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公司复印机管理办法

一、目的

为规范公司复印机的使用与管理，确保复印机的正常运行，提高工作效率，降低办公成本，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司内部所有复印机的管理与使用。

三、复印机管理职责

（一）行政部门

1.负责复印机的选型、采购、安装与调试。

2.制定复印机的使用规范与管理制度，并监督执行。

3.定期对复印机进行维护保养与检查，联系专业维修人员进行故障维修。

4.负责复印机耗材（如纸张、墨盒、硒鼓等）的采购、库存管理与更换。

5.对复印机的使用情况进行统计分析，根据需求提出复印机的调配或更新建议。

（二）使用部门

1.组织本部门员工学习复印机的使用方法与注意事项，确保员工正确使用复印机。

2.负责本部门使用复印机的日常管理，督促员工遵守使用规范。

3.协助行政部门处理本部门复印机使用过程中出现的问题，如卡纸、故障报修等。

（三）使用人员

1.严格按照复印机的操作指南进行操作，不得随意更改复印机的设置。

2.爱护复印机设备，保持复印机周围环境整洁，不得在复印机上放置杂物。

3.节约使用复印机耗材，避免浪费纸张、墨盒等资源。如非必要，尽量双面打印。

4.发现复印机故障或异常情况，应及时报告给本部门负责人或行政部门，不得擅自处理。

四、复印机使用流程

（一）开机与预热

使用人员在每天上班后，开启复印机电源，等待复印机预热完成，预热时间一般为[X]分钟。

（二）文件复印

1.将需要复印的文件整齐放置在复印机稿台或自动进纸器上，根据文件的大小和复印要求，选择合适的纸张尺寸、复印份数、复印浓度等参数。

2.按下复印按钮，开始复印操作。在复印过程中，注意观察复印机的运行状态，如有卡纸或其他异常情况，应立即停止复印，并按照复印机的提示信息进行处理。

（三）双面复印

如需双面复印，先选择双面复印功能，然后按照复印机的提示进行操作。一般情况下，复印机先复印文件的奇数页，待所有奇数页复印完成后，将复印好的纸张重新放入进纸器，按照提示进行偶数页的复印。

（四）复印完成

复印完成后，及时取走复印好的文件，并检查文件是否完整、清晰。如发现复印质量问题，如字迹模糊、图像不完整等，可根据情况重新复印或调整复印参数后再次复印。

（五）关机

在每天下班或长时间不使用复印机时，应关闭复印机电源，以节约能源并延长复印机使用寿命。

五、复印机维护与保养

（一）日常维护

1.每天使用完毕后，清洁复印机的外部表面，包括机身、操作面板、稿台等，去除灰尘、污渍等。

2.定期清理复印机内部的纸屑、灰尘等杂物，可使用干净的软布或吸尘器进行清理。具体清理周期为每周[X]次。

3.检查复印机的纸张通道，确保无卡纸现象。如发现卡纸，应小心取出，避免损坏纸张通道或复印机内部部件。

（二）定期保养

1.行政部门应安排专业维修人员对复印机进行定期保养，保养周期为每[X]月一次。保养内容包括清洁复印机的光学部件、机械部件、电气部件等，检查复印机的各项功能是否正常，如复印质量、扫描功能、打印功能等，并根据需要进行调整或维修。

2.在复印机的保养过程中，使用部门应积极配合维修人员的工作，提供必要的协助和支持。

（三）故障维修

1.使用人员在发现复印机故障后，应立即停止使用，并向本部门负责人或行政部门报告。报告时应详细说明故障现象、发生时间等信息。

2.行政部门接到故障报告后，应及时联系专业维修人员进行维修。维修人员在维修过程中，应尽快查明故障原因，并采取有效的维修措施。对于一般故障，应在[X]小时内修复；对于较为复杂的故障，应在[X]个工作日内修复。如因特殊原因无法按时修复，应及时向使用部门说明情况，并提供临时解决方案。

六、复印机耗材管理

（一）耗材采购

1.行政部门根据复印机的使用情况和库存情况，制定耗材采购计划，并按照公司的采购流程进行采购。采购的耗材应符合复印机的型号和规格要求，确保质量可靠。

2.在采购耗材时，应选择正规的供应商，并与其签订采购合同，明确双方的权利和义务。同时，要求供应商提供耗材的质量保证和售后服务。

（二）耗材库存管理

1.行政部门设立专门的复印机耗材仓库，对耗材进行分类存放，并建立库存台账，详细记录耗材的入库、出库、库存数量等信息。

2.定期对耗材库存进行盘点，确保库存数量与台账记录一致。如发现库存短缺或积压，应及时采取措施进行调整。

3.耗材的库存数量应根据复印机的使用频率和维修情况合理确定，一般情况下，纸张的库存数量应保证公司正常使用[X]周以上，墨盒、硒鼓等耗材的库存数量应保证每台复印机至少有一套备用。

（三）耗材更换

1.当复印机提示耗材不足时，使用人员应及时通知行政部门进行耗材更换。行政部门安排专人负责耗材的更换工作，更换过程应严格按照复印机的操作手册进行，确保更换正确、无误。

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