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公司发文管理办法

一、总则

1.目的：为进一步规范公司发文管理，提高发文质量和工作效率，确保公司各类文件的准确性、严肃性和规范性，结合公司实际情况，特制定本办法。

2.适用范围：本办法适用于公司及所属各部门的各类发文管理工作。

二、发文种类及适用范围

1.决定：对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

2.通知：发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

3.通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

4.报告：向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

5.请示：向上级单位请求指示、批准。

6.批复：答复下级单位请示事项。

7.函：不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

8.纪要：记载会议主要情况和议定事项。

三、发文流程

1.拟稿

发文由相关业务部门负责拟稿，内容应符合国家法律法规、公司政策及实际工作需要，主题明确、条理清晰、文字简洁、格式规范。

拟稿人应填写《发文稿纸》，注明发文部门、发文日期、文件标题、主送单位、抄送单位、文件类型等信息。

2.审核

拟稿完成后，由部门负责人对文稿的内容、政策依据、文字表述等进行审核，确保文稿质量。审核通过后，在《发文稿纸》上签署意见并签名。

涉及多个部门业务的发文，应送相关部门会签。会签部门应认真审核文稿，提出明确意见，如有不同意见，应协商一致后再行送审。

3.签发

经审核后的文稿，根据文件类型和重要程度，按以下规定进行签发：

重要的决定、通知、报告等文件，由公司总经理签发。

一般性业务文件，由分管副总经理签发。

以部门名义发出的文件，由部门负责人签发。

签发人应认真审阅文稿，对文稿内容和格式负责，签发后在《发文稿纸》上签署姓名和日期。

4.编号

文稿签发后，由办公室负责统一编号。编号应按照一定的规则进行，确保文件编号的唯一性和连续性。

编号完成后，在《发文稿纸》上注明文件编号。

5.排版印制

办公室根据公司文件格式要求，对文稿进行排版。排版应规范、美观，符合公司形象。

排版完成后，经拟稿人或部门负责人再次核对无误后，方可进行印制。印制应保证文件质量，字迹清晰、页面整洁。

6.用印

文件印制完成后，需加盖公司印章或部门印章。用印时应严格按照公司印章管理规定执行，确保印章使用的合法性和规范性。

用印人应在《发文稿纸》上注明用印日期，并签名。

7.分发

办公室根据文件主送、抄送单位，及时准确地进行文件分发。分发方式可采用邮寄、传真、电子邮件等，确保文件能够及时送达相关单位和人员。

分发完成后，在《发文稿纸》上注明分发日期和分发方式。

8.归档

文件分发后，办公室应及时将发文的定稿、《发文稿纸》及相关资料进行整理归档，以备查阅。

四、发文格式要求

1.文件标题：一般用2号方正小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送单位：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个主送单位名称后标全角冒号。

3.正文：一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章

发文机关署名：一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

6.抄送单位：如有抄送单位，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

7.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

五、附则

1.本办法自发布之日起施行，如有未尽事宜，由办公室负责