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汽车技术公司合同付款管理办法

一、总则

1.目的

为规范公司合同付款流程，确保资金安全、合理、高效使用，防范财务风险，特制定本管理办法。

2.适用范围

本办法适用于公司所有涉及合同付款的业务活动，包括但不限于原材料采购、设备购置、技术服务、工程外包等合同款项的支付。

二、职责分工

1.业务部门

负责合同的发起、签订及执行跟踪，确保合同履行符合约定条件。

根据合同约定及业务实际进展情况，填写付款申请单，并提供相关的合同、发票、验收报告等付款依据。

负责与供应商或服务提供商进行沟通协调，处理付款过程中的业务问题。

2.财务部门

负责审核付款申请单及相关付款依据的真实性、合法性、完整性和准确性。

核对合同条款与付款申请的一致性，包括付款金额、付款方式、付款时间等。

根据公司资金状况安排付款计划，办理付款手续，并进行账务处理。

定期对合同付款情况进行统计分析，为公司资金管理提供数据支持。

3.法务部门

负责对合同的合法性进行审查，确保合同条款符合法律法规要求。

在合同付款过程中，对涉及法律纠纷或风险的事项提供法律意见和建议。

协助处理因合同付款引发的法律诉讼或仲裁事宜。

4.管理层

负责对重大合同付款申请进行审批决策，根据公司战略目标和财务状况，综合考虑付款的必要性和合理性。

监督合同付款管理办法的执行情况，对发现的问题及时提出整改要求。

三、付款流程

1.付款申请

业务部门在合同约定的付款时间或根据业务实际需要付款时，填写《付款申请单》。申请单应详细填写合同编号、供应商名称、付款金额、付款用途、付款方式、开户银行及账号等信息，并附上相关的合同复印件、发票原件（或电子发票打印件）、验收报告（如有）等付款依据。

对于分期付款的合同，业务部门应在每次付款申请时注明本次付款所属的合同分期付款阶段及对应的付款条件是否已满足。

2.部门审核

业务部门负责人对付款申请单及相关付款依据进行审核，确认业务的真实性、付款金额的准确性以及付款条件的符合性。审核无误后签字确认，并提交给财务部门。

3.财务审核

财务部门收到付款申请后，对付款申请单及相关附件进行全面审核。

审核内容包括但不限于：发票的真伪及合规性（如发票抬头、税号、金额、税率、发票内容与合同是否一致等）；合同条款与付款申请的一致性；付款金额的计算是否正确；是否有足够的预算额度；是否存在逾期未付的款项及原因；供应商的信用状况等。

如发现付款申请存在问题或疑点，财务部门应及时与业务部门沟通核实，并要求业务部门补充或更正相关资料。审核无误后，财务部门相关负责人签字确认，并提交给法务部门（如涉及法律审查事项）或直接提交给管理层审批（根据公司授权审批权限）。

4.法务审查（如有需要）

对于涉及重大法律风险或法律条款较为复杂的合同付款申请，法务部门进行审查。审查内容主要包括合同的法律效力、付款条款的法律风险、是否存在潜在的法律纠纷等。

法务部门出具审查意见，如无法律异议则签字确认，并将付款申请材料返回财务部门；如有法律问题或风险，法务部门应提出修改建议或风险防范措施，由业务部门与供应商协商解决后重新提交付款申请。

5.管理层审批

根据公司的授权审批权限，付款申请单提交给相应的管理层进行审批。管理层应综合考虑公司的资金状况、业务需求、合同履行情况以及供应商关系等因素，对付款申请进行审批决策。

审批意见应明确签署同意付款、不同意付款或缓期付款，并注明理由。对于不同意付款或缓期付款的申请，应及时反馈给业务部门和财务部门，由业务部门与供应商沟通协商处理。

6.付款执行

财务部门在收到管理层审批同意的付款申请后，根据公司资金安排和付款计划，在规定的时间内办理付款手续。

付款方式应按照合同约定执行，如银行转账、支票、汇票、电子支付等。财务部门在付款完成后，及时将付款凭证进行账务处理，并将付款信息反馈给业务部门。

业务部门负责跟踪付款到账情况，并及时与供应商或服务提供商确认收款信息，确保款项支付准确无误。如出现付款异常情况（如退款、付款错误等），业务部门应及时通知财务部门并协助处理。

四、付款期限

1.原则上，公司应按照合同约定的付款期限进行付款。对于未明确约定付款期限的合同，业务部门应与供应商协商确定合理的付款时间，并在付款申请单中说明原因。

2.如因特殊情况需要提前付款或延期付款，业务部门应提前填写《付款期限变更申请单》，详细说明变更原因、变更后的付款时间，并提交财务部门审核、管理层审批。审批通过后方可执行变更后的付款期限。

3.对于供应商提出的付款期限调整要求，业务部门应进行评估分析，并与财务部门、法务部门协商一致后，按照本办法规定的审批流程办理相关手续。

五、特殊情况处理

1.预付款

对于需要支付预付款的合同，业务部门应在合同签订后提交预付款申请，申请时除提供常规付款申请所需资