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专业会议服务定制合同模板

一、合同基本信息

(1)本合同由甲方（以下简称“甲方”）与乙方（以下简称“乙方”）就甲方举办的专业会议所需的服务事宜，经双方友好协商一致，达成如下协议：

(2)本合同所指专业会议服务包括但不限于会议场地布置、设备租赁、人员接待、资料发放、餐饮安排、安全保障等。具体服务内容和要求详见附件一《专业会议服务清单》。

(3)本合同签订后，双方应严格遵守国家相关法律法规和本合同约定，确保会议的顺利进行。甲方应向乙方提供必要的会议资料和相关信息，乙方应按照甲方要求，按时、保质、保量完成各项服务任务。

二、服务内容与标准

(1)乙方负责为甲方提供专业会议场地布置服务，包括但不限于会议室的桌椅摆放、背景板搭建、音响灯光系统调试等。根据甲方需求，会议室座位数不少于200席，确保每位参会者都能获得良好的视听体验。例如，在2023年5月举办的某国际论坛中，乙方成功搭建了容纳300人的会议室，并配备了高清投影仪和无线麦克风，保障了会议的顺利进行。

(2)乙方提供会议设备租赁服务，包括投影仪、音响、笔记本电脑、白板等。设备租赁数量根据会议规模确定，如需增加设备，甲方需提前通知乙方。租赁设备需保持完好，如有损坏，甲方需按照设备原价赔偿。例如，在2022年10月举办的某行业年会中，乙方为甲方提供了包括4台投影仪、8套音响系统、10台笔记本电脑在内的设备，确保了会议的多媒体演示需求。

(3)乙方负责会议人员接待工作，包括签到、引导、咨询等。接待人员需具备良好的沟通能力和服务意识，着装整齐，仪态端庄。会议期间，接待人员需全程在岗，确保参会者能够及时获取所需信息。例如，在2021年6月举办的某学术研讨会中，乙方安排了20名接待人员，为500名参会者提供了高效、周到的服务，得到了参会者的一致好评。

三、双方责任与义务

(1)甲方作为会议主办方，负责提供会议主题、议程、参会人员名单等相关信息，并在会议前30天将完整信息发送给乙方。甲方需确保会议主题明确，议程合理，内容丰富，以吸引参会者的兴趣。同时，甲方应对参会者负责，保证其身份的真实性和合法性。例如，在2023年举办的某行业大会上，甲方提前一个月将参会人员名单和会议议程发送给乙方，确保了会议的顺利进行。

(2)乙方作为专业会议服务提供方，应严格按照甲方提供的信息和需求，提供专业、高效的服务。乙方需配备充足的服务人员，包括接待员、技术支持、安保人员等，确保会议期间各项工作有序开展。例如，在2022年举办的一场国际论坛中，乙方配备了50名接待员、20名技术支持人员和10名安保人员，保障了会议的顺利进行。

(3)双方应建立有效的沟通机制，确保会议期间各项工作的协调与配合。甲方应设立专人负责与乙方沟通，及时解决会议期间出现的问题。乙方在发现问题时，应及时上报甲方，并积极寻求解决方案。例如，在2021年举办的一次大型学术会议上，由于临时增加的参会者数量，乙方与甲方及时沟通，调整了会议室布置和接待人员配置，确保了会议的顺利进行。同时，双方在会议结束后，应进行总结评估，对存在的问题进行改进，提高今后会议服务的质量。

四、违约责任与争议解决

(1)若乙方未能按照合同约定的时间、质量标准完成服务，甲方有权要求乙方进行整改，并赔偿由此给甲方造成的直接经济损失。例如，在2023年的一次企业培训会议中，乙方未能按时完成场地布置，导致会议延迟开始。甲方因此遭受了额外的场地租赁费用和参会者不满。经协商，乙方同意赔偿甲方5000元人民币，并承担了会议延迟的后续服务费用。

(2)若甲方未能按照合同约定支付服务费用，乙方有权暂停或终止服务，并要求甲方支付违约金。违约金按未支付服务费用的5%计算，逾期未支付，每日加收违约金总额的1%。例如，在2022年举办的一次行业论坛中，甲方因资金周转问题，未能按时支付乙方服务费用。乙方在催告无果后，暂停了部分服务，并要求甲方支付违约金。最终，甲方支付了违约金及逾期利息，并恢复了全部服务。

(3)双方在履行合同过程中发生争议，应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。若争议涉及金额超过10万元人民币，双方应提交仲裁机构进行仲裁。例如，在2021年的一次国际会议中，因服务费用计算问题，甲乙双方产生了争议。经协商未果，双方决定提交仲裁机构解决。仲裁机构在审理过程中，依据合同条款和相关法律法规，做出了公正的裁决，双方均遵守了裁决结果。