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知识产权代理公司合同付款管理办法

一、总则

为规范知识产权代理公司合同付款流程，确保资金安全、合理使用，提高财务管理效率，特制定本办法。本办法适用于公司内部所有涉及合同付款的业务活动，全体员工应严格遵守。

二、职责分工

（一）业务部门

1.负责与客户或供应商协商合同条款，明确付款方式、金额、时间等关键信息，并及时提交合同文本及相关付款申请资料。

2.跟进合同执行进度，在付款节点前确认业务完成情况，确保符合付款条件，并向财务部门提供相关证明材料。

3.负责处理与付款相关的业务沟通与协调工作，如解答客户或供应商的付款疑问、处理付款纠纷等。

（二）财务部门

1.审核合同付款申请的合规性，包括核对合同条款与付款申请的一致性、审查付款凭证的真实性与完整性等。

2.根据公司资金状况安排付款计划，确保资金合理调配，优先满足重要合同及紧急业务的付款需求。

3.负责办理具体付款手续，包括填写付款单据、选择合适的付款方式、与银行等金融机构进行对接等，并及时记录付款信息，更新财务账目。

4.定期对合同付款情况进行统计分析，为公司管理层提供财务数据支持，协助评估公司财务风险及资金使用效益。

（三）管理层

1.负责审批重大合同付款申请，对付款事项的合理性、必要性及对公司战略目标的影响进行综合评估与决策。

2.监督合同付款管理办法的执行情况，定期听取财务部门及业务部门的汇报，对发现的问题及时提出整改要求，确保制度有效落实。

三、付款流程

（一）预付款申请

1.业务部门依据合同约定，在需要支付预付款时，填写《预付款申请单》，详细注明合同编号、供应商名称、预付款金额、付款事由、预计到货时间或服务完成时间等信息，并附上经双方签署的合同文本原件及复印件。

2.《预付款申请单》依次经业务部门负责人审核签字，确认预付款申请符合业务实际需求且合同条款无误；财务部门审核签字，重点审查付款金额计算准确性、付款方式合规性以及公司资金状况是否允许支付该笔预付款；最后由管理层审批签字，对于金额较大或涉及重大业务的预付款申请，管理层应根据公司战略规划及财务预算进行综合考量后决定是否批准。

3.审批通过后，财务部门依据《预付款申请单》办理预付款支付手续，将款项支付至合同指定的供应商账户，并及时将付款凭证复印件反馈给业务部门存档。

（二）进度款申请

1.业务部门在合同执行到约定的进度付款节点时，根据实际业务进展情况填写《进度款申请单》，除注明合同编号、供应商名称、本次申请进度款金额、累计已付款金额、付款事由外，还需详细说明合同执行进度情况，如已完成的工作任务量、交付的成果物、是否通过阶段性验收等，并附上相关的验收报告、工作成果证明材料（如专利申请文件提交回执、商标注册受理通知书等）以及合同复印件。

2.《进度款申请单》同样按照业务部门负责人、财务部门、管理层的顺序进行审核审批。业务部门负责人需确认业务进度真实有效且符合合同约定的付款条件；财务部门审核付款金额与合同约定及业务进度的匹配性，以及相关证明材料的完整性；管理层则对整体业务情况进行把控，评估支付进度款对公司业务推进及财务状况的影响，做出审批决定。

3.财务部门在收到审批通过的《进度款申请单》后，按照公司财务制度及合同约定的付款方式安排进度款支付，并将付款凭证及时归档保存，同时向业务部门反馈付款信息。

（三）尾款申请

1.合同约定的服务或项目全部完成并通过最终验收后，业务部门填写《尾款申请单》，准确填写合同编号、供应商名称、尾款金额、付款事由等内容，并附上经客户或公司内部验收部门签字确认的最终验收报告、合同原件及复印件以及与合同执行相关的其他所有资料。

2.《尾款申请单》经业务部门负责人审核确认合同已圆满履行完毕且无任何遗留问题；财务部门审核尾款金额计算准确性、合同履行过程中的所有付款记录完整性以及是否存在未结清的费用或纠纷等情况；管理层对整个合同执行效果及尾款支付的合理性进行审批。

3.审批完成后，财务部门办理尾款支付手续，结清合同款项，并对该合同的财务档案进行整理归档，完成合同付款流程的闭环管理。

四、付款审核要点

1.合同审核：财务部门在审核付款申请时，首先要对合同文本进行仔细审查，确保合同的真实性、合法性与有效性，核对合同编号、签约双方名称、合同金额、付款方式、付款时间节点等关键条款与付款申请的一致性，防止出现合同条款与付款要求不符的情况。

2.发票审核：所有付款申请必须附带合法有效的发票，财务部门需审核发票的真伪、发票抬头、发票内容、发票金额、发票税率等信息是否正确，发票开具日期是否符合合同约定及税务要求，对于不符合规定的发票，应要求业务部门及时更换或补充完善。

3.业务进度审核：根据业务部门提供的合同执行进度证明材料，财务部门对业务进展情况进行核实，确认是否达到合同约定的付款