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培训学员就业培训指导档案管理

就业培训指导机构是为社会残疾人士提供就业机会的一条途径，也是培养各类技术技能人才的摇篮。在创业征途上，我司培训机构注重从学员的兴趣、爱好出发，挖掘其潜能，学员们则用自己的智慧、行动，为自己赢得一份满意的工作，改变人们对培训机构学员的固有印象。学员就业培训指导档案在就业工作从中有举足轻重的作用，它是研究、改进、提高培训机构教学工作不可多得的宝贵资料，是培训机构管理中不可缺少的工作环节。

一、意义

从培训机构角度来看，学员就业培训指导档案真实记录了教育教学的全过程及其成效，体现了机构的培训水平。如果说学员是就业培训指导的“产品”，那么学员就业培训指导档案就是“产品说明书”，是我司展示培训实力、综合实力乃至办学特色的窗口，记载着长期以来，我司与学员共同为创业做出的努力、在创业过程中的经验和教训，是今后我司改进就业培训指导可借鉴的重要依据。真实、丰富、特点鲜明的学员就业培训指导档案和严格、规范、高效的档案管理，能够为我司赢得良好的社会声誉。

从学员角度来看，就业培训指导档案是学员未来事业和人生发展道路上的第一份履历，记载着他们努力拼搏的人生轨迹，证明了学员在正式进入社会之前的学习经历、综合能力、实践技能等，是学员人生履历的坚实支撑，具有原始性、唯一性特征。

从社会角度来看，学员就业培训指导档案是学员步入社会的重要“通行证”。查阅档案是用人单位除面对面考查学员之外的又一种重要的考察方式。无论是何种性质的用人单位，都希望尽量节约成本，以最高的效率选拔出最合适的人才。

二、就业培训指导档案管理措施

1.建立健全档案管理制度

规范学员就业培训指导档案管理工作，要建立健全档案管理制度，例如档案收集归档制度、档案鉴别归档制度、档案保管制度、保密制度、档案查阅制度、借阅制度以及档案管理人员岗位管理制度等；把档案管理工作纳入院校年度经营目标；档案收集、保管等要由专人负责，明确其工作职责范围，做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施、档案利用有效率高；每年定期对档案管理工作进行对标自查，将档案管理工作与经济考核指标挂钩；充分发挥规章制度的作用，用制度促进档案管理水平的提升。

2.抓好档案管理四个环节，强化档案管理

（1）收集环节，注重“勤”。收集工作是档案管理的第一个环节，是档案管理的基础。学员在创业过程中的计划、方案、文字、图片、录音、录像等，具有极其重要的保存价值。收集工作具有一定的周期性，一般在每学期开学初及学期末时进行。培训计划等资料由院校相关部门掌握，技能鉴定证书等资料由学员本人保存。严格档案管理，就要从收集资料开始把关建档关口。档案管理人员：一要做到主动收集，要主动联系院校相关部门、学员本人，积极收集相关档案，不能坐等档案上门。二要做到随时收集。有些资料不是一次就能收集齐全的，需要随时积累，要随时掌握信息，集中收集，提前通知相关部门及人员，统一报送。收集档案要求做到全面、及时、准确、真实，由于学员就业培训指导档案具有学年性的特点，档案归档易产生漏档的情况，如果没有及时收集，一旦学员离校，再去找其索要相关档案资料就为时已晚，从而给档案管理工作造成相当大的困难。因此，档案的收集要不分巨细，要悉数保存。这是在收集环节中应注意的问题。

（2）整理环节，注重“细”。收集到的档案材料，先用简易袋子装好保管，按照学员姓名、所选专业分类进行整理，可按材料属性、材料形成的时间排序或内容主次关系分类。整理工作要求档案管理人员要耐心、细致，在大量收集材料的基础上，去粗取精，做到不错失、不残缺。每年九月份定期进行核查，发现缺少材料或材料不符合要求，要逐一登记，集中进行补缺工作。

（3）鉴别环节，注重“准”。鉴别的原则是取之有据、舍之有理，判断材料是否在归档范围，审查归档材料是否齐全、完整、真实、手续完备，去伪存真，去杂存整，去劣存优，确保档案材料的准确性和有序性。对不在归档范围的资料，要果断从材料中剔除，另行造册登记，存入相关档案，或退还相关部门或本人。

（4）归档环节，注重“齐”。归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须经过认真的鉴别，材料要完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位盖章或个人署名，有形成材料的日期。一旦发现材料不符合归档要求，或归档材料不实、不全、有疑问的，应及时落实、认定，补齐后再进行归档。材料必须按照严格的标准和要求进行归档，档案装订必须规范，档案中不得出现多孔乱孔、装订压字、锈钉未取等情况。档案必须有详细的档案材料目录，纸张按标准裁切、裱糊、折叠，使档案整齐如刀切。

3.建立电子档案，创新档案管理模式

（1）电子档案与纸制档案的关系。学员就业培训指导档案属于长期保管档案，随着时间的推移，学员就业培训指导档案越积越多，因为存储量大，档案管理人员如果不能对已经归档的档案材料进行