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行政文员岗位职责

一、文件与资料管理

1.文件收发与登记：负责公司各类文件、信函、传真等资料的接收、分发工作，精准记录文件的收发日期、文号、主题及收发对象等关键信息，确保文件流转全程可追溯，避免错发、漏发。每日定时清理电子邮箱，筛选重要邮件进行分类存档，将需紧急处理的邮件第一时间转呈相关负责人。

2.文件整理与归档：依照公司既定的档案管理规则，系统整理各类行政、业务文档，对纸质文件进行分类、编号、装订成册，电子化文件则按类目存入专用文件夹。定期对档案库进行盘点，清理过期或作废文件，维护档案存储环境，做好防潮、防虫、防火等防护措施，保证文件资料安全、完整，随时可供查阅调用。

3.资料保密：严守公司商业机密、敏感信息及员工个人隐私，妥善保管涉密文件，仅向授权人员提供查阅权限，文件借阅、复印均需履行严格审批流程，全程监督使用过程，防止资料外泄，离岗时确保办公桌上无敏感资料遗留。

二、会议组织与协调

1.会前筹备：接到会议通知后，迅速确定会议主题、时间、地点、参会人员，预订合适会议室，提前调试投影仪、音响、视频会议设备等硬件设施，检查桌椅、照明、空调运转状况；准备会议资料，如会议议程、汇报文档、纸笔文具，确保资料准确无误、数量充足，并按参会人员座次提前摆放整齐。

2.会中服务：会议期间全程在场，负责签到考勤，引导参会人员入座；精准记录会议讨论内容、决议事项、任务分工及时间节点，把控会议进程，适时提醒发言时间，处理突发设备故障、茶水供应等临时事宜，维持会场秩序，确保会议高效、顺畅进行。

3.会后跟进：会议结束后，及时整理会议纪要，经主持人审核无误后，于规定时间内发送至每位参会人员及相关协作部门；跟进会议决议执行情况，定期收集任务进度反馈，向领导汇报，保障会议决策有效落地。

三、办公环境维护与资产管理

1.办公环境日常管理：监督办公区域卫生清洁工作，督促保洁人员按时打扫公共区域、清理垃圾；检查办公设施摆放是否整齐，绿植养护是否得当，发现问题及时协调解决；维持办公区域安静有序，劝导员工遵守办公纪律，处理访客接待、来访登记事宜，营造良好办公氛围。

2.办公用品采购与分发：定期盘点办公用品库存，依据各部门需求及消耗情况，制定采购计划，经审批后向供应商询价、下单采购；到货后严格验收物资质量、数量，办理入库手续；按需向员工发放办公用品，记录领用明细，控制成本，杜绝浪费。

3.资产登记与清查：协助财务部门建立固定资产台账，详细登记办公设备、家具等资产购置日期、型号、使用部门、责任人；定期配合开展资产清查盘点，核对资产实际状况与台账记录是否相符，对资产变动、报废、维修情况及时更新台账信息，保障公司资产安全、账实一致。

四、行政事务协助与沟通

1.行程安排：依据领导工作安排，合理规划商务出行行程，预订机票、火车票、酒店，安排接送车辆；提前准备出差所需资料、证件，实时关注行程动态，遇航班延误、车次变更等突发状况，迅速调整行程方案并及时告知领导，确保出行顺利。

2.行政手续办理：负责公司营业执照、组织机构代码证等证照的年检、换证、变更手续办理；对接政府部门、行业协会，填报各类行政申报材料，跟踪审批进度，确保手续合规、按时完成；整理保存相关证照及审批文件，以备查阅。

3.部门沟通协调：作为行政部门与其他部门间的联络纽带，及时传达公司政策、通知、会议精神；收集各部门行政需求、问题反馈，协调解决跨部门行政事务纠纷，促进信息流通顺畅，提升整体办公效率。

五、数据统计与报表制作

1.数据收集整理：定期收集各部门行政相关数据，如考勤记录、办公用品领用数据、会议室使用频率等；核对数据准确性，剔除无效、重复信息，运用Excel等工具对原始数据进行分类汇总，为报表制作提供可靠数据源。

2.报表编制：依据公司管理要求及领导指示，按时编制各类行政报表，如月度行政费用报表、办公资源使用情况报表、员工考勤统计报表等；精心设计报表格式，以直观图表、清晰文字呈现关键数据及趋势变化，附加数据分析说明，为领导决策提供数据支撑。

行政文员需秉持严谨、负责、高效的工作态度，熟练掌握办公软件操作技能，具备良好沟通协调及应急处理能力，全方位助力公司行政管理工作有序开展。