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入伙办理方案

目的

完善入伙办理程序，提高服务品质。彰显我物业的专业水平，争取以后服务中的沟通。

职责

1在入伙办理工作中涉及以下人员：完美先生、钥匙专管员、合同管理员、收款员、内勤管理员，一人可兼多职；在入伙办理过程中相关岗位人员承担相应责任。

2房开对业主进行预约。每天预约在20户以内。

3业主到达后有完美先生或迎宾引领到房开财务处进行尾款的交纳，并开具入伙通知书。

入伙的准备工作

场地的准备

整个场地达到以下要求：

A：要求把入伙办理的流程图公示。

B：要求把“完美先生”的服务内容公示。

C：在装修期间我们能为业主完成的琐碎事宜列表公示。

D：氛围布置：不同阶段采用以图片的方式宣传我们的服务理理念。

2、场地的细化布置在入伙前一天规范完成。

人员的准备

1、完美先生的准备。

A：分为A组和B组，每组一名组长，负责总的协调和解决疑难问题，重要业主有组长接待办理入伙。A组逢单号为主要负责接待的“完美先生”，B组逢单号为后备应急的“完美先生”。B组逢双号为主要负责接待的“完美先生”，A组逢双号为后备应急的“完美先生”。平时后备应急的岗位在10号岗入口处。

A组人员：吴隆仟（组长）、冉慧平、徐芳、样板房服务员。

B组人员：胡春华（组长）、罗静、江妮娜、样板房服务员。

另肖志红负责外围接待和车场的安排。刘伟负责服务中心的接待和资料管理等。

B：当完美先生自己签约了“特约服务”的或者业主有预约完美先生的，由自己接待业主。

根据下午茶的沟通情况，对业主进行预约。每个完美先生一天预约不超过5人。

三、资料准备详见附件一。

四、办理入伙的流程

1完美先生核对入伙通知书、购房合同、业主身份证；若前来办理入伙的为委托人，则须出示业主委托书、物业领取人身份证。

2然后向业主发放《业主手册》或《居住指南》、《装修管理规定》等资料，并向业主介绍资料中的重点，如公共服务、特约服务、物业管理费构成等，对业主疑问进行解释。

3根据房屋建筑面积核定收费标准，填写《入伙验收记录》。

4陪同业主（委托人）对物业进行逐一现场查验，将查验结果记录于《入伙验收记录》。

5查验后业主（委托人）无异议，须请对方在《入伙验收记录》上签名确认。

6查验后，若有业主拒收内容和须整改事宜，则按《物业保修作业指导书》执行；同时与业主（委托人）约定下次交验时间，在《入伙验收记录》中登记，并请业主（委托人）签名；同时联系施工单位对有关遗漏工程限期维修。

7凡属于入伙验收中存在的房屋问题及工程遗留问题的整改，事务所必须与业主、房开公司工程部口头沟通明确处理时限，并一律以书面《公共/委托服务单》的形式，一式两份，统一与房开公司营销部接口协调解决；事务所须在整改完成第一时间，就业主在《入伙验收记录》中所提出整改事项在业主前来复验之前进行初验，合格的方可通知业主前来复验。

8与业主签订公共服务合同和区域防火责任书；填写《业主（住用人）联谊表》和《居住卡/智能卡申请表》，办理业主居住卡。

9收款员按《入伙验收记录》上核定的收费标准收取物业管理费和水、电、气、周转金等费用并以每户为单位建立物业管理收费台帐（一户一帐）。

10钥匙专管员核对《入伙验收记录》，请业主签字认可后发放钥匙；《入伙验收记录》、《业主（住用人）联谊表》等有关入住手续资料由事务所内勤管理员存档备查。

11如在验收遗漏工程中有业主委托维修或须委托事务所代管其已验收的，需请业主填写《钥匙托管承诺书》，交事务所收存。

12事务所内勤管理员在业主入伙办理次日内根据业主情况、联系电话、家庭成员状况、兴趣爱好等建立业主档案。

13各事务所/专管员依据入伙办理现场实际，可对上述程序作前后调整。

五、相关记录

4.1《入伙验收记录》

4.2《业主（住用人）联谊表》

4.3《居住卡/智能卡申请表》

4.4《区域防火责任书》

4.5《钥匙托管承诺书》

附：A:入伙办理记录/资料一览表

B:入伙办理流程图装修流程图

C:入伙办理接待人员工作用语

D:应急预案

E:预算

附一：

入伙办理所须记录/资料一览表

序号

操作状态

记录/资料名称

1

必备

《入伙通知书》

（如为委托办理）业主委托书

2

验证

购房合同、业主身份证、物业领取人身份证

3

核定

物业收费标准

4

核实

各项入伙须交费用（包括煤气、电视开办费、预交物管费等）

5

发放

《业主手册》/或《居住指南》、《装修管理规定》

6

签订

《公共服务合同》和《区域防火责任书》

7

填写

《入伙验收记录》、《钥匙托管承诺书》（如有）；《业主（住用人）联谊表》、《居住卡/智能卡申请表》

8

办理

业主居住卡/智能