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物业管理公司合同付款管理办法

一、总则

为加强物业管理公司合同付款的规范管理，提高资金使用效率，防范财务风险，确保合同款项支付的合法、合规、准确、及时，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。本办法适用于物业管理公司所有涉及合同款项支付的业务活动。合同付款管理应遵循“依法依规、预算控制、权责明确、审批严格、风险可控”的原则。

二、职责分工

1.业务部门：负责合同的执行和管理，对合同付款申请的真实性、必要性、合理性进行审核，确保合同约定的付款条件已满足，并提供相关证明材料。

2.财务部门：负责对合同付款申请进行财务审核，包括资金预算、发票合规性、付款金额准确性等，办理款项支付手续，进行账务处理，并对合同付款情况进行监督和分析。

3.法务部门：负责对合同付款相关的法律风险进行评估和审核，确保合同付款符合法律法规和合同约定，处理合同付款过程中的法律纠纷。

4.管理层：按照公司规定的审批权限，对合同付款申请进行审批，对重大合同付款事项进行决策。

三、合同付款类型及流程

1.预付款：业务部门根据合同约定，填写《预付款申请表》，注明合同名称、编号、预付款金额、付款理由、预计到货或服务时间等信息，附上合同复印件及相关证明材料。经业务部门负责人、财务部门负责人、法务部门审核（如有必要）、公司管理层按审批权限审批后，财务部门办理预付款支付手续。

2.进度款：业务部门在合同约定的付款节点，填写《进度款申请表》，详细说明合同执行进度、已完成工作量、本次申请付款金额等，并提供经对方确认的进度报告、验收单等证明材料。财务部门审核发票、合同执行情况及付款金额是否符合合同约定和预算要求。审核通过后，按审批流程报业务部门负责人、财务部门负责人、公司管理层审批，财务部门办理付款。

3.结算款：合同执行完毕后，业务部门会同相关部门进行验收，验收合格后填写《结算款申请表》，附上完整的验收报告、发票、合同执行情况总结等资料。财务部门对合同执行情况进行全面核对，包括预付款、进度款支付情况，扣除应扣款项（如质量保证金、违约金等），计算最终结算金额。经业务部门负责人、财务部门负责人、法务部门审核（如有必要）、公司管理层审批后，支付结算款。

4.质量保证金：在合同约定的质量保证期届满后，业务部门确认无质量问题或质量问题已得到妥善解决，填写《质量保证金支付申请表》，经业务部门负责人、财务部门负责人、公司管理层审批后，支付质量保证金。如有质量问题，按合同约定扣除相应费用后支付剩余款项。

四、付款审核要点

1.合同审核：审核合同的有效性、完整性，付款条款是否明确、清晰，付款条件是否已满足。检查合同是否存在变更、补充协议，如有变更，需审核变更部分对付款的影响。

2.发票审核：发票的真实性、合法性和合规性，包括发票种类、开具内容、金额、税率、发票专用章等是否符合要求。发票与合同内容是否一致，发票金额与申请付款金额是否相符。

3.预算审核：审核付款申请是否在预算范围内，对于超预算的付款申请，需按公司规定的预算调整流程进行审批。检查预算执行情况，确保资金使用合理、高效。

4.其他审核：审核业务部门提供的证明材料是否齐全、真实、有效，与合同约定是否一致。审核是否存在应扣款项（如违约金、赔偿金等），并在付款金额中予以扣除。

五、审批权限

1.小额付款（金额在[X]元以下）：由业务部门负责人审核，财务部门负责人审批后支付。

2.中额付款（金额在[X]元（含）至[X]元）：经业务部门负责人、财务部门负责人审核，公司分管领导审批后支付。

3.大额付款（金额在[X]元（含）以上）：由业务部门负责人、财务部门负责人、法务部门审核（如有必要），公司总经理或董事会按公司规定的决策程序审批后支付。

六、付款监督与责任追究

1.财务部门定期对合同付款情况进行清理和分析，编制《合同付款情况报表》，向公司管理层汇报。对异常付款情况进行重点跟踪和调查，及时发现和解决问题。

2.审计部门定期或不定期对合同付款管理工作进行审计，检查合同付款流程的执行情况、审批手续的合规性、资金使用的合理性等。对审计中发现的问题，提出整改意见并监督落实。

3.对于违反本办法规定，出现以下情形之一的，将追究相关人员的责任：

未按合同约定和审批流程支付款项，导致公司经济损失的。

提供虚假证明材料，骗取合同款项的。

审核把关不严，造成公司资金浪费或损失的。

其他违反合同付款管理规定的行为。

七、附则

1.本办法由物业管理公司财务部负责解释和修订。

2.本办法自发布之日起施行。