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中油国际用户操作手册
费用报销
中油国际系统实施项目2006年3月
2
文档管理
文档信息
文档名称
中油国际用户操作手册-工资核算
最初作者
当前修改作者
版本信息
版本
日期
作者
修改注释
V1.0
2006-03-28
侯佳奇
批准
姓名
职务
姓名:日期:
姓名:日期:
3
目录
流程说明
费用报销流程实现的功能,是把用EXCEL表填好的费用报销单导入系统,由系统自动来生成所需的报销凭证。
这个流程需要注意的有以下几点:
1)在目前的全套费用报销单据中(一共六张),只有“费用报销审批单”是通过程序自动生成凭证的,其他的单据,比如借款,仍然需要财务人员手工录入凭证;
2)要实现程序的自动导入,绝对不能更改费用报销审批单的格式,包括增删表格的行或列,或更改模板中的格式。表头的日期已设成文本格式,务必保留此格式不得变更,另外月份如果是个位数的一定要补零,比如2006年2月5日一定要输成2006-02-5,否则凭证无法生成。
3)另外,各公司需要经常手工维护报销单里面的部门信息和人员订单信息,具体维护办法可参考下面的参数修改办法,目前在总部单据中,已经通过vlookup将员工编号和内部订单关联起来了,避免员工自己录入内部订单时出错(但是这样会使表格录入时变慢);
4)系统自动生成多少张凭证是根据报销单里面币种的多少来判断的,即所有有相同币种的行项目会生成一张凭证;
5)系统只自动计入费用的借方科目,贷方科目一律是贷:报销人的员工编号(统驭科目是备用金),注意不是费用承担人的员工编号;后续报销给员工支付现金或冲消借款时,仍然需要财务人员手工录入凭证;
6)费用报销程序只能报销管理费用的报销,所有的直接营业费用(包括许可证等单证费)不能通过管理费用报销程序来自动报销,而是要走营业费用的报
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销程序(请参考营业费用的报销流程手册);
7)表格右上角M1单元格是重复校验单元格。我们在导入EXCEL表格后,可以在此表格输入”A”,然后保存退出。这样下次如果你再导入这张表,SAP发现这个单元格里面已经标记“A”了,就会禁止你生成凭证,从而避免重复过帐的问题。当然,如果你有把握能够区分哪些excel表格已经导入,哪些没导入,也可以没有这一步。
8)管理费用报销有些科目包含增值税,比如,运输费-车辆汽油费,报销表格是不能支持的,遇到此类费用,需要财务人员手工录入凭证。
附:总部格式:
C:\DocumentsandSettings\ibm\桌面
参数修改办法:
E:\SAP用户手册\报销表格参数修改.
报销流程
1、先将员工填好的报销单存在计算机的某个固定目录,比如,我们存在桌面。
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在事务代码处输入:ZFI05
在源文件路径处选中刚才保存的文件,测试运行处打勾,然后点击执行,我们先测试运行一下。
系统会显示模拟出来的这几张费用报销凭证,这时财务可以检查一下excel表导入的凭证是否有误
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检查无误后,退回,把测试运行的勾去掉,点击执行。
系统会提示出生成的凭证编号,凭证状态提示“成功”,表示凭证已经过帐,科目余额已经发生变化。
如果excel表中有应该填的而未填的项目,系统会将出错的原因写在“LOG信息”处
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