中油国际用户操作手册 中油国际用户操作手册－费用报销程序.docxVIP

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中油国际用户操作手册

费用报销

中油国际系统实施项目2006年3月

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文档信息

文档名称

中油国际用户操作手册－工资核算

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当前修改作者

版本信息

版本

日期

作者

修改注释

V1.0

2006-03-28

侯佳奇

批准

姓名

职务

姓名:日期:

姓名:日期:

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目录

流程说明

费用报销流程实现的功能，是把用EXCEL表填好的费用报销单导入系统，由系统自动来生成所需的报销凭证。

这个流程需要注意的有以下几点：

1）在目前的全套费用报销单据中（一共六张），只有“费用报销审批单”是通过程序自动生成凭证的，其他的单据，比如借款，仍然需要财务人员手工录入凭证；

2）要实现程序的自动导入，绝对不能更改费用报销审批单的格式，包括增删表格的行或列，或更改模板中的格式。表头的日期已设成文本格式，务必保留此格式不得变更，另外月份如果是个位数的一定要补零，比如2006年2月5日一定要输成2006－02－5，否则凭证无法生成。

3）另外，各公司需要经常手工维护报销单里面的部门信息和人员订单信息，具体维护办法可参考下面的参数修改办法，目前在总部单据中，已经通过vlookup将员工编号和内部订单关联起来了，避免员工自己录入内部订单时出错（但是这样会使表格录入时变慢）；

4）系统自动生成多少张凭证是根据报销单里面币种的多少来判断的，即所有有相同币种的行项目会生成一张凭证；

5）系统只自动计入费用的借方科目，贷方科目一律是贷：报销人的员工编号（统驭科目是备用金），注意不是费用承担人的员工编号；后续报销给员工支付现金或冲消借款时，仍然需要财务人员手工录入凭证；

6）费用报销程序只能报销管理费用的报销，所有的直接营业费用（包括许可证等单证费）不能通过管理费用报销程序来自动报销，而是要走营业费用的报

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销程序（请参考营业费用的报销流程手册）；

7）表格右上角M1单元格是重复校验单元格。我们在导入EXCEL表格后，可以在此表格输入”A”，然后保存退出。这样下次如果你再导入这张表，SAP发现这个单元格里面已经标记“A”了，就会禁止你生成凭证，从而避免重复过帐的问题。当然，如果你有把握能够区分哪些excel表格已经导入，哪些没导入，也可以没有这一步。

8）管理费用报销有些科目包含增值税，比如，运输费－车辆汽油费，报销表格是不能支持的，遇到此类费用，需要财务人员手工录入凭证。

附：总部格式：

C:\DocumentsandSettings\ibm\桌面

参数修改办法：

E:\SAP用户手册\报销表格参数修改.

报销流程

1、先将员工填好的报销单存在计算机的某个固定目录，比如，我们存在桌面。

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在事务代码处输入：ZFI05

在源文件路径处选中刚才保存的文件，测试运行处打勾，然后点击执行，我们先测试运行一下。

系统会显示模拟出来的这几张费用报销凭证，这时财务可以检查一下excel表导入的凭证是否有误

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检查无误后，退回，把测试运行的勾去掉，点击执行。

系统会提示出生成的凭证编号，凭证状态提示“成功”，表示凭证已经过帐，科目余额已经发生变化。

如果excel表中有应该填的而未填的项目，系统会将出错的原因写在“LOG信息”处