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物资采购入库及往来帐管理制度

一、总则

为加强本单位物资采购入库及往来帐管理，规范操作流程，确保物资安全完整，提高资金使用效率，特制定本管理制度。本制度适用于本单位所有物资采购入库及往来帐相关业务活动。

二、物资采购管理

（一）采购计划

1.各部门应根据实际需求，结合库存情况，提前编制物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、预计单价、需求时间等详细信息，并经部门负责人审核签字后提交至采购部门。

2.采购部门汇总各部门采购计划，进行综合平衡和审核，对于重大采购项目或超出预算的采购计划，需报经单位领导班子集体研究审批。

（二）采购申请

1.采购部门依据审批后的采购计划，填写物资采购申请表，详细说明采购物资的具体信息、采购原因、供应商选择情况等内容。

2.采购申请表依次经采购部门负责人、财务部门负责人、单位分管领导、单位主要领导签字批准后方可进行采购。对于紧急采购事项，可先进行口头汇报，经同意后实施采购，但事后应及时补齐相关手续。

（三）供应商选择与管理

1.采购部门应建立健全供应商管理制度，广泛收集供应商信息，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等方面进行综合评估，建立合格供应商名录，并定期对供应商进行考核评价，实行动态管理。

2.对于重大物资采购或长期合作项目，应采用招标、询价、竞争性谈判等方式选择供应商，确保采购过程公开、公平、公正，降低采购成本。

（四）采购合同签订

1.采购金额较大或涉及技术、质量等复杂条款的物资采购，必须签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务，包括物资名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交货期、交货地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任等关键条款。

2.采购合同应由采购部门起草，经单位法律事务部门或法律顾问审核后，报单位领导审批签订。合同签订后，采购部门应及时将合同副本交财务部门、仓储部门等相关部门备案。

（五）采购执行与监督

1.采购部门应按照采购合同约定的条款，及时跟踪采购进度，督促供应商按时交货。对于出现的交货延迟、质量不符等问题，应及时与供应商沟通协商解决，并向单位领导汇报情况。

2.财务部门、审计部门等应加强对物资采购过程的监督检查，定期或不定期对采购计划执行情况、采购合同签订与履行情况、采购价格合理性等进行审查，发现问题及时提出整改意见，确保采购活动合法合规。

三、物资入库管理

（一）入库验收

1.物资到货后，仓储部门应会同采购部门、质量检验部门等相关人员依据采购合同、发票、装箱单等凭证对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面，对于需要进行质量检验的物资，应按照相关质量标准和检验程序进行检验，并出具检验报告。

2.验收合格的物资，由验收人员在入库单上签字确认，办理入库手续；对于验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商联系退换货事宜，并做好记录。

（二）入库登记

1.仓储部门应根据验收合格的入库单，及时登记物资库存明细帐，详细记录物资的入库日期、名称、规格型号、数量、单价、金额、供应商等信息，确保库存物资帐实相符。

2.入库单一式多联，分别由仓储部门、采购部门、财务部门等留存，作为记账、结算等的依据。

（三）库存管理

1.仓储部门应按照物资的类别、性质、特点等进行分类存放，合理安排库位，确保物资存放有序、便于查找和取用，并做好防火、防潮、防虫、防盗等安全防护措施，定期对库存物资进行盘点清查，保证库存物资的安全完整。

2.对于库存物资的领用、调拨、报废等变动情况，应严格按照规定的审批程序办理相关手续，并及时登记库存明细帐，调整库存数量和金额。

四、往来帐管理

（一）往来帐核算

1.财务部门应按照会计准则和本单位会计制度的要求，设置往来帐科目，对物资采购过程中形成的应付账款、预付账款等往来款项进行明细核算，及时、准确地记录往来业务的发生时间、金额、事由、对方单位等信息。

2.对于每一笔往来款项，财务部门应根据相关原始凭证（如采购合同、发票、入库单、付款凭证等）进行账务处理，确保往来帐数据的真实性、完整性和准确性。

（二）往来帐核对

1.财务部门应定期与供应商进行往来帐核对，一般每月至少核对一次。核对内容包括往来款项的余额、发生额、明细账目等，双方应在核对无误后签字盖章确认。如发现差异，应及时查明原因并进行调整处理。

2.对于长期挂账的往来款项，财务部门应会同采购部门等相关部门进行清理分析，查明原因，提出处理意见，报单位领导审批后进行处理，避免形成呆账、坏账。

（三）往来帐支付

1.对于应付账款的支付，采购部门应根据采购合同约定的付款条件和时间，填写付款申请单，附上相关原始凭证（如发票、入库单、验收报告等），经采购部门负责人、财务部门负责人、单位分管领导、单位主要领导审批签字后，财