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对外发函标准格式

一、函件概述

函件概述

在现代社会，函件作为一种正式的书面沟通方式，广泛应用于政府机关、企事业单位、社会团体以及个人之间。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，函件是机关、团体、企事业单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函件具有以下特点：

首先，函件具有明确的行文目的。在撰写函件时，必须清晰界定函件的用途，确保函件的内容与目的相符。例如，在商业活动中，销售公司向采购部门发送的询价函，旨在获取特定商品的价格信息；而在政府部门，某部门向其他部门发出的协商函，则是为了商讨某一项目的合作事宜。

其次，函件具有广泛的适用范围。函件不受级别、地域和行业的限制，可以跨越不同组织、不同地区进行沟通。据统计，我国各级政府部门每年收发的函件数量达到数亿份，这充分说明了函件在公务活动中的重要性。以2019年为例，我国国务院办公厅共收发函件约3000万份，平均每天约8.2万份。

再次，函件具有规范的结构和格式。为了确保函件的质量和规范性，国家相关法律法规对函件的结构和格式进行了明确规定。一般来说，函件包括以下几个部分：标题、主送机关、正文、落款等。其中，正文部分是函件的核心内容，应简洁明了、条理清晰。例如，某企业向环保部门提交的环评报告函，正文部分详细阐述了项目的环保措施和预期效果。

总之，函件作为一种重要的沟通工具，在促进信息交流、推动工作落实等方面发挥着不可替代的作用。随着信息技术的不断发展，函件的传递方式也日益多样化，如电子邮件、传真等。然而，无论形式如何变化，函件作为正式公文的基本属性和规范要求是不变的。因此，在撰写和使用函件时，我们应充分了解其特点，遵循相关法律法规，确保函件的质量和效果。

二、函件要素

(1)函件要素主要包括标题、主送机关、正文、落款和附件等。标题应准确反映函件的主要内容，如“关于XXX事项的函”、“关于申请XXX的函”等。主送机关是指函件的主要接收单位或个人，应写明全称或规范化简称。正文部分是函件的核心，需按照一定的逻辑顺序陈述事由、依据、要求及结果。落款包括发文机关名称和发文日期，确保函件的正式性和权威性。附件则是正文内容的补充，如相关文件、数据等。

(2)在撰写函件时，标题应简洁明了，避免使用过于复杂的词汇或句子结构。例如，一份关于项目合作的函件，其标题可以写作“关于XX项目合作事宜的函”，这样的标题既具体又直接。正文部分应遵循“事由-依据-要求-结果”的结构，事由部分简要说明发函的原因，依据部分引用相关法律法规或政策文件，要求部分明确提出希望对方采取的行动或答复的内容，结果部分则是对对方行动的期望或可能的后续措施。

(3)落款部分应规范书写发文机关名称和发文日期。发文机关名称应使用正式的全称，如“中华人民共和国教育部”，日期则应按照公历书写，如“2023年3月15日”。附件部分若有，应在正文下方注明附件名称和件数，附件内容应与正文内容相关，并确保附件的完整性和准确性。例如，一份关于项目申请的函件，附件可能包括项目可行性研究报告、财务预算表等，这些附件对于理解函件内容至关重要。

三、函件格式要求

(1)函件格式要求严格遵循《党政机关公文格式》国家标准。首先，函件的版心尺寸一般为A4纸规格，上下左右页边距适中，便于阅读和存档。其次，字体和字号方面，通常使用仿宋体或黑体，字号应为小四或五号，确保函件的整体美观与规范性。在编排上，函件标题居中放置，主送机关名称顶格写，落款居中排列，整个函件的排版应保持整齐划一。

(2)标题是函件的第一要素，其格式要求为“发文机关+事由+文种”，如“XX市政府关于XX项目的函”。其中，发文机关指明发文主体，事由简要概述函件涉及的内容，文种则表明函件的性质。标题的字体和字号应与正文保持一致，但需加粗以突出显示。此外，对于涉及多级政府或部门的函件，需在标题中体现各级政府的名称和级别。

(3)正文部分的格式要求相对复杂。正文应包括引言、主体和结尾三个部分。引言部分简要说明发函的背景和目的，主体部分则详细阐述函件的具体内容和要求，结尾部分通常表达希望对方予以回复或执行的意思。在主体部分的段落划分上，应根据内容需要合理安排，一般以一个完整的观点或要求为一个段落。在行文上，应保持语言简练、条理清晰，避免出现重复啰嗦的表述。此外，对于需要附件的函件，应在正文下方注明附件名称和件数，并在附件中体现与正文内容的关联性。

四、函件发送与存档

(1)函件发送是确保沟通有效性的关键环节。在发送函件时，首先应选择合适的发送方式，如电子函件、邮寄或直接送达。根据《党政机关公文处理工作条例》，电子函件传输速度较快，但需确保接收方能够接收并安全存储。以某市政府为例，其每年通过电子函件发送的函件数量超过5000份，有效提高了沟通