档案管理办法(全新经典版).pdf

档案管理办法

第一章总则

第一条为了加强和规范（以下简称“公司”）档案管理

工作，有效地保护和利用档案，保证档案完整性和保密性，

更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》

《企业档案管理规定》，结合公司实际，制定本办法。

第二章档案的管理

第二条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，

是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

第三条公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级

和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档

案编号和标签，并建立电子与纸质分类目录。

第四条公司文书档案由综合办公室集中统一管理。项

目档案、会计档案、人事档案分别由项目部、财务管理部、

综合办公室确定人员负责整理、归档管理。各部门根据部门

资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管

理。档案的归档、借阅、移交、销毁，必须按照公司管理规

定执行。

第五条综合办公室是公司档案工作的管理部门，负责

档案资料的归档督促和日常管理工作，业务受上级档案管理

部门的指导、监督。其任务是：

1.负责公司级档案及文书档案的收集、整理、立卷工作。

2.进行档案鉴定、统计、保管、提供利用工作。

3.编制检索工具，办理档案的借阅和利用，为公司各项

工作服务。

4.认真贯彻执行国家的保密制度，确保档案的机密与安

全。

第六条档案工作人员应当认真学习《中华人民共和国

档案法》有关制度、理论、技术和业务知识，掌握归档的基

本方法，保证档案质量。

第三章档案的归档

第七条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理、

科学技术、企业文化及产权变动过程中形成的具有保存价值

的各种文字、图表、声像等历史记录。

1.上级主管部门下发文件、公司与有关单位的来往文件、

协议合同等。

2.公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、

通报、机构调整、任免、奖惩以及公司规章制度）。

3.公司制定的计划、统计、预决算、工作总结。

4.公司对外投资的项目档案（包括前期准备阶段、建设

期、竣工验收期、竣工结算期、投资专项审计时形成的档案

文件）。会计部门的凭证、帐簿、与各银行签订的协议等。

5.公司各部门拟办的文件。

6.其他具有保存价值的文件资料、录音、录像照片等材

料（工作结束后及时归档）。

第八条归档要求：

1.案卷组合应按照文件的形式，采用以问题为主的方法

进行立卷。

2.卷内文件排列有序，保持文件的历史联系，一般按时

间顺序和重要程度排列。具体排列：正件在前、附件在后；

正本在前、定稿在后；批复在前、请示在后；转发文在前、

被转发文在后；方针政策性文件在前、业务性文件在后；上

级机关文件在前、本机关和下级机关文件在后。

3.全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，

然后逐卷登记，填写案卷目录。

4.案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保

管期限，原则上分为永久、长期（30年）、短期（10年）三

种。

5.文书档案一般应在办理完毕后次年6月底前完成归档，

工程项目档案存档期限一般为长期。

第九条下列文件材料应随时归档：

1.变更、修改、补充的文件材料；

2.公司内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个

人手中的文件材料；

3.其他临时活动中形成的文件材料。

第四章档案的鉴定

第十条每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来

源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定档案的保管期

限。

第五章档案的销毁

第十一条公司任何个人或部门非经允许和批准不得

销毁公司档案资料。

第十二条档案销毁的具体工作由综合办公室按照程

序要求承办，经鉴定，对保管期限已满的档案编制销毁清册，

立卷归档，永久保存。

第十三条对拟销毁案卷的