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员工档案管理制度

一、目的

为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、

及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便

于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

三、职责

公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

四、原则

分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

五、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、

面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位

证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训

审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培

训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关

系，死亡等情形。

六、程序

1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，

统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、

员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，

纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以HR管理信息

系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格

遵守公司《员工保密管理制度》。

2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事

档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证

件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、

体检报告、离职(失业)证明等。

七、为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性

强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入，具体时限要求如下：

1、新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日

起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；

2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之

日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档；

3、社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，

并进行纸质档案归档。

八、人事档案借/调阅

1、调阅员工的人事档案需填写《档案借/查阅申请表》并经有效

批准。

2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。

3、部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事

部门主管审核，并报总经理批准。

4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。

5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。

如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管批准。借阅档案的人员，

对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，

不得复印，借出的档案必须在2天内归还。

6、所有调阅档案，均需登记备案。

九、人事档案归属

1、继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类

编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子

目录，以便查阅。

2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年

以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以

后销毁。

十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。

行政人事部

202X年XX月XX日

借用、查阅人事档案审批表

借用/查阅部门

借用/查阅人

借用/查阅时间

归还时间

借用/查阅何人档案

借用/查阅理由

借用/查阅内容

借用/查阅人所在部门意见

行政人事部审批意见

总经理批示

借/查阅人事档案登记表

____年____月____日

序号借/查阅时间借/查阅部门被查