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办公室档案整理与归档制度

办公室档案整理与归档制度

一、目的

为加强办公室档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于办公室各类档案的整理与归档工作，包括但不限于行政文件、会议记录、合同协议、人事资料等。

三、职责分工

1.档案管理员：负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等具体工作；建立档案目录和索引，确保档案信息的准确录入和检索；对档案的保管情况进行定期检查，及时处理档案损坏、丢失等问题。

2.各部门人员：负责本部门档案资料的收集、初步整理，并按时移交至档案管理员；协助档案管理员完成档案整理与归档过程中的相关工作。

四、档案整理要求

1.收集：各部门应及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表等，确保档案资料的完整性。收集范围包括但不限于：上级来文、本单位发文、会议文件、工作计划、工作总结、统计报表、合同协议、人事档案等。

2.初步整理：各部门人员在收集档案资料后，应对其进行初步整理，去除无关紧要的文件和重复材料，按照文件的类别、时间、来源等进行简单分类，并对文件进行编号、编目。

3.分类：档案管理员接收各部门移交的档案资料后，应按照档案的性质、来源、时间、项目等因素进行详细分类。一般可分为行政类、业务类、财务类、人事类、基建类等大类，每大类下再细分若干小类。

4.编号：对分类后的档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的管理和查询。编号方法可采用“大类代码+小类代码+顺序号”的形式，例如：行政类档案编号为“XZ01001”，其中“XZ”为行政类代码，“01”为行政类下某一小类代码，“001”为该小类档案的顺序号。

5.编目：编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应准确、详细，便于查阅和统计。

6.装订：对需要装订的档案，应按照一定的规格和要求进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应去除文件中的金属物，对破损的文件进行修补，采用线装或胶装等方式进行装订。

五、档案归档要求

1.时间要求：各部门应在每年[具体日期]前，将上一年度整理好的档案资料移交至档案管理员。档案管理员应在接收档案后的[具体工作日]内完成归档工作。

2.存储要求：档案应存放在专门的档案库房或档案柜中，库房应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件。档案应按照分类和编号顺序上架存放，便于查找和管理。

3.备份要求：对重要档案应进行备份，备份方式可采用电子备份或纸质备份。电子备份应存储在安全的存储设备中，并定期进行检查和更新；纸质备份应与原件分开存放，确保在原件损坏或丢失时能够及时提供备用。

六、档案保管期限

档案的保管期限根据档案的性质、重要程度和相关法律法规的要求确定，一般分为短期（13年）、中期（35年）、长期（5年以上）。具体保管期限如下：

1.行政类档案：一般文件保管期限为13年；重要文件、会议记录等保管期限为35年。

2.业务类档案：业务合同、协议等保管期限为合同履行完毕后35年；业务报表、工作计划、工作总结等保管期限为13年。

3.财务类档案：会计凭证、账簿、报表等保管期限按照国家财务制度的规定执行，一般为1030年。

4.人事类档案：员工入职、离职资料等保管期限为员工离职后5年；员工培训记录、绩效考核记录等保管期限为35年。

5.基建类档案：工程项目建设过程中的各类文件、资料等保管期限为工程项目竣工验收后10年以上。

七、档案查阅与借阅

1.查阅：本单位人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理员处查阅。查阅档案应在档案管理室内进行，不得将档案带出室外。查阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、圈划、批注、污损档案。

2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和分管领导审批后，到档案管理员处办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还档案。

八、档案销毁

1.档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，档案管理员应编制《档案销毁清单》，经部门负责人和分管领导审批后，按照规定的程序进行销毁。

2.档案销毁可采用焚烧、粉碎、电子数据擦除等方式进行。销毁过程应进行记录，确保档案信息的安全。

3.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案的销毁，应严格按照相关法律法规的要求进行处理。

九、监督与检查

1.办公室应定期对档案整理与归档工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。

2.对档案管理工作中存在的问题，应及时提出整改意见，督促相关人员进行整改。对因工作失误导致档案损坏、丢失等情况的，应追究相关人员的责任。

十、内部评审

1.制度初稿完成后，组织办公室内部人员进