广告传媒公司信息化管理办法.docx

广告传媒公司信息化管理办法

一、总则

1.目的

为提高广告传媒公司的运营效率、管理水平和市场竞争力，充分利用信息化技术对公司的业务流程、资源配置、客户关系等进行有效整合与优化管理，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司内部所有部门、员工以及与公司信息化系统相关的合作伙伴、外部供应商等在信息化建设、使用、维护和管理过程中的行为规范与操作准则。

二、信息化系统建设与规划

1.需求分析

由各业务部门结合自身工作实际，提出信息化需求，包括但不限于项目管理、客户资源管理、创意设计流程优化、媒体资源整合、财务核算自动化等方面的需求。信息管理部门负责汇总整理，形成详细的需求调研报告。

2.系统选型与采购

依据需求分析报告，信息管理部门组织开展市场调研，对可供选择的信息化系统软件、硬件产品及服务提供商进行评估与筛选。综合考虑产品功能、性价比、供应商信誉、售后服务等因素，确定最适合公司的信息化解决方案，并按照公司采购流程进行采购。

3.项目实施与验收

成立信息化项目实施小组，成员包括信息管理部门人员、相关业务部门骨干以及供应商实施团队。制定详细的项目实施计划，明确各阶段任务、责任人与时间节点。在实施过程中，严格按照项目计划推进，及时解决出现的问题。项目完成后，由信息管理部门组织相关业务部门进行验收测试，确保系统功能满足业务需求，运行稳定可靠，数据准确完整。验收合格后，正式交付使用。

三、信息化系统使用管理

1.用户账号管理

信息管理部门为每位员工创建唯一的信息化系统用户账号，并根据员工岗位职能分配相应的系统权限。员工应妥善保管自己的账号密码，不得转借他人使用。如发现账号密码泄露，应及时通知信息管理部门进行密码重置或账号锁定处理。对于离职员工，信息管理部门应在其离职手续办理完毕后，立即注销其系统账号，并取消相应权限。

2.操作规范与培训

信息管理部门制定信息化系统操作手册，明确各业务模块的操作流程、规范与注意事项。定期组织员工进行信息化系统操作培训，确保员工熟练掌握系统的使用方法。新员工入职时，应安排专门的信息化系统入职培训，使其能够尽快适应公司的信息化工作环境。员工在使用信息化系统过程中，应严格按照操作手册进行操作，不得随意进行违规操作，如擅自修改系统数据、恶意破坏系统功能等。如因员工违规操作导致系统故障或数据丢失，应追究相关人员的责任。

3.数据录入与管理

各业务部门负责本部门业务相关数据的录入工作，确保数据的及时性、准确性与完整性。数据录入应遵循统一的数据格式与规范要求，对于重要数据，应进行双人录入或交叉核对，以保证数据质量。信息管理部门负责对公司整体数据进行存储、备份、恢复与安全管理。建立数据备份与恢复机制，定期对数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的介质中。如遇数据丢失或系统故障，能够及时进行数据恢复，确保公司业务的正常开展。同时，加强数据安全管理，采取加密、访问控制、数据审计等措施，防止数据泄露与非法访问。

四、信息化系统维护与安全管理

1.日常维护

信息管理部门安排专人负责信息化系统的日常维护工作，包括系统硬件设备的巡检、保养与维修，软件系统的升级、补丁安装与故障排除等。建立系统维护日志，记录维护工作的内容、时间、人员以及发现的问题与解决方法，以便于后续查询与分析。定期对系统的性能进行监测与评估，如发现系统性能下降或存在潜在风险，应及时采取优化措施，确保系统始终处于良好的运行状态。

2.安全防护

构建完善的信息化系统安全防护体系，包括网络防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全设备的部署与配置。定期对安全设备进行升级与更新，确保其能够有效防范各类网络攻击与恶意软件的入侵。加强员工的信息安全意识教育，通过培训、宣传等方式，使员工了解信息安全的重要性，掌握基本的信息安全防护知识与技能，如不随意点击不明链接、不下载未知来源的文件、不泄露公司敏感信息等。制定信息安全应急预案，明确在发生信息安全事件时的应急响应流程、责任分工与处置措施，定期组织应急演练，提高公司应对信息安全事件的能力。

五、信息化资源管理

1.硬件资源管理

对公司的信息化硬件设备，如服务器、计算机、打印机、网络设备等进行统一登记、编号与资产管理。建立硬件设备档案，记录设备的采购时间、型号、配置、使用部门、维护记录等信息。定期对硬件设备进行盘点清查，确保账实相符。对于闲置或报废的硬件设备，应按照公司资产处置流程进行处理，避免资产流失。合理分配硬件资源，根据各部门业务需求与实际使用情况，进行设备调配与优化配置，提高硬件资源的利用率。

2.软件资源管理

对公司购买的正版软件进行统一管理，建立软件资源库，记录软件的名称、版本、许可证数量、使用范围等信息。严格控制软件的安装与使用，确保软件使用符合公司授权范围与法律法规要求。定期对软件进行升级与更新，以