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浅谈秘书学的基本问题以及我眼中的秘书学

摘要：秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的学科，是一门综合性、应用性的科学。秘书学是秘书工作实践发展到一定历史阶段的产物，研究和学习秘书学，目的就是为了指导秘书工作实践，提高秘书工作效率，培养高素质的秘书人才。本文将从秘书的工作特点、角色定位、人员素质、现代化办公技能以及秘书的信息处理、协调能力以及与之有关的学科的关系来系统的剖析秘书这一职业以及学完这门选修课我对秘书学的某些理解。

关键词：秘书工作特点角色定位人员素质

一．秘书的工作特点

秘书是协助领导处理平常事务工作，掌管文书的人员，他们以辅助领导决策，综合协调各部门或各人员的工作，沟通搜集处理信息，办文、办会、办事等为重要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。秘书的职业有如下特性；

（1）服务的直接性：秘书服务一种是群体为群体服务，一种是一对一的服务形式。服务的直接性体目前：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其成果、成败与领导直接有关

（2）服务的稳定性：秘书与其服务对象之间有相对的固定性。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”

（3）知识化：秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范围，属于白领阶层

（4）年轻化：秘书工作繁忙，对脑力、体力规定都较高，尤其是记忆力、敏捷度、精确性等

（5）女性化：由女性的心理素质决定，女性秘书在人数上占绝对优势。心理学家研究表明：大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维

二．秘书的角色定位

概括地说，秘书的基本角色就是领导的助手，基本职责和作用是协助领导开展领导活动和商务活动，实行组织、和社会管理。秘书与领导的关系是秘书最重要、最基础的社会关系。秘书在工作中所承担的角色，体目前领导活动中及秘书与领导的关系中，详细体现为：1、领导的助手。协助领导处理事务，在领导的授意下处理事务。2、领导的帮手。秘书可以处理在单位领导与领导发生的有关部门活动。为领导处理，协助3、领导做重要的事。让领导从庞杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思索,秘书是领导的征询人员和决策参谋。秘书的思维往往是领导思维的前导和补充。4、政策活动中的纽带。秘书负责沟通政务渠道，加强联络，使上情下达，下情上传，起到桥梁和纽带的作用。5、决策中的监督员。在领导的决策、决定颁布实行后来，秘书具有负责检查、督办、催办贯彻的义务和权利。6、领导的资料库。秘书具有搜集、掌握、储存经济、行政、社会方面的信息，及时向领导提供必要的信息，管理单位的档案和文书，保管与工作有关资料的责任。7、领导的随员和详细事务的组织者。秘书是领导的组织者，在正式活动场所要做好领导的随员，在公关形态的体现中领导活动和事务活动，例如：宴请、接待来访、应酬等。

三．秘书的现代化办公技能

在科学极速发展的浪潮推进下，办公设备种类越来越多，性能也日益增强，这对办公自动化的发展发明了条件。例如起草文稿的文字处理机、复印资料用的复印机、管理文献和档案用的文档资料管理系统、计算机通信用的局部网络系统等，这些技术和设备对办公室工作的发展提供了有力的支持，在不一样程度上为办公室工作的现代化起了推进的作用。

秘书人员应不停提高自身素质，加强工作能力提高，这不仅是在秘书行业中不停前进的动力，也是适应经济社会不停发展的需要。通过办公自动化系统开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。

四．秘书的信息处理能力

具有一定的信息处理能力对于秘书有着非常重要的作用。那么秘书怎样做好信息工作呢。1．树立强烈的信息意识。秘书，时时、事事、到处都要跟信息打交道。因此，秘书能否胜任自己的本职工作，关键在于有无强烈的信息意识，能否掌握信息处理的技能和技巧，杰出地做好信息工作。强烈的信息意识，包括信息价值意识、信息战略意识、信息效能意识、信息系统管理意识、信息反馈意识、信息增值意识等，这是做好一切信息工作的基础。2．做好信息搜集工作信息搜集是整个信息处理程序的首要环节，也是而后多种信息处理工作的基础。搜集信息的数量多少、质量高下，直接影响到整个信息工作的质量和效益。因此，秘书和秘书部门应从这里入手，力争全面、广泛、完整、系统地搜集信息。措施重要可以采用观测法、调查法、阅读法、收听法、互换法、索取法、预测法等。3.做好信息的综合处理工作。信息的综合处理，是决定信息能否采用和价值高下的关键一环。这种信息一般是感性的、零碎的、无序的、不系统的，并且难免夹杂着某些不真实的和偶尔的原因。4．