秘书日常工作实训(现代秘书系列).ppt

第一节商务会见、会谈会见与会谈是商务活动的重要事务之一。通过会见、会谈，可以广结朋友，扩大单位在社会上的影响，是单位进行各项工作的基础。作为秘书，要了解会见、会谈的程序、礼仪，更好地为工作服务。实训1：会见、会谈中秘书的工作程序一、实训目标通过本实训，让学生掌握会见、会谈的过程中秘书的工作程序。二、实训背景公司决定在月底和卫元舟实业有限公司并进行会谈，商讨有关产品销售的问题。三、实训内容月底，公司决定和卫元舟实业有限公司并进行会谈，商讨有关产品销售的问题。秘书小燕根据经理要求，全力以赴做好此次活动，她在考虑此次活动中自己的工作程序。四、实训提示：1．会见、会谈要事先双方约定2．要选好时间、地方3．接待人员应在约定的时间之前到恰当的地点迎候4．安排好会见、会谈中人员的行动5．要安排好会议会谈间物品的摆放6．安排合影7．送别实训2：会见、会谈的礼仪一、实训目标通过本实训，让学生掌握会见、会谈的过程中应遵循的礼仪。二、实训背景公司决定在月底与卫元舟实业有限公司并进行会谈，会谈过程中会谈组人员必须遵循一定的社交礼仪。三、实训内容公司决定在月底会见卫元舟实业有限公司并进行会谈，秘书小燕按照总经理的要求，准备拟写一份此次活动的礼仪规范，发给会谈组的成员。四、实训提示：（一）商务介绍的礼仪1．基本要求（1）仪态大方；（2）选准机会；（3）介绍的内容要准确、恰当。2．合理的顺序（尊重者介绍给被尊重者）（1）男士介绍给女士；（2）年轻的介绍给年长者；（3）职位低的介绍给职位高的；（4）客人介绍给主人；（5）晚到者介绍给早到者。（二）送名片的礼仪1．递名片的礼仪（1）双手递；（2）字的方向要对着对方。2．接名片的礼仪（1）要双手接，并且说“谢谢”；（2）要看，遇到不懂的要问；（3）要放到合适的地方，不要随便放置。实训2：会见、会谈的礼仪（三）握手的礼仪1．握手的顺序：受尊重者先伸手（1）长辈、年长者、职高者、上级、已婚者、女士先伸手；（2）晚辈、年轻者、职低者、下级、未婚者、男士可先问候，等对方伸手时再伸手；2．握手的方法（1）距受礼者约一步，不要太近或太远；（2）上身稍前倾，两足成立正姿势，四指并齐、拇指张开，微笑着看着对方的眼睛，伸向受礼者；（3）在齐腰的高度，时间约3—4秒；（4）力度适中。（四）会谈中的礼仪1．在会谈中，双方一般围桌而坐，通常使用长方形、椭圆形桌子，宾主相对而坐。座位的排列，以门为准，有不同的排法，若多边会谈，座位可摆成圆桌，按礼宾次序依次就坐。2．在与客人会谈中的礼仪主要有：首先，要注意仪表、仪容，出席会谈的人，衣着要整洁大方，会谈时的表情要自然、诚恳，面带笑容。其次，要注意发言的内容，尤其要注意使自己的言谈符合我国的对外政策，属于国家机密的内容不能外泄。再次，会谈的态度要诚恳，谈自己的观点时要谦和，他人发言时要认真倾听，不要随意插话，对原则性问题需要坚持和拒绝时，态度上不可生硬，更不可激烈，可做耐心的解释和婉拒。交谈中，要注意使用礼貌语言，如“请”、“对不起”等等。第二节商务宴请宴会是盛情邀请宾客宴饮、应邀赴宴的聚会，是人际交往活动中常见的一种社交活动。商务宴请是在商务活动中进行交往、团聚时的活动，它不是随随便便地请客吃饭，而是有一整套的讲究。作为秘书，必须熟悉和了解商务宴请的有关知识，才能更好地服务于工作。实训1：制定宴请计划一、实训目标通过实训，要求学生掌握制定宴请计划的具体方法。二、实训背景为了表示对客户的谢意，公司决定元旦来临之际，宴请一年来公司的重要客户，总经理要求秘书晓云制定一份宴请计划。三、实训内容每年年末，公司都要举行宴会，宴请一年以来公司的重要客户。作为秘书，请制定一份宴请计划供总经理参考。四、实训提示：宴请计划应该包括的内容及要求如下：（一）宴请前的准备1．确定宴请的规格和种类2．选择宴请的时间和地点3．预定菜谱和制发请柬4．安排桌次、座次（二）宴请中的安排1．迎客：主人一般在大门口迎接客人。2．入席：主人陪主宾进入宴会厅，全体人员落座，宴会开始。3．敬酒：主人给客人敬酒，人多时，各桌可派代表回敬主桌。4．其他一些活动：比如发言、跳舞等。5．散席：客人告辞、主人送至门口。（三）编制预算：安排宴请活动需要的经费。实训2：安排宴请活动的桌次和座次一、实训目标通过实训，要求学生掌握安排桌次和座次具体方法。二、实训背景东方公司为了表示对客户的谢意，在元旦来临之际，准备召开客户联谊宴会。按照上司的指示，要求秘书晓云安排宴会的桌次和座次。三、实训内