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论项目沟通管理

浙江贝尔-应伟新

摘要

2009年3月,根据公司的安排,我参加了浙江省防汛会商信息系统的建设工作,

在项目中担任该项目的项目经理，负责项目的整体管理工作。该项目由浙江省政

府防汛指挥部委托进行建设，目的是改进现有防汛系统的系统性能，提高系统运

行保障能力，最终为提升浙江省防汛防台抗旱工作的决策指挥提供服务。

本文结合了作者多年的理论学习和在该项目中的实践经验，以浙江防汛会商

信息系统项目为例,就项目的沟通管理过程进行了详细的论述。内容涵盖了：沟

通管理计划的编制、信息分发、干系人管理、绩效报告等项目沟通管理过程,阐

述了良好的沟通管理,对于保持项目进展、识别潜在问题、提升项目绩效、提升

客户满意度具有非常关键的作用。经过合理的沟通管理等项目管理手段，该项目

实施顺利，达到了项目的各项要求，客户满意度高，公司领导也对项目的过程管

理及结果表示满意。

正文

浙江省省～市级防汛远程会商系统使建于2002年，之后各地市迅速开展

市～县级会商系统建设，2005年省防指办适时组织实施了系统级联工程，使省、

市、县三级会商系统成为一个统一应用的整体。目前会商系统整体规模为：1个

省级会场、11个市级会场、84个县级会场、294余个乡镇级会场，且系统正不

断向乡镇延伸。该系统自建成以来，为浙江省的防汛防台抗旱工作取得的成效起

到了重要的作用，但经过多年运行,由于早期技术相对落后,随着系统规模不断扩

大、设备老化等原因,逐渐暴露出图像质量不高,稳定性下降、调度困难等问题,

对进一步提高省委省政府防汛防台抗旱指挥决策效能，成为了一个制约因素。为

此，省委省政府浙江省防指办提出了系统的二期建设需求，目的是提高系统的稳

定性、清晰度及调度指挥性能。并要求在09年7月台风来临之前完成项目的交

付工作。鉴于我公司在信息系统集成方面的良好经验和在政企客户领域的良好美

誉度,我公司在比较大优势的情况下取得了该项目的承建权.

该项目项目组在3月成立，并对项目的实施进行了分工，并根据项目的特点

及公司的组织结构情况确定了矩阵型组织管理结构。其中，信息管理软件开发部

分由公司的研发中心的研发小组负责研发；采购部门负责按照项目组要求进行实

施采购，主要设备通过POLYCOM的中国代理商提供；某运营商提供承载网络；

部分布线工程在客户同意的前提下外包给长期合作单位。本项目包含了软件开

发、采购、外包、集成等内容，是典型的信息系统集成工程。鉴于本项目较为复

杂，项目干系人比较多，工期紧，所以对我们在项目管理制度和方法提出了比较

高的要求，其中的沟通管理就是项目实施过程中的关键内容之一。

项目沟通管理是项目管理九大知识点之一，在项目管理中的作用是举足轻重

的。项目沟通管理过程包括了项目沟通计划编制、项目信息分发、干系人管理、

绩效报告内容；其中项目沟通计划编制是确定项目干系人的信息和沟通需求，分

析他们的不同期望，确定需要何种信息及何时需要及何时发送，以满足项目干系

人的要求；项目信息分发是根据项目沟通计划的安排，以合适的方式、频率，向

项目干系人发送项目的相关信息，如项目绩效信息；绩效报告是指收集和分发有

关项目绩效的信息，作为沟通的重要内容，提供了项目的状态报告、进展报告和

项目的预测，是项目干系人关心的重要内容；干系人管理是指对沟通进行管理，

根据各个项目干系人对项目的影响，根据不同的期望，以满足项目干系人的需求。

在整个沟通管理过程中,沟通计划的制订是管理过程的开始,对沟通管理过程

起着指导作用，关系到项目的沟通是否能够按照合适的方式进行适当的沟通，关

系到沟通的效果。在项目合同签订后，在项目组成立后，我作为项目经理，邀请

了项目组成员，及前期负责商务的同事，专门召开了项目沟通计划编制的前期会

议。会议采用了“头脑风暴法”，项目组成员各自对项目涉及的项目干系人进行

了分析。经过集体的讨论，我对讨论过程进行了归纳，确定了项目相关干细人，

并对各项目干系人的期望和特点进行了分析。本项目干系人可分为三类：第一类

是直接客户，既省政府下属防指办，包括相关领导和信息负责人，他们是项目的

最主要干系人，他们是否满意，决定了项目的沟通是否有效，也决定了整个项目

管理是否成功。他们的最大期望是能够及时了解项目的进展状况，是否能在进度

上确保本年度内在台风来之前完成项目的交付工作，并确保规划中的各项功能能

够高质量的实现；第二类是采购供应商和外包单位。本项目的主设