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商务服务公司合同付款管理办法

第一章总则

第一条目的

为加强本商务服务公司合同付款管理，规范付款流程，保障公司资金安全、合理、高效使用，确保合同顺利履行，依据国家相关法律法规以及公司财务制度，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司内部所有涉及商务服务合同款项支付的活动，涵盖各类服务外包合同、营销推广合同、咨询顾问合同、技术服务合同等与业务运营直接相关的合同付款事宜。

第三条基本原则

1.合规性原则：严格遵循国家财经法规、税收政策及公司内部财务制度，确保付款行为合法合规。

2.契约性原则：依据合同约定条款执行付款，维护合同严肃性与法律效力，未经合法程序不得擅自变更付款条件。

3.预算控制原则：付款安排需契合公司年度、季度及月度财务预算规划，杜绝超预算支付情况，特殊情况需经专项审批流程。

4.审批制衡原则：构建多层级付款审批机制，各环节权责明确，相互监督制衡，降低财务风险与舞弊可能。

第二章职责分工

第四条业务部门职责

1.合同执行与申请发起：负责合同执行全过程跟踪，依据合同进度、服务成果达标情况，按时、准确填写《合同付款申请单》，并附上详实证明材料，如服务交付报告、验收单据等，发起付款流程。

2.供应商沟通协调：与合同乙方保持密切沟通，及时处理服务纠纷、质量问题；针对乙方提出的付款疑问、变更诉求进行初步审核与反馈，必要时报请上级决策。

第五条财务部门职责

1.审核付款信息：严格核查《合同付款申请单》及附件完整性、合规性，核对付款金额、账户信息、发票真伪及税务合规情况；比对合同条款与实际付款申请是否相符，对不符事项予以退回并说明原因。

2.资金安排与支付：依审批通过的付款申请，结合公司资金状况统筹安排资金，按规定结算方式（如银行转账、支票、电子支付等）及时、准确办理付款手续，确保资金安全到账；记录、核算付款账务，定期出具财务报表反映合同付款情况。

第六条法务部门职责

1.合同合法性审查：在付款环节，针对合同条款变更、补充协议、潜在法律风险进行二次审核，确保付款行为有坚实法律依据，防范法律纠纷；协助处理因付款引发的法律争议，提供专业法律意见、起草法律文书。

2.合规咨询：为业务、财务部门提供日常合同付款法律问题咨询解答，定期组织法律培训，提升全员法律意识与合规操作能力。

第七条管理层职责

1.审批决策：依据业务、财务、法务审核意见，对重大合同付款（金额超[X]万元、战略关键项目等）、超预算付款、异常付款情况进行终审决策，权衡业务需求、财务状况与公司战略目标，把控付款关键节点。

2.监督管理：不定期抽检合同付款流程执行情况，督促各部门履职尽责；审阅财务部门提交的付款分析报告，针对突出问题组织研讨整改，完善管理机制。

第三章付款流程

第八条预付款申请

1.业务部门依据合同签订预付款条款（明确预付比例、到账期限等），在合同生效后[X]个工作日内填写《合同预付款申请单》，附上合同原件、中标通知书（如有）、对方资质文件复印件等，提交部门负责人初审。

2.部门负责人审核申请单填写规范性、预付款必要性，确认无误签字后转财务部门；财务审核预付款金额计算准确性、支付账户合规性，核查公司预算安排，签署意见送法务部门。

3.法务审核合同条款无法律瑕疵、预付款风险可控后提交管理层；管理层依权限审批通过，财务部门于[X]个工作日内完成预付款支付，并留存支付凭证、申请单等资料归档。

第九条进度款申请

1.合同执行期间，业务部门定期（按月、季度或项目关键节点）评估服务进度，获取乙方提交的进度报告、阶段性成果交付文件；结合合同付款进度约定，填写《合同进度款申请单》，详细注明已完成工作内容、达标情况、对应付款比例及金额，附相关证明材料提交审核。

2.审核流程同预付款，依次经部门负责人、财务部门、法务部门审查；财务重点核对已付款情况、本次进度款计算合理性，法务核查服务成果与合同约定一致性、法律风险；任何部门审核不通过均退回业务部门补充修正。

3.管理层审批同意后，财务部门依约支付进度款，同步更新合同付款台账，记录本次支付详情，便于后续统计查询。

第十条尾款申请

1.合同期满或服务成果终验合格，业务部门组织内部验收小组出具《合同终验报告》，明确服务质量达标、遗留问题解决情况；据此填写《合同尾款申请单》，附上终验报告、售后服务承诺（如有）、发票原件等，启动尾款支付流程。

2.各部门审核聚焦终验合规性、尾款支付条件成就、发票完整性税务合规；财务复核账务处理准确性，确认前期款项支付无遗留问题；法务审查终验法律效力、尾款支付后权利义务终结情况。

3.经管理层签批，财务部门结清尾款；完成支付后，整理全套合同付款资料移交档案管理部门长期存档，确保资料可追溯查阅。

第四章特殊情况处理

第十一条合同变更付