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办公室办公用品采购与审批制度

办公室办公用品采购与审批制度

一、目的

为规范公司办公室办公用品的采购与审批流程，确保办公用品的合理供应、有效使用，控制采购成本，提高资源利用效率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构办公室办公用品的采购与审批管理。

三、相关法律法规及行业标准参考

1.《中华人民共和国政府采购法》

2.《中华人民共和国合同法》

3.行业内通用的采购管理规范和质量标准

四、职责分工

1.办公室

负责办公用品采购需求的收集、整理和汇总。

制定办公用品采购计划。

执行办公用品的采购工作，选择供应商、签订采购合同等。

负责办公用品的验收、入库、保管和发放。

2.各部门

定期提出办公用品的采购需求。

配合办公室做好办公用品的验收工作。

合理使用和妥善保管所领用的办公用品。

3.财务部门

负责审核办公用品采购预算和费用报销。

监督采购资金的使用情况。

4.审批领导

负责对办公用品采购计划和超出预算的采购申请进行审批。

五、采购流程

1.需求收集

每月末，各部门根据工作需要，填写《办公用品采购需求表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，提交给办公室。

办公室对各部门提交的需求进行汇总和整理。

2.采购计划制定

办公室根据需求汇总情况，结合办公用品库存状况，制定《办公用品采购计划》。采购计划应包括采购项目、预算金额、预计采购时间等内容。

对于常规办公用品，办公室可根据历史采购数据和使用情况，制定年度采购计划框架，每月在此基础上进行微调。

3.审批流程

《办公用品采购计划》经办公室负责人审核后，报审批领导审批。

对于单次采购金额超过[X]元的特殊办公用品采购申请，需经相关部门负责人会签后，再报审批领导审批。

4.供应商选择与采购

办公室建立合格供应商名录，并定期进行评估和更新。

根据采购计划，办公室从合格供应商名录中选择合适的供应商进行采购。采购方式可根据实际情况采用询价、招标、直接采购等方式。

与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。

5.验收与入库

办公用品到货后，办公室负责组织相关部门进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、质量等是否符合采购合同要求。

验收合格后，填写《办公用品验收单》，办理入库手续。对于验收不合格的物品，办公室应及时与供应商沟通，协商解决办法。

6.发放与领用

各部门根据工作需要，填写《办公用品领用单》，经部门负责人签字后，到办公室领取办公用品。

办公室按照“先进先出”的原则发放办公用品，并做好发放记录。

六、预算管理

1.财务部门每年根据公司业务发展情况和历史采购数据，制定办公用品采购预算总额。

2.办公室在预算总额内制定具体的采购计划，如遇特殊情况需要超出预算采购，应提前向财务部门提交预算调整申请，经审批领导批准后方可执行。

七、监督与检查

1.财务部门定期对办公用品的采购费用进行审计，检查采购是否符合预算和相关规定。

2.办公室定期对办公用品的库存进行盘点，确保账物相符。如发现问题，应及时查明原因并进行处理。

3.公司内部审计部门不定期对办公用品采购与审批流程进行监督检查，发现违规行为及时纠正，并追究相关人员的责任。

八、实施计划

1.第一阶段：制度宣贯（[具体时间区间1]）

组织各部门负责人和相关人员参加制度培训会议，详细讲解《办公室办公用品采购与审批制度》的内容和要求。

将制度文件通过公司内部办公系统、邮件等方式发送给全体员工，要求员工认真学习。

2.第二阶段：试运行（[具体时间区间2]）

按照新制度开展办公用品采购与审批工作，在试运行期间，收集各部门的反馈意见和问题。

办公室和相关部门对试运行情况进行跟踪和评估，及时发现并解决出现的问题。

3.第三阶段：正式运行（[具体时间区间3]）

根据试运行期间的反馈和调整情况，正式全面推行本制度。

定期对制度执行情况进行检查和总结，持续优化采购与审批流程。

九、培训方案

1.培训目标

使员工了解办公用品采购与审批制度的目的、适用范围和重要性。

让员工熟悉采购与审批的具体流程和操作要求。

提高员工对制度的遵守意识和执行能力。

2.培训对象

公司全体员工，重点是各部门负责办公用品需求提交和领用的人员以及办公室采购相关人员。

3.培训内容

制度解读：详细讲解制度的条款内容，包括职责分工、采购流程、审批流程、预算管理、监督检查等方面。

操作演示：通过实际案例和系统操作演示，向员工展示如何填写采购需求表、领用单，如何进行采购申请审批等。

答疑解惑：设置互动环节，解答员工在学习制度过程中遇到的问题和疑问。

4.培训方式

集中培训：组织面对面的集中培训课程，由制度制定负责人或相关专家进行讲解和演示。

线上培训：制作制度培训视频和文档资料，发布在公司内部学习平台上，供员工随时学习。