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遵义市骨科医院归档文件整理实施细则

《归档文件整理规则》是国家档案局颁布实施的新时期档案工作标准化文件，是对传统档案工

作的一项重要改革。随着我院档案业务工作水平的不断提高、现代化管理手段的逐步完善，贯彻实

施《归档文件整理规则》的前提条件已经具备。为适应办公自动化的需要，提高我院档案管理水平，

根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），结合我院实际情况，

我院档案室制定了《遵义市骨科医院归档文件整理实施细则》，（以下简称《实施细则》）。经领导同

意，我院从2006年6月1日起施行《实施细则》，整理2001年以后（不含1999年）的文件，按《实

施细则》执行。请院内各部门遵照执行。

一、实施档案卷改件的意义

1、机构改革、人员精简、办公自动化进程加快，要求档案部门加快改革的力度，提高档案现代化

管理手段，计算机等现代科学技术在档案管理中的广泛利用为文件材料的立卷归档改革提出新的要

求，并且有了改革的条件。

2、传统立卷方法是档案积压一年才集中立卷，造成文书处理系统与归档程序的脱节，也易造成文

件的丢失，并造成档案工作人员一年忙闲不均。新的方法可以平时归档。

3、传统的立卷方法复杂、繁琐，工作量大，难以提高档案工作效率和质量。传统立卷有两难：一

是组卷难，分类、按问题等，排列、拟题名、划定保管期限，难度大，不易掌握。二难是工作量大，

编页号，抄卷内目录，装订、编案卷号、排列案卷，写案卷封面等工作。新方法省略拟定题名、编

页号、编案卷号、写案卷封面等工作，大大节省了劳动时间，减轻了档案人员的劳动强度，提高了

档案工作的效率。

4、传统的立卷方法要求整齐划一，对部分文件过度裁切，造成档案内容受损，新方法有利于保持

档案的原貌，维护了档案的真实性，。

5、传统立卷方法利用档案要整卷取出翻阅，新方法只需取出所需要的那份文件即可，方便利用，

查准率高，有利于档案的复制、保密与安全。

6、办公自动化的形成和计算机在档案管理中的应用，有利文档一体化管理。

7、新方法有利于遗漏文件的补充，保证了档案的完整性。

二、卷改件整理标准的特点

1、简化的特点

⑴取消了案卷，实行文件级管理，免除了传统复杂的立卷模式。

⑵装订以件为单位，对装订的方式不作统一规定，只是符合档案保护要求即可。

⑶取消案卷、卷内文件两级目录，只编以件为单位的归档文件目录。

⑷归档文件直接装盒。

⑸不须填写案卷题名和案卷封面。只须填写盒盒脊上的内容。

2、兼容的特点

[1]可使用计算机管理和检索

[2]也可兼顾传统的手工操作方法

三、归档文件整理实施细则

第一条为适应档案管理现代化需要，规范我院归档文件整理方法，制定《西南农业大学归档文件

实施细则》。

第二条本《实施细则》适用于我院在党、政、工、团等各项活动中形成的已办理完毕的、作为文

书档案保存的纸质文件的整理。

第三条归档的文件材料应收集齐全完整，于次年6月底以前归档。

第四条归档文件的整理，应遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系，区分

不同价值，便于保管和利用。

第五条归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。

第六条归档文件的整理，以件为单位进行，一般以一份文件为一件。我院内部机构多，分工较细，

文件材料产生量大，因此采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类法。

第七条归档文件应逐件装订：

第八条归档文件的排序方法：将归档文件依据分类结合事由按时间顺序排列；同一事由、同一事

件或同一问题的文件材料按重要程序排列；会议记录、统计报表等成套性文件材料应按照重要程度

分别集中排列。

第九条归档文件的编号

（一）归档文件应依据分类、排列的次序逐件编号，在文件封面的归档章上填写相关内容。归档

章设置全宗号、年度、保管期限、室编（馆编）件号、页数、机构（问题）七项内容。

（二）归档文件的件号按其排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内。

第十条编制归档文件目录

（一）归档文件在分类、排列、编号以后，以件为单位编制目录。

（二）归档文件目录为A竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项。

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（三）各公文处理部门在正确编制归档文件目录后，须及时录入至档案管理系统中。

第十一条归档文件的装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊及备

考项目。

第十二条归档文件的移交

本院各立档单位分别负责本单位