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养老院档案信息管理制度

《养老院档案信息管理制度》

一、目的与需求

为了加强养老院档案信息的管理，提高档案信息的利用效率，确保档案信息的真实性、完整性、安全性和保密性，根据国家相关法律法规、养老服务行业标准以及养老院的实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于养老院内部所有涉及档案信息的产生、收集、整理、保管、利用、销毁等环节的管理活动。

三、引用法律法规与行业标准

1.法律法规：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国老年人权益保障法》等相关法律法规。

2.行业标准：养老服务相关的国家标准、行业规范以及地方标准。

四、档案信息管理职责分工

（一）档案管理部门

1.负责制定和完善养老院档案信息管理制度，并组织实施。

2.负责档案信息的收集、整理、分类、编号、归档和保管工作。

3.负责档案信息的检索、查阅、借阅和利用服务工作。

4.负责档案信息的安全管理，采取有效的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案信息的安全。

5.定期对档案信息进行检查、清理和鉴定，对过期或失去保存价值的档案信息提出销毁建议。

（二）各业务部门

1.负责本部门在业务活动中形成的档案信息的收集、整理和初步审核工作，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。

2.协助档案管理部门做好档案信息的查阅、借阅和利用工作。

（三）信息技术部门

1.负责档案信息管理系统的建设、维护和管理工作，确保系统的正常运行。

2.提供档案信息数字化处理、存储和备份等技术支持，保障档案信息的安全和完整性。

五、档案信息的分类与整理

（一）分类原则

按照档案信息的性质、来源、形成时间、内容等因素进行分类，便于档案信息的管理和利用。

（二）分类方法

1.行政管理类：包括养老院的章程、规章制度、会议记录、工作计划、总结报告、人事档案等。

2.服务业务类：包括入住登记资料、服务协议、健康档案、护理记录、费用结算凭证等。

3.设施设备类：包括养老院的房屋建筑、设施设备的购置、安装、使用、维护、维修等方面的档案信息。

4.财务审计类：包括财务预算、决算报表、会计凭证、审计报告等。

5.其他类：包括养老院的宣传资料、荣誉证书、捐赠记录等。

（三）整理要求

1.档案信息应按照分类方案进行整理，确保分类准确、清晰。

2.档案信息应保持完整性，不得随意拆分或合并。

3.档案信息应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。

4.档案信息应编制目录，目录应包括档案名称、编号、形成日期、保管期限等内容。

六、档案信息的归档与保管

（一）归档时间

各业务部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案信息整理完毕，并向档案管理部门移交归档。

（二）归档要求

1.档案信息应齐全、完整、准确，符合档案管理的相关要求。

2.档案信息应按照分类方案进行整理和装订，装订应牢固、整齐。

3.档案信息应填写归档登记表，注明档案名称、编号、数量、形成日期、保管期限等内容。

（三）保管条件

1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防高温等条件。

2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合国家标准。

3.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行检查和维护。

（四）保管期限

1.档案信息的保管期限分为永久、长期（[X]年以上）、短期（[X]年以下）三种。

2.档案管理部门应根据档案信息的性质、价值和利用需求，确定档案信息的保管期限，并在档案目录和归档登记表中注明。

七、档案信息的查阅与借阅

（一）查阅程序

1.查阅档案信息应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。

2.查阅档案信息应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案信息带出档案库房。

3.查阅档案信息时，应遵守档案管理的相关规定，不得涂改、损毁、抽取档案信息。

（二）借阅程序

1.借阅档案信息应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。

2.借阅档案信息应办理借阅手续，领取借阅凭证，并在规定的时间内归还。

3.借阅档案信息期间，应妥善保管档案信息，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、公布档案信息。

八、档案信息的安全与保密

（一）安全管理

1.档案管理部门应建立健全档案信息安全管理制度，加强对档案信息的安全管理。

2.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫等设备，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。

3.档案信息管理系统应设置安全防护措施，如防火墙、加密技术、访问控制等，防止档案信息被非法访问、篡改和泄露。

（二）保密管理

1.档案管理部门应加强对档案信息的保密管理，严格遵守国家有关保密法律法规和养老院的保密制度。

2.档案信息管理人员应签订保密协议，严格遵守保密纪律，不得泄露档