园林养护公司合同付款管理办法.docxVIP

园林养护公司合同付款管理办法

一、总则

为规范园林养护公司合同付款流程，确保付款及时、准确、合规，保障公司利益与业务正常开展，特制定本管理办法。

二、适用范围

本办法适用于园林养护公司与供应商、服务提供商、承包商等签订的各类合同付款管理，包括但不限于苗木采购合同、绿化养护服务合同、园林景观工程施工合同等。

三、职责分工

（一）申请部门

负责依据合同约定及实际业务进展情况，准确填写付款申请单，提供完整的付款相关资料，包括合同原件、验收报告、发票等，并对付款申请的真实性、合法性、准确性负责。

（二）财务部门

负责审核付款申请单及相关资料的完整性、合规性，核对发票真伪与金额准确性，依据公司资金状况安排付款计划，办理付款手续，并进行账务处理与资金支付记录。

（三）审批部门

依照公司审批权限规定，对付款申请进行逐级审批，包括部门负责人审核业务真实性与合理性，分管领导审批付款必要性与合规性，总经理或授权审批人进行最终审批决策，确保付款符合公司战略与财务政策。

（四）合同管理部门

负责合同原件的存档与管理，在付款审核过程中提供合同相关信息查询与核对服务，协助解决因合同条款引发的付款争议，监督合同执行与付款进度的一致性。

四、付款申请流程

（一）申请时间

申请部门应在合同约定的付款期限届满前[X]个工作日内，或根据实际业务完成情况且符合付款条件时，及时提交付款申请，避免逾期付款导致的违约风险或影响业务合作关系。

（二）申请单填写

填写《付款申请单》，详细注明合同编号、供应商名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额、付款用途、付款方式、开户银行及账号等信息，并附相关证明材料，如合同复印件（需加盖申请部门公章）、验收报告（由验收部门出具并签字确认）、发票原件及复印件（发票内容应与合同约定及实际业务相符）等。

（三）部门审核

申请部门负责人对付款申请进行初步审核，确认付款事项真实发生、符合合同约定及公司内部审批流程，在《付款申请单》上签署审核意见并签字。

五、审批流程

（一）财务审核

财务部门收到付款申请后，对申请单及附件进行全面审核，包括但不限于核对合同条款与付款申请的一致性、发票的真实性与合规性、已付款金额的准确性、公司资金状况是否允许支付等，审核无误后在《付款申请单》上签署财务意见并签字。

（二）分管领导审批

根据审批权限，分管领导对付款申请进行审批，重点关注付款事项的合理性、必要性以及对公司业务发展的影响，在《付款申请单》上签署审批意见并签字。

（三）总经理或授权审批人审批

对于超出分管领导审批权限的付款申请，需提交总经理或授权审批人进行最终审批，总经理或授权审批人综合考虑公司整体战略、财务状况、业务需求等因素，做出批准或驳回付款申请的决策，并在《付款申请单》上签署最终审批意见并签字。

六、付款执行与跟踪

（一）付款安排

财务部门依据审批通过的付款申请，按照公司财务制度与资金管理规定，合理安排付款时间与付款方式，确保资金安全、及时支付到供应商或服务提供商指定账户。

（二）付款记录

财务部门在完成付款后，及时进行账务处理，记录付款日期、付款金额、付款方式、付款对象等信息，确保财务数据的准确性与完整性，并将付款凭证归档保存。

（三）跟踪反馈

申请部门负责跟踪付款后的业务进展情况，如货物交付、服务质量保证等，及时与供应商或服务提供商沟通协调解决可能出现的问题，并将跟踪结果反馈给财务部门与相关领导，确保合同执行的顺利进行。

七、特殊情况处理

（一）预付款

对于需支付预付款的合同，申请部门除提交常规付款申请资料外，还需提供详细的预付款申请报告，说明预付款的必要性、金额计算依据、供应商履约能力评估等情况，经审批通过后方可支付预付款。财务部门应在后续付款中对预付款进行抵扣与核算，确保合同款项支付的准确性。

（二）合同变更导致的付款调整

如因合同变更（包括合同金额增加或减少、付款方式改变、付款期限调整等）需调整付款申请，申请部门应及时提交合同变更协议及相关说明文件，重新履行付款申请与审批流程，财务部门依据变更后的合同条款进行付款审核与处理。

（三）争议处理

在付款过程中如出现合同纠纷、发票争议、质量问题等导致付款受阻的情况，申请部门应积极与供应商或服务提供商协商解决，并及时向公司领导汇报。财务部门暂停付款流程，待争议解决后，根据协商结果或法律裁决重新启动付款程序。

八、监督与检查

（一）内部审计

公司内部审计部门定期或不定期对合同付款管理情况进行审计检查，重点审查付款流程的合规性、资料的完整性、审批权限的执行情况、账务处理的准确性等，对发现的问题及时提出整改建议并跟踪整改落实情况。

（二）违规处理

对违反本管理办法的行为，如虚假申请付款、越权审批、拖延付款等，视情节轻重给予相关责任人警告、罚款、降职、撤职等处分，给公司造成经济损失的，依法追究其赔偿责任