，右手将香巾篮放于茶碟右侧

香巾篮完好、洁净，左边缘距茶碟2-2.5cm，上边缘距桌边3cm。

摆烟缸

①左手端托，右手将烟缸放于两茶碟中间。

②无烟会场不放烟缸，但要准备吸烟区。

烟缸距桌边1.5-2cm。

调试音响、话筒、投影设备

将话筒分别摆放于主席位、副主席位和发言席（特殊情况按主办方要求摆放），调试音响至最佳状态，并试放所要求的音带。

音质好，无噪音，音量适中，所有座位均能听清。

摆指示水