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档案综合管理办法

档案综合管理办法

第一章总则

第一条为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各

项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，

结合本所实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技

术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不

同形式的历史记录。

第三条本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记

录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、

篡改、私存或据为己有。

第四条本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人

均应遵守本办法。

第二章管理体制

第五条本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级

管理体制。

档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规

划，组织协调，监督指导。

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本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技

与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。

档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，

各部门设兼职档案员1名。

第六条档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分

管。

第七条档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档

案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照

片档案、书稿档案（含出版物）等。

第八条专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，

并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应

当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。

第三章档案管理

第九条各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办

法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。

第十条各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理

部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集

齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归

档，更不得伪造或者擅自销毁档案。

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第十一条档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职

责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指

导。

第十二条各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。

（一）归档的文件材料齐全完整。

（二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。

（三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有

机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、

签字人签字。

（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容

和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛

笔或钢笔填写，字迹工整清晰。

（五）卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，

卷内目录填写正确，编写页号无误。

（六）案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压

盖字迹。

（七）编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。

第十三条按照规定要求和时间，将档案编录入库。

（一）各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。

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（二）保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案

收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档

案室移交，并认真填写移交清册。

第四章档案保护

第十四条档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、

排列上架，并进行妥善保管。

第十五条所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并

保证有充足的档案柜。

第十六