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房地产开发公司档案管理制度

第一章总则

为加强房地产开发公司内部档案管理，确保档案的安全性、完整性和有效利用，根据国家法律法规、行业标准及公司相关规定，特制定本档案管理制度。档案是公司在经营活动中产生的重要资料，包含项目资料、合同文件、财务记录、市场调研等信息，是公司决策、管理及后续发展的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于房地产开发公司各项目部、财务部、市场部及其他相关部门的档案管理工作。所有涉及档案的人员均需遵守本制度的规定。

第三章管理规范

第3.1档案收集

1.档案类型：包括但不限于项目立项文件、合同、设计图纸、工程进度记录、会议纪要、财务报表、市场调研报告等。

2.收集责任：各部门应指定专人负责档案的收集与整理，确保档案材料的及时、完整收集。

3.归档标准：收集的档案材料应按规定格式整理，确保内容清晰、信息完整，及时归入相应档案类别。

第3.2档案分类与编号

1.分类标准：根据档案类型和重要性进行分类，如项目档案、财务档案、市场档案等。

2.编号管理：所有档案应逐一编号，编号规则应明确，方便后续查找和管理。

第3.3档案保管

1.保管责任：档案由专人负责保管，确保档案的安全和完整。

2.存放要求：档案应存放于专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防盗等安全设施，确保档案不受损坏。

3.定期检查：每年应对档案进行一次全面检查，核实档案的完整性与安全性。

第四章操作流程

第4.1档案的收集与归档流程

1.收集阶段：

-各部门在项目进行过程中及时收集相关档案资料。

-收集的档案资料需经部门负责人审核，确保其真实性和完整性。

2.归档阶段：

-收集的档案资料在项目结束后，由专人整理并归档。

-档案需按照分类标准进行分类，编号后存入档案室。

第4.2档案查阅与借用流程

1.查阅申请：

-需查阅档案的人员需填写查阅申请表，说明查阅目的，并提交至档案管理人员。

-档案管理人员审核后，方可安排查阅时间及地点。

2.借用流程：

-借用档案需经部门负责人及档案管理员批准，并填写借用登记表。

-借用期间，档案不得涂改、拆换，归还时需检查完整性。

第4.3档案的转递流程

1.转递申请：因工作需要需转递档案的，需提前填写转递申请单，说明转递原因。

2.转递方式：档案转递须通过公司指定的机要渠道进行，不得私自携带。

3.确认收件：接收方须在转递清单上签字确认，确保档案的安全交接。

第五章监督机制

第5.1监督职责

1.档案主管：设立档案管理主管，负责对档案管理工作的监督及指导，确保制度的有效执行。

2.内部审计：公司应定期进行档案管理内部审计，对档案管理工作进行评估，发现问题及时整改。

第5.2记录与报告

1.记录要求：档案的收集、借用、查阅及转递等各个环节均需有详细记录，确保可追溯性。

2.报告机制：各部门应定期向档案管理主管汇报档案管理工作情况，并提出改进建议。

第六章附则

1.解释权：本制度的解释权归档案管理部门所有。

2.生效日期：本制度自颁布之日起生效。

第七章总结

档案管理制度的制定与实施，不仅能有效保障房地产开发公司档案的安全与完整，更能为公司的决策与发展提供可靠的资料支持。通过科学、规范的档案管理，提升公司的运营效率，助力公司在激烈的市场竞争中立于不败之地。希望各部门积极配合，共同推动档案管理工作的顺利开展。