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采购部责任管理制度

引言

为了规范公司采购流程，提高采购效率，保证采购品质，采购部制订了本《采

购部责任管理制度》。本制度在采购部门内部执行，并根据实际情况进行适当修改

和完善，不断提高采购部门的管理水平和服务品质。

责任范围

1.制定公司采购政策、规章制度和管理办法，自行或组织相关部门审核，并报

公司领导层审批。

2.采购计划的制定和实施情况的监督管理。

3.选定供应商，与供应商进行谈判，签订合同、协议，协调供应商与相关部门

之间的关系。

4.供应商业务的管理和维护，审核供应商的合同、协议、报价等文件，保证供

应商的质量、服务和价格。

5.监督采购进程，及时反馈信息，发现问题提出解决措施，保证采购项目的顺

利进行。

6.负责采购文件（如报价、合同、订单、发票等）的管理和建档工作，建立采

购档案，并做好档案的保管和管理。

7.处理采购过程中的纠纷、反映、意见等问题，并及时向有关部门做好沟通和

协调工作，保证采购事宜的顺利开展。

责任义务

1.负责公司采购政策、规章制度和管理办法的制定和完善工作，保证公司采购

工作的全面、规范和科学。

2.负责公司采购计划的编制和实施工作，通过对采购计划的实施情况及时进行

监督和管理，并根据实际情况及时调整采购计划以保证采购计划的顺利实施。

3.负责选取优秀供应商并与供应商进行协商，签订合同、协议，并监督供应商

的供货情况，及时通报相关部门的问题和进展情况。

4.负责采购文件、档案的建立和管理工作，建立完善的档案管理制度，实行电

子档案管理已推行和应用。

5.对采购过程中出现的责任事项要及时跟进，收集保留证据，及时处理和

feedback，提出更高效的解决方案，完成工作任务。

6.负责采购员的培训和管理，包括采购规定、流程、技巧等方面的培训和管理。

工作流程

1.采购计划的编制：采购管理员负责编制采购计划，分析采购需要的物资、服

务等的性质、数量、要求、估算价款和采购时间等方面的情况，结合采购环境情况

和可行性分析，制定初步采购计划，然后向上级采购管理员汇报，经过审核、修改、

完善之后，定稿，上报上级领导审批，制定最终的采购计划。

2.供应商的选取：采购管理员根据采购计划，从数据库、公告、商务网站等渠

道寻找合适的供应商，并通过网站或电话询价等方式，对需要采购的物品或服务进

行报价，并挑选最优价的供应商进行谈判，确定采购方案，以及选定双方签订合同、

协议。

3.采购审批手续：采购管理员要在采购计划执行前，向上级领导层提出审批申

请，并经上级领导层批准，采购管理员方可按指定计划执行采购程序；对于采购金

额超标的情况，采购管理员需多方着手、降低采购价格、与供应商协商等方法，方

可采购。

4.采购文件的管理和建档：采购管理员负责对采购文件进行管理，包括对采购

计划、采购合同、发票等文件的建立、审核、保管和管理工作，按照规定的方式进

行归档等工作。

相应措施

1.对于违反本制度的行为，采购管理员将责令整改，并进行相应处罚，对严重

违规者将进行撤职、罚款等严厉处理；

2.建立健全考核制度，对采购员的工作效率、采购成本控制、工作人员素质等

方面进行考核，并根据考核结果进行岗位调整或奖励；

3.配备完好的信息系统，实施信息化管理，将原有的手工操作转变为数字化操

作，从而提高采购效率，并依据数字化档案实现采购数据的检索与管理；

4.制定应急预案，建立应急机制，对采购过程中可能出现的问题进行前期预案

制定和相应的演练，确保采购工作的安全和顺利。

结语

本《采购部责任管理制度》是公司采购管理的基础，是规范采购流程、提高采

购效率、保证采购品质的有力保证。广大采购人员必须严格按照本制度进行操作，

才能为公司采购工作的高效、优秀地完成奉献自己的力量。