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酒店会议室使用管理制度

酒店会议室使用管理制度

一、目的

为规范酒店会议室的使用与管理，提高会议室的使用效率，确保各类会议的顺利进行，满足酒店内部各部门及外部客户的会议需求，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于酒店内所有会议室的使用与管理，包括但不限于酒店自有会议室、租赁会议室等。

三、相关法律法规及行业标准引用

1.《中华人民共和国民法典》中关于租赁合同、服务合同等相关条款。

2.《公共场所卫生管理条例》及实施细则，确保会议室卫生符合相关标准。

3.酒店行业关于会议服务质量的相关标准及规范。

四、职责分工

1.会议预订与协调部门：负责接收内外部会议预订申请，协调会议室的使用安排，确保预订信息准确无误，并及时将预订信息传达给相关部门。

2.会议服务部门：负责会议期间的现场服务工作，包括会议设备的调试、茶水供应、会议记录等，确保会议顺利进行。

3.后勤保障部门：负责会议室的日常维护、清洁卫生、设备保养等工作，保证会议室的设施设备处于良好状态。

4.财务部门：负责制定会议室收费标准，核算会议使用费用，并进行相关费用的收取与结算工作。

五、会议室预订与安排

1.内部预订

酒店内部各部门如需使用会议室，应提前[X]个工作日填写《会议室使用申请表》，详细注明会议时间、时长、参会人数、会议设备需求等信息，提交至会议预订与协调部门。

会议预订与协调部门根据申请情况，在系统中查询会议室的使用状态，如无冲突，予以确认预订，并将预订信息反馈给申请部门。

如遇紧急会议，申请部门可电话联系会议预订与协调部门，在获得口头批准后先使用会议室，事后及时补办申请手续。

2.外部预订

外部客户预订会议室，可通过电话、邮件或在线预订平台等方式向酒店提出申请。预订人员应详细记录客户的预订信息，包括客户名称、联系方式、会议时间、时长、参会人数、会议设备需求、特殊要求等。

会议预订与协调部门收到外部预订申请后，根据会议室的使用情况进行确认。如预订成功，应与客户签订《会议室租赁合同》，明确双方的权利义务、收费标准、违约责任等内容。合同签订后，及时将预订信息传达给相关部门。

3.预订变更与取消

内部部门如需变更或取消已预订的会议室，应提前[X]个小时通知会议预订与协调部门。如因特殊情况未能提前通知，导致会议室资源浪费的，申请部门应承担相应责任。

外部客户变更或取消预订，应按照《会议室租赁合同》的约定执行。如因客户原因造成酒店损失的，客户应予以赔偿。

六、会议室使用规定

1.使用时间

会议室的正常使用时间为[酒店规定的日常使用时间段]。如需在非工作时间使用会议室，内部部门需提前向会议预订与协调部门提出申请，经批准后方可使用；外部客户需按照酒店的相关规定支付额外费用。

会议结束后，使用部门或客户应按时清理会议室，将设备、物品恢复原状，不得无故延长使用时间。如需延长使用时间，应提前向会议预订与协调部门申请，经同意后按规定办理相关手续。

2.设备使用

酒店提供的会议室设备，如投影仪、音响、麦克风、电子白板等，使用部门或客户应按照操作规程正确使用。如因操作不当造成设备损坏的，应照价赔偿。

使用部门或客户如需自带设备接入会议室系统，应提前告知会议服务部门，由专业人员协助进行连接和调试，确保设备正常运行且不影响会议室原有设备的使用。

3.卫生与环境

使用部门或客户应保持会议室的卫生整洁，不得在会议室内吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等。会议结束后，应将垃圾清理至指定地点。

后勤保障部门应定期对会议室进行清洁、消毒和通风，确保会议室环境符合卫生标准。在会议期间，如发现卫生问题，会议服务人员应及时进行清理。

4.安全管理

会议室使用过程中，使用部门或客户应注意安全，遵守酒店的安全规定。不得在会议室内使用明火、私拉乱接电线等。

酒店应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其处于良好状态。会议服务人员应熟悉消防器材的使用方法，在紧急情况下能够及时采取应对措施。

七、收费标准与结算方式

1.收费标准

酒店根据会议室的面积、设备配置、使用时间等因素制定不同的收费标准。收费标准应明确公示，确保内外部客户知晓。

收费项目包括会议室租金、设备租赁费用、茶水服务费用等。对于特殊要求或额外服务，如同声传译设备租赁、会议餐饮服务等，按照酒店的相关规定另行收费。

2.结算方式

内部部门使用会议室的费用，由财务部门定期进行核算，并计入各部门的成本费用。

外部客户在预订会议室时，应按照《会议室租赁合同》的约定支付定金。会议结束后，根据实际使用情况结算剩余费用。结算方式可包括现金、转账、支票、信用卡等，具体以酒店规定为准。

八、监督与检查

1.酒店成立会议室使用监督小组，定期对会议室的使用情况进行检查，包括预订信息的准确性、设备的使用与维护、卫生状况、安全管理等方面。

2.对于检查中发现的问题，监督小