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园林工程公司合同付款管理办法

一、总则

1.目的

为加强园林工程公司合同付款管理，规范付款流程，确保资金使用的安全、合理、高效，特制定本管理办法。

2.适用范围

本办法适用于公司所有园林工程项目合同的付款管理，包括但不限于工程施工、材料采购、设备租赁、设计服务等各类合同。

3.基本原则

（1）合法性原则：合同付款必须符合国家法律法规及公司相关规定。

（2）预算控制原则：付款应在项目预算范围内进行，严格控制成本支出。

（3）审批流程原则：所有付款须经过规定的审批程序，未经审批不得支付。

（4）合同依据原则：付款必须以合法有效的合同为依据，无合同或合同条款不明确的不得付款。

二、职责分工

1.项目部

（1）负责合同执行过程中的进度跟踪与质量把控，根据合同约定及工程实际进展情况，提出付款申请。

（2）审核施工单位、供应商等提交的付款申请资料的真实性、完整性和准确性，包括但不限于工程量清单、验收报告、发票等。

（3）协助财务部门进行付款相关的沟通协调工作，解答财务部门对付款事项的疑问。

2.采购部

（1）对于材料采购、设备租赁等合同，负责核实采购物资的到货情况、质量状况以及供应商的履约情况，为付款申请提供依据。

（2）参与相关合同付款的审核工作，对采购价格、付款方式等合同条款的执行情况进行监督检查。

3.设计部

（1）在涉及设计服务合同付款时，对设计单位的设计进度、设计成果质量进行评估确认，提出付款意见。

（2）审核设计单位提交的付款申请资料中与设计工作相关的部分，确保设计服务符合合同要求。

4.财务部

（1）负责审核付款申请的财务合规性，包括核对合同金额、已付款金额、发票真伪及金额准确性等。

（2）根据公司资金状况安排付款计划，确保资金的合理调配与支付安全。

（3）办理付款手续，进行账务处理，登记合同付款台账，定期对合同付款情况进行统计分析并向公司管理层汇报。

5.管理层

（1）负责对重大合同付款申请进行最终审批决策。

（2）监督检查合同付款管理办法的执行情况，对出现的问题及时协调解决，确保付款管理工作的顺利进行。

三、付款流程

1.付款申请

（1）合同执行部门根据合同约定及项目进展情况，填写《合同付款申请表》，并附上相关证明材料，如工程进度报告、验收报告、发票、发货清单等。

（2）申请表应详细注明合同编号、合同名称、供应商名称、付款金额、付款事由、付款方式等信息。

2.部门审核

（1）项目部、采购部、设计部等相关部门对付款申请进行审核，重点审核付款申请的合理性、真实性以及是否符合合同约定，审核无误后签署意见并提交财务部。

（2）对于涉及工程质量、数量等有争议的付款申请，相关部门应协调解决争议后再提交审核。

3.财务审核

（1）财务部收到付款申请后，对付款申请的财务合规性进行全面审核，包括但不限于合同金额与付款金额的匹配性、已付款记录的准确性、发票的合规性等。

（2）审核过程中如发现问题或疑问，及时与申请部门及相关部门沟通核实，要求补充完善资料或进行调整。

4.管理层审批

（1）经财务审核通过后的付款申请，按照公司审批权限规定，报管理层进行审批。

（2）管理层根据公司资金状况、项目进展情况以及合同执行情况等综合因素进行审批决策，签署审批意见。

5.付款执行

（1）财务部根据管理层审批通过的付款申请，安排付款事宜，选择合适的付款方式进行支付，如银行转账、支票、汇票等。

（2）付款完成后，及时将付款凭证进行账务处理，登记合同付款台账，并将付款结果反馈给申请部门及相关部门。

四、付款审批权限

1.一般合同付款

单笔付款金额在[X]万元以下的，由项目经理、部门负责人、财务负责人依次审核后，报分管副总经理审批。

2.重大合同付款

单笔付款金额在[X]万元及以上的，除按一般合同付款审批流程审核外，还需报总经理审批。涉及公司重大战略项目或金额特别巨大的合同付款，需经公司董事会审议通过后执行。

五、特殊情况处理

1.预付款

（1）对于需要支付预付款的合同，合同签订部门应在合同中明确预付款的金额、支付条件、抵扣方式等条款，并提交详细的预付款申请报告，说明预付款的必要性和合理性。

（2）预付款申请经相关部门审核、管理层审批后，财务部按照规定支付预付款，并加强对预付款的跟踪管理，确保预付款项按合同约定使用和抵扣。

2.质保金

（1）质保金的扣留应按照合同约定执行，在质保期届满且无质量问题或质量问题已妥善解决后，由合同执行部门提出质保金支付申请，并附上质保期内的质量检查报告等相关资料。

（2）质保金支付申请经审核审批后，财务部予以支付。如在质保期内出现质量问题，应根据合同约定扣除相应的维修费用后支付质保金。

3.合同变更导致付款调整

（1）因合同变更导致付款金额、付款方式、付款时间等发生变化时，合同执行部门应及时办理合同