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会务服务保障方案

会务服务保障方案

在了解会务需求时，我们为了更准确地了解会议主办方的

需求，设计了标准问卷，以引导他们提出会务需求。我们会书

面登记会务需求并与会议主办方确认。会务需求确认相关表格

详见下列表格。

附表一：会务服务需求确认表

类别：座谈会、报告会、开/闭幕式、演出、受聘仪式、

其他（）

会议日期：年月日

会议时间：上午、下午、晚上

会议地点

参会领导

参会人数

1、预留贵宾车位；贵宾专车：是/否，位数：

2、参观路线：是否，路线、出发点、途经、终点

3、是否需要增加安保力量：是/否，人数、工作事项

4、参会人员是否凭证件入场：是/否，保密内容、是否有

保密要求

5、是否需要大功率电源：是/否，电压负荷、电源连接线、

是否通往楼层

6、会议期间是否需要音乐进行曲：是/否，使用时间

7、是否需要使用投影：是/否，使用时间

8、是否需要录音笔：是/否

附表二：会务服务需求确认表（续）

类别：开/闭幕式、设施设备

项目：

1、是否需要合影：是/否，合影座椅数量

2、是否有外宾参加：是/否，外宾使用语言、数量

3、是否需要预留宣传牌：是/否，摆放时间

4、是否需要协助制作与悬挂横幅：是/否，横幅内容、背

景主题、背景尺寸、大背景悬挂位置、摆放位置

5、是否需要签到台：是/否，摆放方式

6、是否对桌椅的摆放有特别要求：是/否，摆放方式

7、是否需要白板：是/否，摆放位置、摆放数量、摆放物

品、白板笔

8、是否需要配发会议资料：是/否，发放方式

会务服务需求确认表

1.会议桌花和环境类会议盆花

是否需要摆放会议台花：□是（）□否

会议盆花或绿色植物数量和种类：

摆放位置：

2.麦克风和座席牌

是否需要摆放座胸牌：□是（）□否

麦克风种类和数量：

无线话筒数量：

头戴麦克风数量：

是否需要提供纸笔：□是（数量。）□否

是否需要提供果盘/茶歇饮品：

水果种类：

食品：

会中由服务人员续水：□人员续水□瓶装水

需配备纸巾

服务策划

根据确认的服务需求，进行全面的策划和制定实施方案，

包括但不限于以下内容：

职责分工；

时间安排；

场地安排；

会务用品和硬件设施配备；

突发事件应对措施；

会议秩序和安全等。

会前准备

对会务服务可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的

标准，以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需

求，可能涉及的服务内容包括但不限于以下方面：

布置导引；

布置签到；

布置横幅和大背景；

检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排；

布置台布；

制作并摆放座席牌；

摆放不同类型麦克风；

摆放花卉；

制作和佩戴胸花；

提供纸笔；

提供毛巾和纸巾；

调试灯光、音响、投影和空调；

准备茶具和水；

准备果盘；

检查安全、消防设施和疏散通道；

了解会议程序和个性化服务需求；

备用物品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。

会中服务

1.引领入座

操作规则：引领领导入上座，双手轻提起椅子请领导入座，

然后用膝盖轻顶椅背至领导腿部，请其坐下。

质量标准或要求：椅子轻拿轻放，使用礼貌用语。

2.上香巾

操作规则：左手端托，右手拿香巾夹，站在领导右后侧为

领导递香巾。不能挡住领导的视线。

质量标准或要求：香巾干净无异味，冬天在35度左右，

夏天上冰毛巾。

3.斟茶

1）男性：穿着整洁、合身的西装、衬衫、领带和皮鞋，

发型整齐，面部干净