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一、客户接待前期准备
(一)接待分级
1、事先了解来访客户级别
确定一级客户主接待领导及相关接待人员:
二级客户主接待领导及相关接待人员:(分级安排,逐级通知)
三级客户主接待领导及相关接待人员:
(二)接待协助部门
1、拥有公司公共资源且可提供用于接待服务的部门(品牌策划部、安保服务部),如在接
待过程中需要请相关部门人员协助或出席时,需提前通知相关人员
(三)接待人员衣着
1、接待人员服装整洁,仪表得体,着公司统一制服,配戴工牌,统一左胸。有利于树立企
业形象。
(四)制作横幅
1、及时制作客户迎接横幅(根据客户重要程度制作)横幅具体摆放位置可商议。接待员提
供欢迎词,找采购做横幅。(做统一内容的条幅,反复利用)
(五)车辆、住宿、礼品领用等安排
1、需要公司派车的提前填写用车申请,在客户即将到公司之前,至少需提前一个小时电话
确认客户抵场地时间和迎接地点,并告知车队负责人准备车辆提前十五分钟在指定地点接客
户上车
2、如客户需要订返程机(车)票的,均需由接待人员负责预订。
3、需要安排住宿的,提前订好酒店,预订好用餐地点后第一时间内告知陪同领导,并安排
用餐当天领导的用车。
4、经公司领导签字后,领用礼品和烟酒
5、接待人员在接客户来公司时,出发前应电话告知相关领导,提前做好接待准备
6、公司人员在给客户做讲解时,接待人员要尽可能全程跟进,或定时去了解来访客户的各
项需求和疑问,并及时给予协调或解决。
7、接待负责人安排好相关准备工作后,将审核完毕的《客户登记表》交部门领导进行督促
跟进,并详细告知办公室各项准备工作的进展情况及需协助事项。
二、客户接待中期实施
1、卫生,接待员提供来访时间,提前1小时将公司大门口的卫生清理干净,并由专人检查。
2、站岗,接待人员提供来访时间,提前15分钟设立形象岗。
3、摆放参观指示牌,接待人员提供参观路线,提前20分钟摆好区域指示牌,策划部设计制
作指示牌
4、引路,接待人员提供参观路线,公司司机开车在距离在参观人中前方10米左右做向导工
作由讲解员和保卫科人员带领。
5、准备展示刊版、荣誉展架等等,由专人检查。
6、电脑、投影仪、音响等会议室管理员应提前1小时测试所有相关设备,包括电脑是否插
好电源,投影仪图像是否清晰,各线路是否有接触不良的情况等等。
7、根据本次参观人员来访目的等来确定讲解员,进行针对性地讲解。要求普通话流利,应
变能力强。要了解公司全部信息、包括公司整体介绍、产品介绍等,配备讲解员负责整个参
观过程的讲解工作,接待人员提供参观的类型、级别、路线、人数等信息,由讲解员做好前
期准备,所有信息都要了解。
&为讲解人员配备便携式扩音嚣,提前准备好,留一台备用,并检查电池、试音等效果。
8、宣传片提前准备好,宣传资料,稿纸、笔
9、策划部负责全程拍照工作,便于事后做好宣传及存档,多留些合影备案。
负责全程录像工作,便于事后做好宣传及存档大客户部样品展示。
10、会议室就座由接待人员带领参会人员进入会议室,由会议室人员指引就座,由讲解员
和负责人讲解此次活动内容,并解答客户。
11、参观过程可提供物资(包括茶水点心、安全保护性头盔等)
12、策划部制作到车站机场迎接客户指示牌(公司名、人名、欢迎词)
13、客户临走时,接待人员需提前十分钟通知司机把车开到公司门口待命,不可出现客户等
车的现象。
三、客户接待后期总结
1、送别客户后,需尽快将票据报帐核销借款,并向礼品管理人员退还未用完的烟酒进行销
帐处理。
2、进行信息汇总和费用统计,并对《客户登记表》内容进行补充后归档。
3、将接待客户过程中收集到的信息,以及接待客户所发生的各类费用报至相关负责人。
4、相关负责人对信息进行筛选和跟进,并安排相关人员定期回访。
接待人员填写接待总结概述
跟进、协调、落实后续事物
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