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玩具公司合同付款管理办法

一、总则

为加强玩具公司合同付款管理，规范付款流程，确保资金安全、合理、高效使用，特制定本办法。本办法适用于公司内部所有涉及合同付款的业务活动。

二、职责分工

（一）采购部门

1.负责依据合同约定及业务需求，准确填写付款申请单，详细注明付款事由、合同编号、供应商信息、付款金额、付款方式等内容。

2.对付款申请的真实性、合理性及与合同约定的一致性负责，确保所申请付款的业务已按合同要求履行相应义务，如货物验收合格、服务已提供等。

3.负责与供应商沟通协调付款相关事宜，及时处理供应商关于付款的疑问和反馈。

（二）财务部门

1.对付款申请进行财务审核，主要包括审核付款金额是否准确无误、是否符合公司财务预算安排、是否有足够的资金支付、相关票据是否齐全合规等。

2.根据公司财务制度和资金状况，合理安排付款时间和付款方式，确保公司资金的流动性和安全性。

3.负责办理付款手续，按照规定的流程进行资金支付，并及时登记财务账目，确保付款记录的准确性和完整性。

（三）法务部门（如有需要）

1.对重大合同或存在法律风险的付款事项进行法律审查，确保付款行为符合法律法规及合同约定，防范法律风险。

2.协助处理因付款问题引发的法律纠纷或争议，提供法律专业意见和支持。

（四）管理层

1.对金额较大或特殊的付款申请进行审批决策，综合考虑公司战略、业务需求、财务状况等因素，确保付款决策的科学性和合理性。

2.监督检查合同付款管理办法的执行情况，及时发现和纠正存在的问题，保障付款管理工作的规范有序进行。

三、付款流程

（一）付款申请

1.采购部门在合同约定的付款条件成就时，填写《合同付款申请单》，并附上相关合同文本、验收报告（如适用）、发票等证明文件。

2.申请单需经采购部门负责人签字确认后，提交至财务部门。

（二）财务审核

1.财务部门收到付款申请单及相关附件后，进行财务审核。审核内容包括但不限于：

核对付款申请单与合同的一致性，包括付款金额、付款时间、付款方式等是否符合合同约定。

检查发票的真实性、合法性和完整性，发票抬头、内容、金额等是否正确无误。

确认公司财务预算中是否有相应的资金安排，以及当前公司资金状况是否足以支付该笔款项。

对涉及预付款、分期付款等特殊付款方式的，审核是否符合公司相关规定和审批程序。

2.财务审核通过后，财务人员在申请单上签署审核意见，并将申请单及相关附件提交至管理层审批。如财务审核不通过，财务部门应及时将申请单退回采购部门，并说明退回原因，要求采购部门补充或修正相关资料后重新提交。

（三）管理层审批

1.管理层根据付款金额大小和审批权限，对付款申请进行审批。审批时应综合考虑公司业务发展战略、财务状况、合同履行情况等因素，确保付款决策符合公司整体利益。

2.对于金额较大或存在特殊情况的付款申请，管理层可组织相关部门进行讨论或要求提供进一步的说明材料后再进行审批。

3.管理层审批通过后，在申请单上签署审批意见，并将申请单转回财务部门。如审批不通过，管理层应注明不通过原因，财务部门将申请单退回采购部门。

（四）付款执行

1.财务部门在收到管理层审批通过的付款申请单后，按照公司财务制度和相关规定办理付款手续。

2.根据付款方式的不同，财务部门进行相应的操作：

采用银行转账方式付款的，财务人员填写银行付款凭证，经财务负责人签字确认后，提交至银行办理转账手续。在办理转账过程中，确保收款单位名称、账号、开户行等信息准确无误，防止资金转错。

采用支票付款的，财务人员开具支票，并在支票上填写正确的收款单位名称、金额、用途等信息，加盖公司财务专用章和法人章。支票开具后，交由采购部门或专人送达供应商，并要求对方签收确认。

对于采用其他付款方式的，如商业汇票、电子支付等，财务部门按照相应的操作流程和规定办理付款手续，确保付款安全、及时。

3.付款完成后，财务部门及时登记财务账目，将付款凭证、发票、合同等相关资料进行整理归档，以备后续查询和审计。

四、特殊情况处理

（一）预付款

1.对于合同约定需要支付预付款的业务，采购部门在申请预付款时，除按照正常付款流程提交付款申请单及相关合同文本外，还需提供详细的预付款必要性说明和预付款计划，包括预付款金额占合同总金额的比例、预计后续付款时间节点及金额等信息。

2.财务部门在审核预付款申请时，重点关注预付款比例是否合理、供应商的信誉和资质情况、是否有相应的风险防范措施等。如预付款金额较大或存在较高风险，财务部门可要求采购部门提供额外的担保或抵押措施。

3.管理层在审批预付款申请时，充分考虑公司资金状况、业务风险以及与供应商的合作关系等因素，谨慎做出决策。预付款支付后，采购部门应密切跟踪合同履行情况，及时催促供应商按照合同约定提供货物或服务，并在后续