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采购控制程序文件

采购控制程序文件

本文件的目的是对采购物资的全过程进行管理控制，以确

保其符合公司采购流程及规定要求。适用范围包括原材料、外

购物料及服务等物资采购的控制。

职责方面，采购部负责组织对供应商的评价工作，并提供

《合格供应商一览表》，同时负责对各部门提出的采购申请程

序进行把控。项目部或申请部门负责提供采购需求说明或技术

性文件。采购部收集汇总编制《月采购计划报表》，于次月1

日前提交月采购计划，每月5日前（含5日）提交上月采购报

表。以上表格分公司采购人员制作后，需提交至集团采购部各

区域负责人处进行审核，待审核通过后，方可进行采购。

收货部门及使用部门负责采购物料的检验、验证。仓库负

责按公司要求对采购物资进行管理（如配有仓库此条有效）。

采购工作程序方面，采购需求文件及采购计划包括名称、

数量、质量要求、标识方法、交货方式及交货期等。采购申请

文件分为三种：月度采购计划申请、采购签报申请、临时物料

采购申请。

月度采购计划由需求部门申请后，发送至采购员处汇总，

采购编制好月度采购计划汇总表后，需由分公司财务、总经理

签字后，另发送至集团采购部进行申批，集团采购部审核通过

后方可进行采购配送。签报申请一般用于固定资产、临时采购

超过2000元标准时使用。临时采购申请即在月度计划外采购

（如：临时进场、开荒、特殊要求等），且采购金额未超过

2000元的，需由申请或使用部门填写临时材料申请单，再由

部门经理、分公司总经理签字后方可执行采购。

在采购具体操作流程及要求方面，新项目成立后，分公司

采购人员需要按项目需求确定申请文件模式，例如作业车辆采

购，如洒水车、洗扫车等，这些车辆采购一般需要供货周期。

确定好需求后，可直接走公司内网OA签报进行申请，部门领

导审批，再发至集团车辆管理部相关人员、财务、集团办公室、

董事长依次批复后由集团车辆管理部人员负责车辆采购事宜。

4.2.1.2对于新项目的办公家具和小型设备采购，采购人员

需要进行询价比对，至少比对三家供应商的价格。对于家具询

价，需要提供图片和材质等信息；小型设备需要提供相关参数；

而电脑、打印机等办公设备需要提供品牌、配置和保修条款等。

京东采购是其中一个比对价格的途径。询价比对完成后，需要

在公司内网OA签报进行申请。分公司采购在意见栏内需说明

询价情况、付款方式及采购意见，报请集团采购部审批。按照

流程审批完成后，方可进行采购。付款方式必须采用月结对公

转账。除网购外，所有采购均需签定采购合同。

4.2.1.3对于新项目的常规物料采购，一般在当地进行采购

配送。选择供应商应按照《供应商管理程序》文件进行操作。

首次采购需要在当地进行至少三家比对询价（城市规模大最好

五家）。询价内容包括单价、是否含税（专票或是普票，专票

需注明抵扣税点）以及支付方式等。询价完成后，需要在内网

OA进行签报申请并报集团采购部进行审核。依次批复后，方

可进行合作，并与供应商签定框架协议。

4.2.1.4对于新项目的费用支付，如房屋租金、油卡充值费

用等，均需走采购签报申请。

4.2.4.5采购人员应根据采购计划以合同订货、对公账务往

来为主，市场零星采购为辅原则，在《合格供应商一览表》内

选择供应商进行采购。

4.2.2常规采购、物控的具体操作流程如下：

4.2.2.1订单：采购人员收到物料申请单后（需有部门经理

及分公司总经理签字），首先进入ERP系统录入订单（具体

操作参考《采购ERP操作手册》）。订单打印后，需要给直

属部门经理签字。签字后，传真或扫描给供应商（原件采购按

月装订存档备查）。供应商收到订单后打印两份，一份盖章确

认与当月送货单一起送交我公司采购员。采购员登记采购合同

台账，支付付款时需作为附件一并附在付款申请单中，另一份

供应商存档备查。

4.2.2.2送货单：供应商需提供一式三联的送货单需盖章

（打印件最好）。如果送货直接到项目上，由项目接收人核实

物料无误后在送货单上签字。签字后的送货单一份留存项目，

另一份随订单配送或邮寄给分公司物控或财务部会计处。送货

到仓库则仓管人员核对无误后在送货单上签字，签字后一份留

存仓管人员，另一份与订单一起配送（或邮寄）到分公司物控

或财务部会计处。送货单是财务入库及付款的依据，支付货款

时需作为附件一并附在付款申请单