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办公室出差经费报销制度

办公室出差经费报销制度

一、目的

为规范办公室员工出差经费报销流程，合理控制出差费用支出，保障出差员工的合法权益，依据公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于办公室全体员工。

三、制定依据

本制度依据国家相关法律法规、行业差旅费管理标准，并结合公司内部财务管理规定和以往出差经费报销实践制定。

四、具体内容

（一）出差审批

1.员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、出差地点、预计出差时间、出差人员等信息。

2.《出差申请表》需经部门负责人审批，涉及重要项目或费用较高的出差，还需报公司分管领导批准。

3.未经批准擅自出差或因私出差的，其费用不予报销。

（二）费用标准

1.交通费用

员工应根据出差任务和实际情况，选择经济合理的交通方式。长途出行原则上优先选择火车（硬卧、动车二等座）、汽车等交通工具；乘坐飞机需经部门负责人及以上领导特别批准。

市内交通应尽量选择公共交通方式，因特殊情况需乘坐出租车的，应在发票上注明事由、时间和起止地点。

2.住宿费用

住宿标准根据出差地区的不同分为不同等级，具体标准由公司根据各地经济水平和物价情况制定并适时调整。

员工应选择符合公司标准的住宿场所，多人一同出差原则上应安排同性员工合住。

实际住宿费用超出标准部分，原则上由个人承担；特殊情况需经部门负责人批准后方可报销。

3.餐饮补贴

出差期间给予一定的餐饮补贴，补贴标准按自然天数计算。

如因工作原因由接待单位统一安排餐饮的，应扣除相应日期的餐饮补贴。

（三）报销流程

1.出差结束后，员工应在[规定时间]内整理好出差期间的相关票据，填写《出差经费报销单》，详细注明各项费用的发生日期、事由、金额等信息，并将票据按类别粘贴整齐附在报销单后。

2.将填写完整的《出差经费报销单》及相关审批后的《出差申请表》一并提交给部门负责人进行初审，部门负责人应审核出差的真实性、费用的合理性等。

3.初审通过后，报销单流转至财务部门进行审核。财务人员主要审核票据的合法性、合规性以及报销金额的计算准确性等。对于不符合要求的报销单据，财务部门应及时通知报销人补充或更正。

4.经财务审核无误的报销单，报公司分管领导审批。审批通过后，财务部门方可按照公司财务流程进行报销付款。

（四）其他规定

1.员工出差期间如有招待客户等额外费用支出，应提前向部门负责人报告并取得批准，报销时需提供详细的招待清单和说明。

2.严禁虚报、冒领出差费用，一经发现，将严肃处理，追回违规报销金额，并视情节轻重给予相应的纪律处分。

五、内部评审

1.成立评审小组：由办公室负责人、财务部门代表、人力资源部门代表等组成内部评审小组。

2.评审流程

制度起草人向评审小组详细介绍制度的制定背景、目的、主要内容等。

评审小组成员对制度进行逐章逐节的审议，重点关注制度的合理性、可操作性、与公司现有制度的兼容性等方面。

评审小组成员提出书面或口头意见和建议，制度起草人对意见进行记录和整理。

3.评审时间：在制度初稿完成后的[X]个工作日内组织内部评审。

六、法律审核

1.将制度文本提交给公司法律顾问或法务部门，由其对制度是否符合国家法律法规进行全面审核。

2.法律顾问或法务部门在[规定时间]内出具法律审核意见，针对存在的法律风险点提出修改建议。

3.制度起草人根据法律审核意见对制度进行修改完善，确保制度的合法性和合规性。

七、相关部门反馈及多轮修改

1.将经过内部评审和法律审核修改后的制度草案发送给各相关部门征求意见，相关部门应在[规定时间]内反馈书面意见。

2.制度起草人对各部门反馈的意见进行汇总分析，对于合理的意见和建议进行吸收，对制度进行进一步修改。

3.根据需要，组织多轮的反馈和修改工作，直至制度得到各利益相关方的广泛认可。

八、实施计划

1.制度发布：制度经多轮修改完善后，以公司正式文件形式发布，明确制度的生效日期。

2.宣传培训：在制度发布后的[X]周内，组织办公室全体员工参加制度培训会议，详细讲解制度内容和操作要点。同时，通过公司内部邮件、公告栏等渠道对制度进行宣传，确保员工知晓。

3.试运行：制度生效后的前[X]个月为试运行期，在试运行期间密切关注制度的执行情况，收集员工反馈的问题和建议，及时进行调整和优化。

4.正式执行：试运行期满后，如无重大问题，制度正式全面执行。各部门应严格按照制度规定开展出差经费报销工作，财务部门加强监督和审核。

九、培训方案

1.培训目标：使办公室员工深入理解出差经费报销制度的各项规定，掌握报销流程和操作方法，确保制度的正确执行。

2.培训对象：办公室全体员工

3.培训方式

集中授课：邀请制度起草人或财务专家进行集中讲解，通过PPT演示、案例分析等方式详细介绍制度内容和报销流程。

现场答疑：在集中授课后安排现场答疑环